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Experten-Talk: So erschaffen drei gemeinnützige Organisationen eine teamorientierte, ortsunabhängige Arbeitsumgebung

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Das Programm Asana für gemeinnützige Organisationen bietet berechtigten Non-Profit-Organisationen einen Rabatt von 50 % auf Asana Premium oder Asana Business.

In letzter Zeit haben viele Unternehmen den Wandel vom Büro zur Arbeit im Homeoffice vollzogen. Für viele Teams war das eine schwierige Veränderung. Dies gilt besonders für gemeinnützige Organisationen, die während der Krise an vorderster Front arbeiten oder ihre finanziellen Ressourcen und freiwilligen Helfer fast über Nacht verloren haben. Gerade inmitten eines so großen Umbruchs ist es für Teams wichtiger denn je, vernetzt zu bleiben und effizient zusammenzuarbeiten.

Um zu verstehen, wie sich gemeinnützige Organisationen an die ortsunabhängige Arbeit anpassen, haben wir mit drei Kunden von Asana gesprochen, die uns von ihrer Umstellung berichten. 

Hier sind die Antworten dieser CEOs von gemeinnützigen Organisationen.

Was war für Sie die größte Herausforderung beim Umstieg auf Homeoffice-Arbeit?

Amy Sample Ward, CEO NTEN

Unsere Organisation hat seit fast 20 Jahren ein verteiltes Team. Anfänglich war die größte Herausforderung des ortsunabhängigen Arbeitens, das Berufliche mit all den Anforderungen zu vereinen, die das Leben zu Hause an einen stellt. Teammitglieder müssen sich gleichzeitig um Ihre Kinder kümmern, Einkäufe planen und versuchen, nicht zu viel zu arbeiten. 

Aufgrund der Pandemie muss unser Team auch auf die zwei Gelegenheiten verzichten, zu denen wir uns sonst persönlich treffen. Das ist einerseits die Veranstaltung unserer jährlichen Nonprofit Technology Conference, die wir absagen mussten, und andererseits unsere Planungsmeetings mit allen Mitarbeitern. Der Wegfall dieser beiden Möglichkeiten für ein Treffen mit dem Team ist besonders schwierig, wenn Mitarbeiter komplett isoliert sind. Wir haben tägliche Meetings für alle sowie virtuelle Mittagessen und Happy Hours eingeführt. Aber das ist nicht mit dem Spaß und der Energie vergleichbar, die bei der persönlichen Zusammenarbeit entstehen. 

Rebecca Masisak, CEO TechSoup

Da wir ein globales Non-Profit-Netzwerk mit weltweit verteilten Mitarbeitern sind, haben wir bereits zuvor viele unserer Aktivitäten digital durchgeführt. Dennoch hat es ein paar Tage gedauert, einen Teil der Mitarbeiter unseres Kundensupports und der Buchhaltung, die normalerweise in kleineren, lokalen Teams arbeiten, auf die Arbeit im Homeoffice umzustellen. Dabei mussten wir sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mit den nötigen Tools ausgestattet wurde, um seine Aufgaben erfolgreich erledigen zu können – angefangen bei Laptops bis hin zu einer sicheren Internetverbindung.

Unsere Teams haben nur wenige Tage nach der Schließung unserer Büros fleißig daran gearbeitet, alle bei TechSoup zu mobilisieren, um die Non-Profit-Gemeinschaft auch weiterhin ohne größere Schwierigkeiten zu unterstützen. Wir kümmern uns auch um viele Angelegenheiten, die normalerweise auf lokaler Ebene bei persönlichen Treffen erledigt werden. Das mussten wir nun durch digitale Veranstaltungen ersetzen oder gänzlich verschieben. Wir haben kreative Wege für mehr Online-Schulungen gefunden und führen einige Workshops virtuell durch.  

Danny Mendoza, Gründer & CEO Together We Rise

Die erste Herausforderung war es, das Telefonsystem unserer Organisation auf ein virtuelles umzustellen. Wir entschieden uns dann für Google Voice, was uns Anrufe in Echtzeit ermöglicht.

Andere Herausforderungen stellten Lieferungen und Spenden dar, die an unser unbesetztes Büro gesendet wurden. Schließlich blieben einige Mitarbeiter in Teilzeit vor Ort und nutzten Asana, um Mitarbeiter über ihre eingetroffenen Lieferungen zu informieren.

Viele unserer Mitarbeiter hatten keine geeignete Umgebung für die Heimarbeit und fühlten sich in ihrem Zuhause gefangen. Wir boten ihnen Bildschirme und Stühle an, um zu Hause einen Arbeitsbereich einzurichten, solange wir nicht wussten, wie lange diese Situation dauern würde. Zudem haben wir für die Teams verpflichtende Happy Hours und zwei Mal wöchentlich FaceTime-Treffen eingeführt, um dem Gefühl der Isolation entgegenzuwirken.

Was war beim Übergang zum Homeoffice überraschend einfach oder natürlich?

Rebecca Masisak, CEO TechSoup

Dank ihrem Engagement für die Unterstützung der wichtigen Arbeit der Non-Profit-Organisationen haben unsere Mitarbeiter meinen Glauben an uns gestärkt. Es war einfach, unser übliches Angebot für NGOs mit zusätzlichen krisenorientierten Informationen und Ressourcen wie Webinaren, Kursen und Tipps für die Weiterarbeit während der Pandemie zu erweitern.

Danny Mendoza, Gründer & CEO Together We Rise

Bei Together We Rise haben wir Asana bereits zum Workload-Management und für wöchentliche Aufgaben verwendet. Deshalb haben sich beim Übergang zur Arbeit im Homeoffice vor allem die Meetings verändert, die jetzt nicht mehr persönlich sondern virtuell stattfinden.

