O novo normal será colaborativo e centrado nas pessoas

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Nota do editor: esta é uma publicação feita pelo convidado Wayne Kurtzman, diretor de pesquisa da IDC para as áreas Social, Comunidades e Colaboração.

As empresas já vinham adotando aplicativos colaborativos no decorrer dos últimos 10 anos, mas as necessidades relacionadas ao trabalho remoto geradas pela pandemia de COVID-19 causaram uma hiperaceleração dessa adoção. Antes da pandemia, esse mercado já estava crescendo mais de 20% ao ano, de acordo com a IDC, mas a COVID-19 fez com que a adoção de aplicativos colaborativos desse um salto adiante de cinco anos. Transições desse porte trazem consigo a necessidade de fazermos mudanças na forma de trabalhar, especialmente se quisermos ver nossas empresas passar da continuidade dos negócios para o que a IDC chama de “o novo normal”.

O poder da colaboração advém da substituição do uso arcaico do e-mail por novas formas de conexão entre as pessoas, de modo que elas economizem tempo e dinheiro, especialmente quando essas formas são adotadas em uma cultura de colaboração. A colaboração não é apenas uma questão técnica: ela é a disposição de compartilhar e vencer, enquanto equipe, usando as tecnologias corretas e o pressuposto de que todos podem agregar valor. Essa é uma mudança de cultura fundamental e significativa para equipes e empresas como um todo. 

Ainda assim, apesar dos cortes esperados para os gastos com TI, pesquisas globais da IDC mostram que 54% das empresas preveem um aumento nos gastos com aplicativos de colaboração este ano. As projeções do CEO são ainda maiores. 

Proprietários de smartphones já sabiam que era possível fazer download de aplicativos para se conectar e realizar tarefas com familiares, amigos e suas comunidades, e muitos se questionavam sobre o porquê de não poderem fazer o mesmo no âmbito do trabalho.

Como resultado da COVID-19, os planos gerais de implementar a transformação digital no decorrer de alguns anos precisam ser concretizados agora, como questão de sobrevivência. E os proprietários de smartphones são a comprovação de que os trabalhadores estão prontos para isso, mesmo que o ambiente de trabalho ainda esteja relutante. 

Transformando a colaboração em realidade

A colaboração precisa ser construída ao redor de um núcleo de segurança, governança e conformidade. Ela demanda confiança, tanto por parte dos funcionários quanto por parte das empresas, que precisarão confiar que seus dados pessoais e corporativos estarão seguros. 

O lado direito do diagrama abaixo foca nas tecnologias que precisam ser implementadas para que a colaboração possa efetivamente ser utilizada. O lado esquerdo mostra a cultura de colaboração que precisa existir para que o trabalho em conjunto seja eficaz.

A camada de comunicação permite que as pessoas ajam de maneira espontânea e façam coisas como conversar, participar de reuniões de negócios, enviar mensagens de texto (como as usadas fora do trabalho) e reunir grupos dentro de aplicativos de colaboração.

A camada de conteúdo acrescenta os arquivos, os documentos e os conteúdos necessários para que as pessoas realizem o trabalho.

Essas duas camadas são críticas — mas, talvez, não por um motivo óbvio. Se uma empresa deixa de disponibilizar ferramentas robustas e fáceis de usar nessas áreas, os funcionários vão acabar utilizando as suas próprias ferramentas. Afinal de contas, como estão trabalhando em casa, precisam demonstrar que conseguem se manter produtivos, e sabem quais aplicativos podem ajudar na concretização desse objetivo.

A camada de produtividade confere superpoderes a todos. Esses superpoderes são as integrações que unificam o fluxo de trabalho às camadas de comunicação e conteúdo. O gerenciamento de conteúdo, a integração de sistemas de registro e até as integrações de tecnologias de marketing economizam uma significativa quantidade de tempo e dinheiro. Segundo a IDC, a utilização de, pelo menos, três integrações gera significativamente mais economia de tempo por pessoa, acima de 30 horas semanais por pessoa.

A cultura de colaboração é uma mudança que ocorre em todas as camadas e direções hierárquicas, criando novas regras e favorecendo que o trabalho deixe de ocorrer por meio de e-mails fragmentados e passe para plataformas de colaboração. Para que isso possa acontecer, as pessoas precisam sentir que as plataformas de colaboração são um lugar seguro para o compartilhamento de suas melhores ideias. A colaboração é um conceito novo para muitos, que necessitam sentir segurança, especialmente no momento atual. A tutoria por colegas e a modelagem de comportamento dentro das equipes são mais eficientes do que as sugestões dos gerentes para promover comportamentos apropriados. Mentores “oficiais” de mesmo nível hierárquico em todas as camadas da empresa também podem ser usados para orientar os administradores do sistema quanto aos recursos que possam ser melhorados. Por fim, a capacidade de interligar áreas e regiões distintas para promover o envolvimento de especialistas em determinados assuntos faz com que se disponha de novas opiniões e percepções para acelerar a identificação de soluções, ajudando ainda a evitar as armadilhas mais previsíveis.

O jeito antigo já não serve

A parte mais difícil de fazer com que as pessoas adotem novas formas de trabalhar é quando elas pensam que “o jeito antigo” era melhor. Atualmente, a maioria das pessoas sabe que a forma como trabalhavam antes já não é viável. É boa ideia dispor das habilidades que você já tem ou deseja adquirir, e aumentar a facilidade de trabalho por meio da colaboração é hoje crucial para atingir esse objetivo.