La nueva normalidad es colaborativa y centrada en las personas
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Nota del editor: Esta es una publicación del autor invitado Wayne Kurtzman, director de Investigación de Redes Sociales, Comunidades y Colaboración de IDC.
En los últimos diez años se ha visto a las empresas adoptar aplicaciones colaborativas, pero la necesidad de “trabajar desde casa” generada por la pandemia por COVID-19 ha creado una hiperaceleración de la adopción. Antes de la pandemia, este mercado ya estaba creciendo a más del 20 % anual según IDC, pero la COVID-19 permitió que la adopción de aplicaciones colaborativas se acelerara en cinco años. Las transiciones tan dramáticas vienen con la necesidad de realizar cambios en la forma en que todos trabajan, especialmente si deseas que tu empresa pase de la continuidad del negocio a lo que IDC llama “la nueva normalidad”.
El poder de la colaboración proviene de reemplazar el email tradicional por nuevos modos de conectar a las personas de manera que se pueda ahorrar tiempo y dinero, especialmente cuando son adoptados en una cultura de colaboración. La colaboración no es solo técnica; es la voluntad cultural de compartir y triunfar como equipo usando la tecnología adecuada y con la convicción de que todos pueden aportar valor. Este es un cambio de cultura fundamental y significativo para los equipos o las empresas en su totalidad.
Sin embargo, a pesar de los recortes proyectados en el gasto de TI, las encuestas globales realizadas por IDC muestran que el 54 % de las empresas esperan que este año aumente el gasto en aplicaciones colaborativas. Las proyecciones de los directores generales son aún más altas.
Los propietarios de smartphones ya sabían que podían descargar una aplicación para conectarse y hacer cosas con la familia, los amigos y sus comunidades. Muchas veces no entendían por qué no podían hacer lo mismo en el trabajo.
Como resultado de la COVID-19, los planes de transformación digital de varios años deben implementarse ahora, por una cuestión de supervivencia. Y los propietarios de smartphones son prueba de que los trabajadores están preparados, incluso si había reticencia en el lugar de trabajo.
Que se haga realidad la colaboración
La colaboración debe construirse en torno a una base de seguridad, gestión y cumplimiento. Necesita confianza, tanto del personal de trabajo, de que sus datos personales están protegidos, como de la empresa, de que sus datos también están protegidos.
La parte derecha del siguiente diagrama se centra en las tecnologías que deben implementarse para aprovechar la colaboración de forma efectiva. La parte izquierda muestra la cultura colaborativa que necesita establecerse para que el trabajo en equipo sea más eficaz.
La capa de las comunicaciones permite a las personas ser humanas y hacer “cosas de humanos”, desde conversaciones, reuniones de negocios, mensajes de textos cortos (como los que usan fuera del trabajo) y reunir a los equipos a través de las aplicaciones colaborativas.
La capa de contenido agrega los archivos, documentos y contenido necesarios para que las personas puedan realizar su trabajo.
Estas dos capas son críticas, pero quizás no por los motivos que crees. Si una empresa no proporciona herramientas sólidas y fáciles de usar en estas áreas, los trabajadores utilizarán las suyas. Después de todo, dado que trabajan desde sus casas, necesitan demostrar que pueden ser productivos. Saben qué aplicaciones pueden ayudarlos a alcanzar dicho objetivo.
La capa de productividad agrega superpoderes para todos. Estas son las integraciones que unen el flujo de trabajo con las capas de comunicaciones y contenido. La gestión laboral, los sistemas de integración de registros e incluso las integraciones de tecnología de marketing permiten un ahorro considerable de tiempo y dinero. IDC identifica que tres o más integraciones crean significativamente más ahorro de tiempo por persona, más de 30 horas por semana por persona.
La cultura colaborativa es un cambio ascendente y descendente que crea nuevas normas, y apoya la transición del trabajo en emails aislados hacia plataformas colaborativas. Para que esto sea posible, las personas necesitan sentir que las plataformas colaborativas son un lugar seguro para compartir sus mejores ideas. La colaboración es nueva para muchas personas, y estas necesitan sentirse seguras, especialmente ahora. El asesoramiento entre compañeros y el modelo de comportamiento dentro de los equipos son más efectivos que las sugerencias de los gerentes para impulsar comportamientos apropiados. Los mentores “oficiales” reconocidos en todos los niveles del negocio también pueden ser usados para informar a los administradores sobre qué funciones se pueden mejorar en el sistema. Finalmente, la capacidad de atravesar silos y regiones para involucrar a expertos en la materia añade nuevas voces que agilizan las soluciones con nuevas ideas y ayudan a evitar dificultades.
La forma tradicional llegó a su fin
La parte más difícil de lograr que las personas adopten nuevas formas de trabajar es pensar que “la forma tradicional” era mejor. En estos tiempos, casi todo el mundo sabe que la forma tradicional ya no es una opción. Tiene sentido aprovechar las habilidades que tienes y quieres atraer. Mejorar la facilidad de trabajo a través de la colaboración es fundamental para dicho objetivo.
