Les 3 astuces d’Eat your Coffee pour un feedback virtuel de qualité

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Note de l’éditeur : cet article a été rédigé par l’équipe de Eat Your Coffee. Il fait partie de notre série mettant à l’honneur nos auteurs invités. 

Tout a commencé par une blague : ce serait tout de même bien pratique de pouvoir croquer son café à pleines dents en se rendant en cours, non ? Cette simple blague s’est ensuite muée en une sorte d’expérimentation étudiante, avant d’inspirer la création de l’entreprise Eat Your Coffee. Depuis cette époque, notre équipe s’est agrandie et EYC (Eat Your Coffee) a connu une montée en puissance spectaculaire. Il y a quelques années, notre entreprise est passée au travail 100 % à distance avec l’aide de plusieurs outils, et notamment d’Asana.

Nous en avons beaucoup appris sur le télétravail (surtout en apprenant de nos erreurs), y compris sur les bonnes méthodes à adopter pour proposer des retours pertinents. Toute équipe travaillant à distance doit partager des retours en ligne utiles, qui contribuent à renforcer la confiance entre les membres d’équipe et à s’assurer que tout le monde travaille efficacement. Pendant toutes ces années, nous avons régulièrement partagé et reçu des retours en ligne, ce qui nous a permis d’en tirer un certain nombre de conclusions. Nous allons donc vous donner quelques conseils clés.

1. Choisissez le bon cadre et si possible, faites vos retours par vidéo

Si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne, nous vous conseillons de faire appel à Zoom ou à Google Meet. Si possible, choisissez plutôt un espace au calme et où vous serez seul pour focaliser toute votre attention sur la personne avec laquelle vous communiquez. Vous pourrez ainsi tout de même repérer les indices non verbaux et notamment le langage corporel et les expressions du visage de votre interlocuteur, engendrant de ce fait une communication plus approfondie qu’un simple message écrit. 

Si le temps presse ou s’il vous est impossible d’utiliser votre ordinateur à ce moment-là, vous pouvez aussi appeler votre collègue au téléphone. Entendre la voix de votre interlocuteur vous aide à décrypter ses émotions et ses réactions lorsque vous abordez des sujets sensibles. Vous diminuez également les risques de malentendu concernant vos retours et le ton employé. 

À défaut, vous pouvez toujours communiquer vos retours par écrit, par e-mail ou sur Asana. Assurez-vous de bien clarifier les différents points à prendre en compte (les listes à puces sont idéales pour réaliser des commentaires plus détaillés), faites de votre mieux pour vous mettre dans la peau de votre lecteur et imaginez ce que vous penseriez de ces retours à sa place. 

2. Faites vos retours en temps réel

Le partage des retours n’attend pas. Qu’ils soient positifs ou simplement constructifs, les commentaires partagés en temps réels aident vos collègues à se faire une idée des points forts et des axes d’amélioration. Eat Your Coffee a mis en place une règle à cet effet : le feedback est partagé sous 48 heures, pour que tout se fasse en temps et en heure et que les questions soient traitées au plus vite. Sans oublier que c’est l’occasion pour la personne qui reçoit les retours de prendre en compte ces informations et de corriger le tir plus rapidement que si elle avait dû attendre un cycle de révision officiel ou la prochaine réunion individuelle. 

3. Ajoutez toutes les informations de contexte nécessaires

Autre élément essentiel à l’élaboration de retours constructifs qui pourront se concrétiser : vous devez y inclure tout le contexte et les exemples nécessaires. Rappelez-vous aussi de toujours vous focaliser sur les actions de votre interlocuteur et non sur sa propre personne. Par exemple, il vaut mieux éviter de lui parler des erreurs qu’il a commises et préférer expliquer les choses ainsi : « J’ai remarqué qu’à la suite de l’action X, nous avons obtenu le résultat Y, ce qui a eu l’impact suivant sur l’équipe. ». Vous en tenir aux faits vous aidera également à rester maître de vos émotions et donc à vous assurer de la réceptivité de votre collègue à ces retours.

En bonus : d’autres astuces à garder à l’esprit

N’oubliez pas que vos collègues et vous-même appartenez à cette entreprise pour les mêmes raisons. Vous souhaitez tous faire de votre mieux, aider l’entreprise à évoluer et vous réjouir ensemble de sa réussite. Vous devez donc absolument effectuer et recevoir des retours en toute transparence, en faisant preuve d’honnêteté et de bienveillance. 

Si vous hésitez encore sur l’approche à suivre pour aborder un sujet en particulier, commencez déjà par en discuter avec votre responsable. 

Communiquez plus ouvertement pour garder le contact

Qu’importe d’où vous travaillez, une chose est sûre : il n’y a rien de mieux qu’une communication ouverte et honnête pour garder le contact et encourager une bonne dynamique d’équipe. Une communication qui permet à votre équipe de faire des retours à tous les niveaux de l’entreprise à la fois librement et confortablement est un atout inestimable.

Vous souhaitez découvrir d’autres astuces partagées par Eat Your Coffee ? Il vous suffit de vous rendre sur leur site : eatyour.coffee. Et pour en savoir plus sur Asana et le télétravail, consultez nos ressources dédiées.