So geben Sie professionelles Feedback virtuell: 3 Tipps von Eat Your Coffee

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Hinweis der Redaktion: Dieser Beitrag wurde im Rahmen unserer Gastautorenserie vom Team von Eat Your Coffee verfasst.  

Was als Scherz darüber begann, wie praktisch es nicht wäre, den Kaffee auf dem Weg zur Uni essen zu können, entwickelte sich zu einem Experiment im Studentenwohnheim und führte dann zur Gründung von Eat Your Coffee. Seitdem sind unser Team und EYC (Eat Your Coffee) enorm gewachsen. Vor ein paar Jahren haben wir dann auch den Wandel zu einem 100 % ortsunabhängigen Unternehmen vollzogen – mithilfe einiger Tools, unter anderem Asana.

Durch Ausprobieren haben wir viel über Remote Work gelernt und dazu gehört auch, effizientes Feedback zu geben. Für jedes ortsunabhängige Team ist es unerlässlich zu lernen, wie man virtuell gutes Feedback gibt. Dadurch haben wir Vertrauen zwischen Teammitgliedern aufgebaut und sichergestellt, dass jeder effizient arbeitet. Über die Jahre konnten wir viel Erfahrung beim Geben und Erhalten von Feedback sammeln und einiges lernen. Hier sind unsere wichtigsten Tipps.

1. Wählen Sie einen passenden Rahmen und nutzen Sie wenn möglich einen Video-Anruf

Die nächstbeste Lösung, wenn man sich nicht persönlich treffen kann, bietet ein Video-Anruf via Plattformen wie Zoom oder Google Hangouts. Wählen Sie nach Möglichkeit einen ruhigen und privaten Ort, damit Sie der Person am anderen Ende der Leitung Ihre volle Aufmerksamkeit schenken können. Dadurch können Sie auch nonverbale Zeichen wie Körpersprache und den Gesichtsausdruck sehen und so eine tiefgreifendere Kommunikation führen, als das über schriftliche Nachrichten möglich wäre. 

Wenn es sich um ein kurzfristiges Thema handelt und Sie gerade nicht am Computer sind, bietet sich ein Telefonanruf bei Ihrem Teamkollegen an. Indem Sie die Stimme der anderen Person hören, können Sie Emotionen und Reaktionen, die bei sensiblen Themen entstehen, besser einordnen. Außerdem wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Ihr Feedback oder Tonfall falsch verstanden wird. 

Wenn das alles nicht möglich ist, ist auch schriftliches Feedback via E-Mail oder Asana eine akzeptable Form der Kommunikation. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Punkte klar darstellen (Aufzählungspunkte eignen sich hervorragend für detailliertes Feedback) und geben Sie Ihr Bestes, um sich in Ihren Leser hineinzuversetzen. Fragen Sie sich, wie Sie dieses Feedback aufnehmen würden, wenn die Rollen vertauscht wären. 

2. Geben Sie Feedback in Echtzeit

Feedback sollte nie auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Sei es nun positiv oder konstruktiv: In Echtzeit Feedback zu geben zeigt Ihren Teamkollegen, ob sie Ihre Erwartungen erfüllen oder nicht. Bei Eat Your Coffee nutzen wir die 48-Stunden-Regel, damit Feedback zeitnah, relevant und nichts offen bleibt. Das gibt der Person, die das Feedback erhält, außerdem die Möglichkeit, die Informationen zu verarbeiten und schneller wieder auf Kurs zu kommen. Bei einem förmlichen Feedback-Zyklus oder geplanten Einzelgesprächen kann die Wartezeit zu lang sein. 

3. Ihr Feedback sollte hilfreichen Kontext beinhalten

Damit das Feedback konstruktiv und umsetzbar ist, sind Kontext und Beispiele weitere Schlüsselfaktoren. Denken Sie daran, sich auf das Verhalten und nicht die Person selbst zu konzentrieren. Es macht einen Unterschied ob Sie sagen: „Das haben Sie falsch gemacht“ oder „Als X passierte, ist mir aufgefallen, dass dies zu Y führte – und das hat sich wie folgt auf das Team ausgewirkt“. Indem Sie sich an Fakten halten, kochen Emotionen weniger über. Andernfalls könnten Ihre Teamkollegen weniger offen für das Feedback sein.

Bonus: Weitere Tipps

Bedenken Sie, dass Sie und Ihre Teamkollegen aus demselben Grund für das Unternehmen arbeiten. Sie wollen alle Ihr Bestes geben, das Unternehmen voranbringen und am Erfolg teilhaben. Daher ist es wichtig, beim Geben und Erhalten von Feedback auf Transparenz, Ehrlichkeit und Achtsamkeit zu setzen. 

Wenn Sie nicht ganz sicher sind, wie Sie ein Thema ansprechen sollen, versuchen Sie zuerst, das Gespräch durchzugehen oder es in einem Rollenspiel mit Ihrem Manager zu versuchen. 

Mehr Teamverbundenheit durch offenere Kommunikation

Egal, wo Sie arbeiten, eines ist sicher: Offene und ehrliche Kommunikation ist entscheidend, um Verbundenheit und gesunde Dynamiken im Team zu entwickeln. Wenn die Kommunikation offen ist und sich Ihr Team beim Feedbackprozess wohlfühlt, ist das ein Gewinn für das gesamte Team. 

Mehr Tipps von Eat Your Coffee für die Arbeit im Homeoffice finden Sie in unserem Leitfaden unter eatyour.coffee. Und für mehr Informationen über die Verwendung von Asana beim ortsunabhängigen Arbeiten besuchen Sie unsere Ressourcen-Seite.