Fünf Tipps von Experten für die Durchführung effektiver virtueller Meetings

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Meetings sind in Unternehmen aller Formen und Größen allgegenwärtig. Damit diese auch sinnvoll und produktiv sind, braucht es bewusste Anstrengungen anstatt endloser Listen mit Statusaktualisierungen. Während Teams weltweit den Wandel zum ortsunabhängigen Arbeiten vollzogen haben, mussten viele von ihnen ihre üblichen Meetingabläufe überdenken – das schließt alle Faktoren beginnend beim Inhalt bis hin zur Frequenz ein. Damit dieser Neustart für Teams, die sich noch in der Umbruchphase befinden, einfacher wird, haben wir unsere Kunden und Community nach ihren beliebtesten Strategien, Tipps und Ratschlägen für die effektive Durchführung virtueller Meetings gefragt. Hier sind ihre Antworten.

1. Einzelgespräche: Persönlich beginnen

Einzelgespräche – Zeiten, die der regelmäßigen Vernetzung, dem Zusammenhaltsgefühl, Coaching und Mentorship gewidmet sind, bilden einen wesentlichen Teil unserer Kultur. Die Förderung von Austausch und Vertrauensbildung kann in einer ortsunabhängigen Umgebung schwierig sein. In virtuellen Einzelgesprächen wird man schnell dazu verleitet, direkt mit der Tagesordnung und den Inhalten zu beginnen. Anne Raimondi, Chief Customer Officer bei Guru, betont, dass Sie die ersten drei bis fünf Minuten eines virtuellen Einzelgesprächs einem persönlichen Austausch mit Ihren Kollegen widmen sollten: „Wie geht es dir heute?”, „Brauchst du etwas?”, „Wie kann ich dir helfen?”.

„Bei Guru planen wir am Beginn eines jeden Einzelgesprächs und Team-Meetings drei bis fünf Minuten für ein persönliches Gespräch ein, bevor wir mit dem Inhalt und der Tagesordnung beginnen.“ 

Anne Raimondi, Chief Customer Officer bei Guru

2. Team-Meetings: Drei wichtige Punkte

L. David Kingsley , SVP & Chief People Officer bei Vlocity beschreibt, dass sich manche Mitarbeiter beim Arbeiten in einer ortsunabhängigen Umgebung ein bisschen so fühlen wie Bill Murray im Film „Und täglich grüßt das Murmeltier“. Das passiert, wenn Führungskräfte sich nicht darum bemühen, alle in die Diskussionen einzubinden und die Ansätze anzupassen, die dem Team bei der Koordination und beim Erreichen der Ziele helfen. Team-Meetings geben Führungskräften die Möglichkeit, das Team mit einer Vielzahl von Kommunikationsarten vertraut zu machen. Vor kurzem strukturierte David eines seiner Team-Meetings basierend auf drei persönlichen Einblicken. Jedes Teammitglied wurde gebeten, eine Pflanze, ein Haustier oder eine Person von seinem ortsunabhängigen Arbeitsplatz ins Meeting mitzubringen. Zuerst wurden die Pflanzen vorgestellt, dann die Tiere und dann die Personen (zum Beispiel Kinder oder Partner). David erklärte uns dazu Folgendes: 

„Es gab allein lebenden Mitarbeitern die Möglichkeit, etwas Persönliches zu teilen. Ich mache das z. B., wenn mein Sohn ins Büro kommt und auf meinen Stuhl krabbelt. Er ist ein süßes kleines Kind – und jeder will das süße kleine Baby sehen. So wie ich, hat jede Person etwas Persönliches, das sie gerne teilen möchte. Insbesondere in Zeiten wie diesen ist es ein menschliches Grundbedürfnis, sich auszutauschen und ein Gemeinschaftsgefühl zu pflegen.“ 

L. David Kingsley , SVP & Chief People Officer bei Vlocity

Das Meeting war eine tolle Gelegenheit, um das Zusammengehörigkeitsgefühl und zwischenmenschliche Beziehungen zu fördern. Teammitglieder haben genauso begeistert über Ihre Pflanzen gesprochen – die oft Namen haben – wie andere, die von ihren Haustieren, Partnern und Familienmitgliedern erzählten. Das Wichtigste daran: jeder fühlte sich eingebunden und unterstützt. 

3. Virtuelle Veranstaltungen: Eine Übung im Weglassen

Wie viele andere Unternehmen mussten auch wir einige unserer geplanten persönlichen Veranstaltungen in virtuelle umwandeln. Aus Gewohnheit versucht man vielleicht, diese virtuellen Events so zu gestalten wie die persönlichen. Für gewöhnlich ist das aber nicht der beste Ansatz. 

