オンライン会議を有意義に行うための達人のヒント 5 選
この記事は英語、フランス語、ドイツ語、ポルトガル語、スペイン語でもお読みいただけます。
どんな規模や形態の会社でも会議はつきもの。長々と仕事のステータス更新を読み上げるのではなく、アクションにつながる生産的な会議にするには、意識的に努力する必要があります。世界中のチームが完全リモートワークに移行している中、会議の内容からペース配分まで、会議のやり方を大きく見直す必要に迫られているチームも少なくありません。リモートワークへの移行に苦労しているチームにとって、この切り替えをスムーズにするために、私たちは Asana のお客様やコミュニティに呼びかけて、オンライン会議を効果的に行うための、これぞという戦略やヒント、アドバイスを集めました。それではご紹介しましょう。
1. 1on1 ミーティング: 本題前の「近況チェック」が肝要
1on1 ミーティングは、定期的に連絡をとり、信頼を築き、コーチングや指導に充てる時間であり、企業文化の重要な部分です。信頼の構築はリモートで働いていると難しくなりがちです。オンラインの 1on1 ミーティングでは、議題や内容にすぐ入りたくなってしまうものですが、Guru のチーフカスタマーオフィサーである Anne Raimondi 氏は、オンラインの 1on1 では、3 ～ 5 分程度、「調子はどう？」「何か困っていることはない？」「何か手伝えることはある？」というように、チームメイトの個人的な状況を確かめることから始めることを強くすすめています。
“Guru では、1on1 やチーム会議を始める前に 3 ～ 5 分、意図的に時間をとって、すぐに本題に入らず、メンバーの状況確認をしています”
Anne Raimondi 氏、Guru、チーフカスタマーオフィサー
2. チーム会議: 3 つの P
Vlocity の SVP 兼 チーフピープルオフィサーである L. David Kingsley 氏は、リモートワーク環境で働いている従業員の中には、映画『恋はデジャ・ブ』でビル・マーレイが演じた主人公のように、同じ毎日が際限なく繰り返すように感じているメンバーもいる、と話します。それを打開するには、リーダーは全員を会話に参加させ、さまざまにアプローチを変えてチームの足並みを揃え、目標を達成するようサポートしなければなりません。チーム会議はリーダーにとって、チームとのコミュニケーション方法に変化を持たせるすばらしいチャンスです。最近、David さんは「3 つの P」と名付けたテーマでチーム会議を計画しました。各チームメンバーに、リモートワークをしている家の 3 つの P、つまり植物 (Plant)、ペット (Pet)、人 (Person) のいずれかを、会議に持ってくるようリクエストしたのです。この P の順番には意味があります。植物を持ってきたメンバーがまず自分の「P」を見せ、次にペットを連れてきた人、最後に人 (子どもやパートナー) を連れてきた人が見せるという順序になっていたからです。David さんは次のように説明します。
“この 3 つの P によって、一人暮らしの人たちにも他の人と何かを共有する機会が生まれました。私が、息子が仕事場の床を這い回ったり椅子によじ登ったりするのを、みんなに見せるようにね。息子は可愛いんですよ。誰でも可愛い赤ん坊を見るのは好きですが、同時にみんな、人に見せたい個人的な何かを持っているものです。特にこういう時代、まず私たちが目を向けるべきなのは、互いにシェアしてつながりたいという人間の最も基本的なニーズなのです”
L. David Kingsley 氏、Vlocity、SVP & チーフピープルオフィサー
このイベントは、チームの団結を強め、信頼を築くすばらしい機会になりました。植物は中には名前もついているのもあり、ペットやパートナー、家族を紹介したチームメンバーに負けない情熱で自分の植物について語ってくれたメンバーもいました。なにより大切なのは、全員が仲間に受け入れられ、支えられていると感じられたことです。
3. オンラインイベント: 引き算がポイント
多くの企業と同じく、私たちも計画していたイベントをオンラインに変更する必要がありました。条件反射的に考えれば、計画していたイベントにできるだけ近いものをオンライン環境で再現しようとするでしょうが、それはベストなアプローチではないことが多いものです。
