Les astuces d’Asana : structurer ses activités sur Asana

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Que vous soyez débutant sur Asana ou déjà expert, la première étape pour relier les tâches individuelles à vos initiatives ou objectifs à plus grande échelle consiste à déterminer comment bien structurer vos activités. En effet, d’après L’Anatomie du travail, les employés qui visualisent clairement ce que leur travail individuel apporte à leur entreprise sont deux fois plus motivés.

Misez sur les composantes d’Asana pour structurer aisément votre travail et vous verrez qu’il s’agit de bien plus qu’un simple outil de gestion de projet : c’est une plateforme de gestion du travail spécialement conçue pour aider votre équipe à coordonner ses activités, à collaborer efficacement et à atteindre ses objectifs. Nous vous donnons ici quelques conseils pour vous aider à tirer le maximum d’Asana et à coordonner efficacement votre travail à tous les niveaux.

Comment structurer ses activités sur Asana ?

Asana a été créé dans le but de relier les tâches individuelles à la mission et aux objectifs généraux de l’entreprise. On peut comparer ce système à une pyramide : les tâches constituent la base des projets, qui eux-mêmes forment des équipes, etc. L’enchaînement des tâches menant aux initiatives à grande échelle de votre entreprise vous donne tout le contexte et la transparence nécessaires pour travailler le mieux possible.

Prenons un exemple : vous êtes le responsable marketing d’une organisation fictive, Yeti Inc. Lisez la suite pour découvrir à quoi ressemble votre travail sur Asana à chaque niveau.

L’organisation

Votre organisation, Yeti Inc, se situe au plus haut niveau de la hiérarchie d’Asana. Les membres de l’équipe y sont ajoutés en fonction du domaine de messagerie de votre entreprise. Dans notre exemple, tous les employés qui disposeraient d’une adresse e-mail se terminant par @yeti.com feraient partie de la même organisation.

Les équipes

Les équipes sont des groupes de personnes qui travaillent au sein de votre organisation. Il peut s’agir des services classiques que l’on retrouve dans les entreprises, par exemple l’ingénierie ou le marketing, mais aussi de personnes qui partagent des intérêts communs. En somme, une équipe est un groupe d’individus qui doivent travailler ensemble sur plusieurs projets.

En tant que responsable marketing de Yeti Inc, vous appartenez à l’équipe marketing, mais vous pouvez aussi rejoindre plusieurs équipes sur Asana. Mettons par exemple que vos responsabilités impliquent des collaborations fréquentes avec l’équipe de conception. Dans ce cas, vous pouvez également rejoindre cette équipe pour disposer des dernières informations concernant les principales initiatives.

En outre, vous pouvez rejoindre l’une des équipes de Yeti Inc non affiliées à un service particulier. Ex. : l’équipe de San Francisco, réservée aux résidents locaux ; l’équipe gastronomie, qui organise des concours de cuisine et propose de nouvelles recettes ; l’équipe d’accueil réservée aux nouvelles recrues, qui aide les derniers arrivants à Yeti Inc à se sentir comme chez eux ; etc.

La vue d’équipe permet de visualiser tous les projets créés par une même équipe. Vous pouvez aussi y lancer une discussion avec toute l’équipe, sans qu’il soit nécessaire de l’associer à un projet particulier.

💡 Astuce : créez un savant mélange d’équipes généralistes et d’équipes plus spécifiques. Outre la création d’une équipe marketing pour tout le service concerné, vous pouvez monter d’autres équipes plus petites (ex. : marketing d’entreprise, marketing événementiel, marketing produit, etc.). Lancez des discussions au sein de l’équipe générale (dans le cas présent, l’équipe marketing) pour garder tous les membres d’un même service sur la même longueur d’onde et faire le lien entre les différentes initiatives.

Les projets

Les projets vous permettent d’organiser le travail de votre équipe. Chez Yeti Inc, vous pouvez créer des projets pour les initiatives d’équipe, les objectifs, les brainstormings, les ordres du jour de réunion et tout autre type d’activités. Les projets ainsi créés peuvent être partagés avec l’ensemble de votre équipe ou être réservés à un groupe d’employés spécifique. Vous pouvez y ajouter ou en retirer des membres à tout moment. Vous avez accès à plusieurs options d’affichage pour vos projets, notamment les vues Liste, Tableau, Calendrier et Chronologie.

💡 Astuce : créez des projets en quelques clics grâce à l’importateur CSV d’Asana. Et pour les processus fréquents, transformez vos projets en modèles utilisables par tous les membres de votre organisation.

Les tâches

Les tâches permettent de diviser vos projets en plusieurs étapes concrètes. Il peut s’agir d’actions à accomplir, de demandes à vos collègues, de rappels ou d’idées. Toute tâche efficace doit répondre à cette question : qui fait quoi, et pour quand ? Pensez donc à lui attribuer un responsable, une description et une échéance.

💡 Astuce : Certaines tâches de Yeti Inc sont utilisées pour plusieurs projets ? Aucun souci, vous pouvez très simplement ajouter une même tâche à plusieurs projets afin de garder une visibilité optimale sur votre travail et tenir vos collaborateurs informés concernant tous vos projets.

Les sous-tâches

Les sous-tâches décomposent les tâches en plusieurs éléments plus petits. Elles vous aident à subdiviser le travail en plusieurs étapes, chacune pouvant être attribuée à une personne différente.

💡 Astuce : appuyez sur Tab + S pour créer une nouvelle sous-tâche.

Reliez les activités individuelles aux initiatives à grande échelle avec Asana

À l’heure où les équipes poursuivent leur travail à distance, il est plus important que jamais de clarifier les relations qui unissent le travail de votre équipe aux projets, initiatives et objectifs généraux de l’entreprise. En permettant aux membres de votre équipe d’identifier comment s’inscrivent leurs activités au sein d’initiatives plus larges, vous les encouragez à donner le meilleur d’eux-mêmes, où qu’ils se trouvent.

Pour en savoir plus sur Asana et sur les solutions qui s’offrent aux équipes pour mieux collaborer à distance, consultez notre guide de ressources spécial télétravail. Et si vous êtes prêts à vous lancer, essayez Asana gratuitement dès aujourd’hui.