Anne erinnert uns daran, dass es bei virtuellen Veranstaltungen vielmehr darum geht, etwas wegzulassen, als etwas nachzubilden. Dabei ist es wichtig, die Ziele einer Veranstaltung zu überprüfen und festzustellen, wie diese in einem Online-Format am besten erreicht werden können. Kürzlich haben sich Anne und ihr Team dazu entschieden, eine dreitägige, persönliche Veranstaltung in eine Modulreihe zu verwandeln, die sich über mehrere Wochen erstreckt. Als Ergebnis erhoffen sie sich, dass die Teilnehmer den Inhalt virtuell besser aufnehmen können, da dieser nun in kleine Einheiten unterteilt wird. 

„Damit wir zu einem Online-Format wechseln konnten, mussten wir dem Team sowohl Zeit als auch die Erlaubnis geben, von den ursprünglichen Plänen abzuweichen. Wir haben unseren Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, sich zu Wort zu melden und zu sagen „Das ergibt so keinen Sinn mehr“. Wir haben sie gefragt: „Welche Teile waren speziell auf die persönliche Veranstaltung ausgerichtet und müssen deshalb weggelassen werden? Welche würden keinen Nutzen oder Mehrwert bringen oder die Zeit aller Teilnehmer – sowohl unsere als auch die der Kunden oder Interessenten – vergeuden?“ 

Anne Raimondi, Chief Customer Officer bei Guru

4. Firmenversammlungen – Wohlbefinden vor Business

Bei vielen Unternehmen geht es bei Firmenversammlungen vor allem um Business-Updates. In diesen schwierigen und herausfordernden Zeiten gibt es aber kein „Business-as-usual“ und daher werden wohl auch Firmenversammlungen anders als gewöhnlich verlaufen. Es ist wichtig, das Format Ihrer Firmenversammlungen zu überdenken und sich zu fragen, ob dieses auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter ausgerichtet ist. 

Bei Vlocity haben Kingsley und sein Team die wöchentlichen Meetings so verändert: In der erste Hälfte geht es um das Befinden aller Mitarbeiter. Dabei werden Fragen beantwortet, die von Theresa Ludvigson erstellt wurden, Vice President of Global Onboarding & Loyalty Programs bei Salesforce: 

• Wofür bin ich heute dankbar? 
• Mit wem tausche ich mich heute aus? 
• Welche Erwartungen an „Normalität“ lasse ich heute los? 
• Wann gehe ich heute nach draußen? 
• Wie bewege ich heute meinen Körper? 
• Wie kann ich heute etwas Schönes erschaffen oder in mein Leben holen?

Fragen wie diese helfen dabei, alle zu erden und in schwierigen Zeiten eine gesunde Perspektive einzunehmen. 

5. Virtuelle Präsentationen: Rechnen Sie Zeit für Störungen ein

Technische Störungen sind bei virtuellen Meetings kaum vermeidbar – besonders wenn diese mehrere Übergaben zwischen verschiedenen Vortragenden beinhalten. Bob Sutton, Experte für Organizational Behavior, empfiehlt allen Veranstaltern und Teilnehmern von virtuellen Präsentationen, mit einer durchschnittlich 25 % längeren Dauer im Vergleich zu persönlichen Präsentationen mit ähnlichen Inhalten zu rechnen. Bob erklärte uns, dass es weniger um das Auftreten von Störungen oder deren Häufigkeit ginge, sondern vielmehr darum, wie Vortragende damit umgingen. 

„Technische Störungen sind eine normale Begleiterscheinung von virtuellen Meetings. Sie sollten mit Beharrlichkeit und Geduld gelöst werden – nicht mit Panik oder Schuldzuweisungen.“

Bob Sutton, Experte für Organizational Behavior

Effektivere Meetings – von überall aus

Denken Sie daran: Die Durchführung von effektiven Meetings kann selbst zur besten Zeit herausfordernd sein. Es ist jetzt wahrscheinlicher denn je, dass die Art von Meetings, die Ihr Team in der Vergangenheit führte, in einer virtuellen Umgebung so nicht mehr funktioniert. Bevor Sie also Ihre nächste Einladung versenden, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und denken Sie über diese Tipps nach. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Tagesordnung oder das Format anpassen können, damit Sie besser auf Ihre ortsunabhängigen Teilnehmer eingehen. Diese zusätzliche Anstrengung zu bewussten Veränderungen wird nicht nur Ihre Inhalte verbessern – es wird Ihrem Team dabei helfen, sich einbezogen und unterstützt zu fühlen. 

Mehr Tipps für das ortsunabhängige Arbeiten und weitere Einblicke finden Sie in unserer Ressourcensammlung für ortsunabhängiges Arbeiten. Wenn Sie bereits startklar sind, können Sie Asana jetzt kostenlos ausprobieren und Ihrem Team helfen, beim ortsunabhängigen Arbeiten in Verbindung zu bleiben und zusammenarbeiten.