La nouvelle normalité se veut collaborative et centrée sur l’humain

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Note de l’éditeur : cet article a été rédigé par Wayne Kurtzman, directeur de la recherche sociale, communautaire et collaborative chez IDC.

Les dix dernières années ont vu les entreprises adopter diverses applications collaboratives, mais les besoins en télétravail engendrés par la pandémie de COVID-19 ont démultiplié cette tendance. Avant la pandémie, le marché connaissait déjà selon IDC une croissance annuelle de plus de 20 %, mais la pandémie a eu pour effet d’accélérer l’adoption des applications collaboratives de cinq ans. Une transition aussi spectaculaire s’accompagne par la nécessité de changer les habitudes de travail, en particulier lorsqu’une entreprise vise à passer d’une simple continuité de son activité à ce qu’IDC appelle la « nouvelle normalité ».

La puissance de la collaboration provient du remplacement de nos anciens e-mails par de nouveaux modes de communication qui permettent de gagner du temps et de réduire les coûts, en particulier lorsqu’ils sont intégrés à une culture collaborative. La collaboration ne se limite pas à un élément technique. Il s’agit d’une volonté culturelle de partage et de réussite en équipe à l’aide de technologies adaptées, et en partant du principe que chacun peut apporter sa pierre à l’édifice. C’est une transformation culturelle majeure pour des équipes ou entreprises toutes entières. 

Pourtant, malgré des coupes attendues dans les budgets informatiques, 54 % des entreprises prévoient d’augmenter cette année leurs dépenses en applications collaboratives d’après un sondage mondial réalisé par IDC. Et les projections des PDG sont encore plus élevées. 

Les utilisateurs de smartphones étaient déjà habitués à télécharger des applications pour se connecter et interagir avec leur famille, leurs amis et autres groupes sociaux. Et ils se demandaient souvent pourquoi ils ne pouvaient pas en faire autant au travail.

Conséquence de la pandémie de COVID-19, tous les plans pluriannuels de transformation numérique doivent être mis en œuvre dès maintenant, c’est une question de survie. Les utilisateurs de smartphones sont la preuve que les employés sont prêts à s’y conformer, alors même que le monde du travail se montrait réticent. 

Donner vie à la collaboration

La collaboration doit s’articuler autour de valeurs clés : sécurité, gouvernance et conformité. Les employés doivent avoir confiance en la sécurité de leurs données personnelles et l’entreprise doit avoir confiance en la sécurité de ses données. 

La partie droite du diagramme ci-dessous cible les technologies à mettre en place pour tirer efficacement parti de la collaboration. La partie gauche illustre la culture collaborative à établir pour un travail en commun plus efficace.

Le volet Communications nous permet de garder un côté humain et d’agir de façon naturelle : discussions, réunions, envoi de petits messages rapides (du type de ceux que nous envoyons dans la sphère privée), tout en rapprochant les groupes au sein d’applications de collaboration.

Le volet Contenu concerne l’ajout de fichiers, de documents et de toutes autres ressources nécessaires à la réalisation de nos tâches.

Ces deux volets sont essentiels, mais peut-être pas pour la raison à laquelle vous pensez. Si une entreprise ne fournit pas d’outils solides et faciles à utiliser dans ces domaines, les employés utiliseront les leurs. N’oublions pas qu’ils travaillent à domicile, et qu’ils doivent démontrer leur capacité à être productifs. Ils connaissent les applications qui pourraient les aider à atteindre cet objectif.

Le volet Productivité met à la disposition de tous des super-pouvoirs. Il s’agit d’intégrations qui font le lien entre le flux de travail et les volets Communications et Contenu. La gestion du travail, les systèmes d’intégration des dossiers ou encore les intégrations de technologies marketing permettent de réaliser des économies de temps et d’argent considérables. IDC a déterminé que trois intégrations ou plus peuvent entraîner des gains particulièrement importants : plus de 30 heures par semaine par personne.

La culture collaborative représente un changement à tous les niveaux. Elle crée de nouvelles règles et favorise un travail sans e-mails isolés, ainsi que la transition vers des plateformes de collaboration. Les employés doivent pour cela être en mesure de faire confiance aux plateformes de collaboration pour y partager leurs meilleures idées. Pour beaucoup, la collaboration fait figure de nouveau concept, et le besoin de sécurité prévaut, surtout à l’heure actuelle. Le mentorat et la modélisation des comportements au sein de l’équipe sont plus efficaces que les suggestions des managers lorsqu’il s’agit d’encourager les bonnes pratiques. Faire appel à des mentors reconnus et « officiels » à tous les niveaux de l’entreprise peut aussi aider à faire remonter les informations aux administrateurs système concernant les fonctionnalités à améliorer. Enfin, établir des liens entre différents domaines d’activité et zones géographiques en impliquant des experts permet de trouver rapidement des solutions grâce à une lecture différente et d’éviter les pièges.

Dites adieu à vos anciennes méthodes

Le principal obstacle à l’adoption de nouvelles méthodes de travail réside dans la mentalité du « c’était mieux avant ». Aujourd’hui, nous sommes quasiment tous convaincus que nos anciennes méthodes ne sont plus viables. Alors quoi de plus naturel que de tirer parti des compétences dont vous disposez déjà et de vouloir en développer d’autres ? Simplifier le travail par plus de collaboration est essentiel pour atteindre cet objectif.