Cinco consejos de expertos para organizar reuniones virtuales efectivas
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Las reuniones son muy comunes en empresas de todos los tamaños. Hay que hacer un esfuerzo consciente para asegurarse de que realmente sean prácticas y productivas, en vez de transformarse en una larga lista de actualizaciones de estado. Dado que los equipos de todo el mundo han cambiado al trabajo remoto por completo, muchos han tenido que repensar totalmente sus prácticas de reuniones, desde el contenido a la frecuencia. Para ayudar a que esta reestructuración sea más fácil para los equipos y que puedan atravesar la transición, les hemos pedido a nuestros clientes y a la comunidad que nos brinden sus estrategias, asesoramiento y consejos favoritos para tener reuniones virtuales efectivas. A continuación, te mostramos lo que nos contaron.
1. Reuniones individuales: Toma la temperatura del agua antes del chapuzón
Las reuniones individuales, esos momentos que utilizamos para conectarnos con regularidad, desarrollar afinidades, asesorar y entrenar, son una pieza fundamental de nuestra cultura. Tal vez no sea fácil forjar esa afinidad en un entorno remoto. En cualquier reunión virtual individual siempre puede existir la tentación de pasar directamente a los puntos de la agenda y al contenido. Anne Raimondi, directora general de Atención al Cliente en Guru, pone énfasis en que las reuniones virtuales individuales deberían comenzar con un breve sondeo de cinco minutos para ver cómo están tus colegas a nivel personal. “¿Cómo te sientes? ¿Necesitas algo? ¿Te puedo ayudar?”.
“En Guru, dedicamos intencionalmente entre tres y cinco minutos al principio de cada reunión individual o de equipo a un breve sondeo, en vez de lanzarnos directamente al contenido y a los puntos de la agenda”.
Anne Raimondi, directora general de Atención al Cliente en Guru
2. Reuniones de equipo: las tres “P”
L. David Kingsley, vicepresidente sénior y director general de Personal en Vlocity, manifestó que algunos de los empleados que trabajan en entornos remotos pueden sentirse un poco como Bill Murray en la película “Hechizo del tiempo” (“El día de la marmota”, en algunos países) a menos que los líderes hagan un esfuerzo consciente para que todos participen en la conversación o que usen diferentes enfoques para ayudar a alinear el equipo y lograrlo. Hace poco, David estructuró una de las reuniones de su equipo en base a lo que él llama “las tres P”. Le pidió a cada miembro del equipo que llevara desde su lugar de trabajo remoto a la reunión una de las tres P: una planta, un perro (u otra mascota) o una persona. El orden fue intencional. Primero presentaron su “P” quienes llevaron plantas; a continuación, quienes llevaron a su perro (o mascota), y por último, quienes estaban con personas (por ejemplo, con sus hijos o parejas). Así nos explicó David.,
“Quienes viven solos tuvieron un espacio en el cual compartir algo personal, como cuando mi hijo entra gateando a la oficina y se sube a mi silla (es un chiquito muy tierno ─quién no quiere ver a un bebé tierno─). En cierto modo, todos tenemos algo personal que quisiéramos compartir. En particular en momentos como estos, primero tenemos que centrarnos en nuestras necesidades humanas más básicas para después poder compartir y conectarnos con los demás”.
L. David Kingsley, vicepresidente sénior y director general de Personal en Vlocity
El evento fue una gran oportunidad para unirnos y desarrollar afinidades. Los miembros del equipo hablaron sobre sus plantas (muchas tenían nombres) con tanta pasión que se integraron perfectamente con quienes compartieron sus mascotas, parejas y familiares. Lo que es más importante, todos se sintieron incluidos y respaldados.
3. Eventos virtuales: un ejercicio de reducción
Al igual que muchas otras empresas, nos hemos visto en la necesidad de transformar algunos de nuestros eventos presenciales en virtuales. La acción automática sería replicar lo más parecido posible a un evento presencial, pero en un entorno virtual. Sin embargo, por lo general, no es la mejor opción.