Anne さんは、オンラインイベントでは再現よりも引き算が大切だと言います。イベントの目的を再確認し、それらの目的をオンラインでどう達成するのが最善かを再検討することが重要です。Anne さんとそのチームは最近、3 日間のリアルのイベントを、数週間にわたる一連のオンラインシリーズに変更することにしました。これによって、何もかもが 1 つの長いセッションに押し込まれることがないため、参加者はより準備を整えて、すべての内容をネット越しに受け取れるだろうとチームは前向きに考えています。
“オンラインイベントへ切り替えるに当たっては、チームに考える時間と意見を言う機会を与え、元のプランをすべてオンラインに移し替えなくていいのだという意識を持ってもらうことが必要でした。手を挙げて『これはもう意味がありません』と意見を述べてもらうようにしました。リアルのイベントだけに必要で、オンラインイベントから引き算できるものをすべて挙げてもらったのです。つまりオンラインになった現状では無意味だったり、価値をもたらさなかったり、お客様や見込み客、そして私たちの時間を無駄にしたりするものです”
Anne Raimondi 氏、Guru、チーフカスタマーオフィサー
4. 全社会議—スタッフの近況確認を優先し、ビジネスはその次に
多くの企業にとって、全社会議はビジネスの状況説明の主要な場です。ですが、現在のような困難で不確かな時代には、通常営業とはいきませんし、全社会議も通常通りであるべきではありません。全社会議のフォーマットを見直し、従業員のウェルビーイングに配慮しているか、問い直すことが重要です。
Vlocity では、Kingsley さんとそのチームは、週次ミーティングの前半を従業員全員の近況報告に充てることにしました。ここで、Salesforce のグローバルオンボーディング & ロイヤルティープログラム担当副社長 Theresa Ludvigson 氏が作った、一連の質問をご紹介しましょう。
- 今日、何に感謝していますか？
- 今日は誰の近況を聞いたり、連絡をとったりしますか？
- 今日は「普通」に関するどんな期待を手放しますか？
- 今日はどんなふうに外に出ますか？
- 今日はどんなふうに身体を動かしますか？
- 今日はどんな美しいものを作ったり、育てたり、招き入れたりしますか？
こうした質問は、チーム全員が地に足をつけ、困難なときにも健康的な視点を持つために役立ちます。
5. オンラインプレゼンテーション: トラブル発生の時間を見越しておく
オンライン会議では技術上のトラブルは日常茶飯事。複数のプレゼン担当者のあいだで発表を引き継いでいく場合はなおさらです。組織行動の専門家、Bob Sutton 氏は、ホストと出席者は、オンラインのプレゼンは、同じ内容のリアルのプレゼンよりも 25% 長くなると予測しておくべきだとアドバイスします。そして Bob さんの言う通り、技術上のトラブル発生やその回数よりも、会議のプレゼン担当者の対応が問題となることが多いのです。
“技術的なトラブルはオンライン会議では当たり前に発生します。それには、落ち着いて粘り強く対応するのが大切です。パニックになって誰かのせいにするのではなくてね”
Bob Sutton 氏、組織行動専門家
どこにいても、さらに有意義な会議を
ご存知のとおり、有意義な会議を行うのは、すべてが順調な時でも難しいものです。今はこれまで以上に、以前チームが会議を行っていたやり方では、オンライン環境でうまくいかない可能性があります。ですから、次にカレンダーで会議の招待を送信する前に、一歩立ち止まってこれらのヒントを振り返り、リモートの出席者に合わせて、議題やフォーマットを調整できないか考えてみてください。意識的に変化をもたらすひと手間かけることで、会議の無駄が削ぎ落とされるだけでなく、チームは、自分たちが見守られ、サポートされていると感じられるようになるでしょう。
リモートワークについてのヒントや詳しい情報についてさらに知りたい方は、Asana のリモートワークリソースガイドをご覧ください。Asana が初めてで、これから始めたいという方は、今すぐ無料で試し、リモートで働くチームのつながりとコラボレーションをサポートしましょう。
