Consejos de Asana: Cómo estructurar tu trabajo en Asana

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Independientemente de que seas nuevo en Asana o un usuario avanzado, saber cómo estructurar tu trabajo en Asana es el primer paso para conectar el trabajo individual con iniciativas u objetivos a mayor escala. De hecho, según El índice de la anatomía del trabajo, los empleados que tienen claro de qué forma su trabajo individual aporta valor a su organización tienen dos veces más probabilidades de estar motivados en el trabajo.

Cuando aprovechas al máximo los elementos fundamentales de Asana que facilitan la estructuración del trabajo, Asana se convierte en algo más que una herramienta de gestión de proyectos: es una plataforma de gestión laboral diseñada para ayudar a tu equipo a coordinar el trabajo, colaborar de manera eficaz y alcanzar sus objetivos. Para ayudarte a ti y a tu equipo a sacar el máximo provecho de Asana, aquí tienes los consejos que necesitas para coordinar eficazmente el trabajo en todos los niveles.

Cómo estructurar tu trabajo en Asana

Asana está diseñada para conectar tu trabajo individual con la misión u objetivo más amplio de la compañía. Piénsalo como si fuera una pirámide, donde cada tarea es el elemento básico de un proyecto, que a su vez es el elemento básico de un equipo, y así sucesivamente. Al saber de qué manera tus tareas aportan a las iniciativas generales de tu empresa, tienes el contexto y la claridad que necesitas para realizar el mejor trabajo posible. 

Imaginemos que eres el jefe de Marketing de una organización ficticia, llamada Yeti Inc. Sigue leyendo para descubrir cómo sería tu trabajo en Asana en cada nivel.

Organización

Tu organización, Yeti Inc, es el nivel jerárquico más alto en Asana. Los miembros del equipo se agregan a tu organización en función del dominio de email de tu empresa; por lo tanto, en nuestro ejemplo, todos los que tengan una dirección de email que termine en @yeti.com formarán parte de la misma organización.

Equipos

Los equipos son los grupos de trabajo dentro de tu organización. Pueden ser los departamentos tradicionales de una empresa, como Ingeniería o Marketing, o un equipo de personas con intereses compartidos. Piensa en el equipo como cualquier grupo de personas que necesitan trabajar juntas en una serie de proyectos. 

Como jefe de Marketing de Yeti Inc, eres parte del equipo de Marketing, pero puedes unirte a varios equipos en Asana. Si tu rol como jefe de Marketing implica que con frecuencia trabajes con el equipo de Diseño, por ejemplo, es posible que también quieras unirte a ese equipo para mantenerte actualizado con respecto a sus iniciativas más importantes. 

Otra alternativa, sería que te unas a uno de los equipos que no pertenecen a un departamento de Yeti Inc, como el equipo de San Francisco para los residentes del Área de la Bahía, el equipo Culinario para participar en concursos de cocina y aprender recetas nuevas, o el equipo de Celebración para empleados nuevos para ayudar a darle la bienvenida a cualquier empleado nuevo que se esté incorporando a Yeti Inc.

Dentro de la vista de equipos, puedes ver todos los proyectos creados en ese equipo. También puedes compartir una conversación con todo el equipo, sin conectar esa conversación a un proyecto específico. 

💡 Consejo: Crea diversos equipos, con objetivos tanto amplios como específicos. Además del equipo de Marketing, que incluye a todo el departamento de Marketing, también puedes crear equipos separados y más pequeños, por ejemplo, Marketing Corporativo, Marketing de Eventos y Marketing de Productos. Usa las conversaciones dentro del equipo más amplio (en este caso, Marketing) para mantener a todo el departamento alineado y conectado con las diferentes iniciativas.

Proyectos

Los proyectos son el lugar donde organizas el trabajo de tu equipo. En Yeti Inc, puedes crear proyectos para iniciativas de equipo, objetivos, lluvias de ideas, agendas de reuniones o cualquier otro tipo de trabajo. Los proyectos que crees pueden ser públicos para todo tu equipo o privados para un grupo determinado de personas, aunque siempre puedes agregar o eliminar miembros del proyecto. Puedes ver los proyectos de varias maneras, incluidas las vistas de Lista, Tablero, Calendario y Cronograma. 

💡 Consejo: Crea proyectos rápidamente con el importador de CSV de Asana. O bien, si tienes un proceso que usas con frecuencia, convierte ese proyecto en una plantilla para que todas las personas de tu organización puedan usarla. 

Tareas

Las tareas dividen a los proyectos en pasos ejecutables. Las tareas pueden ser tareas pendientes, solicitudes, recordatorios o ideas. Toda buena tarea responde a la pregunta: ¿Quién hace qué y cuándo? Así que asegúrate de agregar a un responsable, una descripción de la tarea y una fecha de entrega. 

💡 Consejo: ¿Tienes una tarea relevante para más de un proyecto dentro de Yeti Inc? Agrega fácilmente esa misma tarea a diferentes proyectos para que el trabajo continúe siendo visible y los colaboradores estén actualizados con respecto a todos los proyectos.

Subtareas

Las subtareas son una división de las tareas en partes más pequeñas. Te ayudan a dividir la tarea en diferentes pasos, cada uno de los cuales puede asignarse a una persona diferente.

💡 Consejo: Presiona Tab + S para crear un subtarea nueva.

Conecta el trabajo individual con iniciativas a mayor escala con Asana

Ahora más que nunca, dado que los equipos continúan trabajando de forma remota, es importante tener una visión clara de cómo se relaciona el trabajo de tu equipo con proyectos, iniciativas y objetivos más amplios. Al empoderar a tu equipo para que conozca de qué manera su trabajo aporta a las iniciativas más amplias, lo estás preparando para hacer su mejor trabajo, sin importar dónde estén trabajando. 

Para obtener más información sobre cómo los equipos usan Asana para colaborar de forma remota, consulta nuestra Guía de recursos remotos. O bien, si estás listo para comenzar, prueba Asana gratis hoy mismo.