Anne nos recuerda que los eventos virtuales son un ejercicio de reducción más que de replicación. Es muy importante reevaluar los objetivos del evento y cómo cumplirlos en formato en línea. Anne y su equipo acaban de optar por transformar un evento presencial de tres días en una serie de módulos en línea que abarcan varias semanas. Como resultado, esperan que los participantes estén mejor preparados para consumir todo el contenido virtual, porque no estarán enfrascados en una sola sesión interminable.
“Al cambiar a un evento en línea, debíamos darle al equipo tiempo y espacio para que no sintieran que debían trasladar estrictamente sus planes originales a un formato en línea. Les permitimos levantar la mano y decir cosas como: ‘Esto ya no tiene sentido’. Les pedimos que nos dijeran qué quitarían del evento, algo que fuera específico en caso de hacerlo presencial, pero que ahora sería totalmente inútil, no aportaría ningún valor o sería una pérdida de tiempo para todos, para nosotros y nuestros clientes actuales o potenciales”.
Anne Raimondi, directora general de Atención al Cliente en Guru
4. Reuniones generales: primero, los controles; después, a trabajar
Para muchas empresas, las reuniones generales son donde se comparten finalmente las actualizaciones de negocios. Durante estos tiempos tan difíciles e inciertos, la situación no es normal y tampoco las reuniones generales lo serán. Es importante que repensemos el formato de estas reuniones y que nos preguntemos si realmente están orientadas al bienestar de los empleados.
En Vlocity, Kingsley y su equipo han transformado sus reuniones semanales virtuales. La primera mitad la dedican a un control con todos los empleados. Se trata de una serie de preguntas, creadas por Theresa Ludvigson, vicepresidenta de Programas de Incorporación y Lealtad Globales en Salesforce:
- ¿De qué me siento agradecido hoy?
- ¿Con quién hago el control o me conecto hoy?
- ¿Qué expectativas tengo con respecto a lo que será “normal” hoy?
- ¿Cómo voy a salir hoy?
- ¿Cómo moveré mi cuerpo hoy?
- ¿Qué aspecto atractivo crearé, cultivaré o atraeré hoy?
Preguntas como estas son las que nos ayudan a poner los pies sobre la tierra a todos y a adaptarnos a perspectivas saludables durante momentos difíciles.
5. Presentaciones virtuales: Considera el tiempo de los inconvenientes
Los traspiés técnicos son casi inevitables durante las reuniones virtuales, en particular cuando incluyen muchos traspasos entre diferentes presentadores. Bob Sutton, experto en comportamiento organizativo, recomienda que tanto los anfitriones como los participantes deberían esperar que las presentaciones virtuales duraran un 25 % más que las presenciales con contenido similar. Tal como nos contó Bob, no tiene que ver tanto con que si se producirán inconvenientes técnicos ni cuántos serán, sino con cómo los gestionen los presentadores.
“Los inconvenientes técnicos son normales en las reuniones virtuales. Deberían gestionarse con persistencia y gracia, más que con pánico y vergüenza”.
Bob Sutton, experto en comportamiento organizativo
Reuniones más efectivas desde cualquier lugar
Recuerda que llevar a cabo reuniones efectivas puede ser un desafío incluso en las mejores circunstancias. Ahora, más que nunca, es probable que la forma en que tu equipo abordaba las reuniones en el pasado ya no funcione igual en un entorno virtual. Así que antes de hacer clic en enviar en la próxima invitación del calendario, tómate un minuto para reflexionar acerca de estos consejos y analiza cómo podrías ajustar la agenda o el formato para alinear todo mejor con tu audiencia remota. Si te tomas un momento extra para realizar cambios a consciencia, no solo mejorarás tu contenido, sino que además, ayudarás a que tu equipo se sienta más escuchado y respaldado.
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