Welche Tools haben Ihnen den Übergang erleichtert und auf welche vertrauen Sie jetzt?

Amy Sample Ward, CEO NTEN

Unsere eingesetzten Technologien haben sich eigentlich nicht verändert. Die Tools, auf die wir uns schon vor der Pandemie verlassen haben, nutzen wir auch jetzt täglich. Wir schicken intern sehr wenige E-Mails, da wir Nachrichten – sowohl allgemeine, gemeinsame und direkte – über Slack versenden. Asana nutzen wir für das Projektmanagement. Nicht nur für große, formelle Projekte: Alle unsere Workflows werden hier von Teams und Einzelpersonen erfasst und verwaltet, von der Abgabe der Arbeitsstunden bis zur jährlichen Planung. Und dank der Integration von Slack und Asana erhalten Teams Updates und können innerhalb von Slack auf Projekte antworten, ohne sich um viele E-Mail-Benachrichtigungen kümmern zu müssen. 

Diese zwei Systeme sind für uns immer von großer Bedeutung, aber jetzt helfen sie uns sicherzustellen, dass keine Aufgaben übersehen werden, selbst wenn sich Mitarbeiter auf mehrere Themen konzentrieren müssen oder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. 

Rebecca Masisak, CEO TechSoup

Da wir keine Gespräche mehr in der Küche oder auf dem Gang führen können, müssen wir eine transparentere Form der Kommunikation finden, um Informationen zu teilen und uns über Projekte auszutauschen. Wir brauchen Tools zur Zusammenarbeit – darunter Asana – damit wir so effizient wie möglich sind. Für gemeinnützige Organisationen war Effizienz immer von zentraler Bedeutung. Und nun ist sie das aufgrund ihrer Mission mehr denn je.

Welchen Rat würden Sie anderen gemeinnützigen Organisationen geben, die die ortsunabhängige Zusammenarbeit mit dem Team und anderen Partnern verbessern möchten?

Amy Sample Ward, CEO NTEN

Denken Sie bei Ihren Entscheidungen immer zuerst an die Menschen. Führen Ihre Mitarbeiter schon viele Video-Anrufe mit Partnern, Unterstützern und Programmteilnehmern? Wenn manche Ihrer Mitarbeiter bereits unzählige Video-Meetings haben, dann geben Sie Ihnen eine Pause und führen Sie auch Anrufe ohne Video durch. So müssen sie zur Abwechslung nicht über Visuelles nachdenken und können sich besser auf das Gespräch konzentrieren. Wenn Sie andererseits ein Team haben, das Video-Anrufe wenig nutzt, können Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, sodass sie sich auch hin und wieder sehen.

Zur Zeit gibt es nicht den einen richtigen Weg. Achten Sie daher vor allem auf Ihre Mitarbeiter und tauschen Sie sich darüber aus, welche Tools, Herangehensweisen und Bedürfnisse aktuell Priorität haben. Bedenken Sie auch, dass sich bei einer Vorgehensweise, die Menschen in den Mittelpunkt stellt, die geeigneten Tools und Prozesse sowie die Bedürfnisse verändern können. 

Rebecca Masisak, CEO TechSoup

Nach dem anfänglichen Sprung ins kalte Wasser, bezüglich den Tools zum ortsunabhängigen Arbeiten, stellen wir auch neue Herausforderungen fest: Müdigkeit durch die Arbeit am Bildschirm und Sicherheitsprobleme. Die Erstellung von Richtlinien, um diese Themen anzugehen, ist ein Schlüsselfaktor, um weiterhin voranzukommen. Außerdem führt die Einbeziehung von Experten für Datensicherheit dazu, dass sich bei der Verwendung von ortsunabhängigen Tools alle sicherer fühlen und mehr Vertrauen in die Technik haben. 

Es ist auch wichtig zu verstehen, dass Mitarbeiter während dieser Zeit mehrere Prioritäten bewältigen. Dazu zählen Familie, Schulbildung und auch die Selbstfürsorge. Offene und ausgiebige Kommunikation, die vor COVID-19 vielleicht mühsam erschienen wäre, dient nun dazu, dass sich jedes Teammitglied gehört und verstanden fühlt.

Danny Mendoza, Gründer & CEO Together We Rise

Mehr denn je, besteht die Notwendigkeit, die Arbeit Ihres Teams ohne Mikromanagement zu verfolgen und zu verwalten. Wenn Sie das schaffen, vermitteln Sie Ihrem Team ein Gefühl von Sicherheit. Die meisten Menschen sorgen sich wegen der wirtschaftlichen Unsicherheiten, um ihre Gesundheit und ihren Job. Daher wird letztendlich Ihre Mitarbeiterführung darüber entscheiden, wie Ihre Organisation diese Zeit übersteht.

Weitere Hilfsmittel für gemeinnützige Organisationen

Asana kann Ihrem Team helfen, sich zu vernetzen und zusammenzuarbeiten, während es ortsunabhängig arbeitet. Probieren Sie es kostenlos aus oder besuchen Sie Asana für gemeinnützige Organisationen, um den Asana-Rabatt für gemeinnützige Organisationen. 

Das Programm Asana für gemeinnützige Organisationen bietet berechtigten Non-Profit-Organisationen einen Rabatt von 50 % auf Asana Premium oder Asana Business.

Special thanks to Amy Sample Ward (CEO NTEN), Rebecca Masisak (CEO TechSoup), and Danny Mendoza (CEO Together We Rise)

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