La guía de AppLovin para gestionar el rediseño de tu sitio web con Asana

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Nota del editor: Lewis Leong, gerente de proyectos del equipo de marketing de AppLovin, escribió este artículo que forma parte de nuestra serie de textos de autores invitados.

Comencé mi aventura en AppLovin en el año 2017 como gerente de contenido y, durante mi breve gestión, fui testigo del enorme crecimiento de la empresa. Cuando empecé, AppLovin era una plataforma usada por los desarrolladores de aplicaciones móviles para impulsar sus aplicaciones. Hoy, somos una de las empresas de juegos para móviles de mayor crecimiento en el mundo. 

Para contar la nueva historia de AppLovin, necesitábamos un sitio web nuevo. En lugar de buscar una agencia externa, decidimos hacer todo internamente ya que nuestro pequeño equipo de marketing sería más ágil. La directora de marketing, Katie Jansen, me preguntó si me gustaría liderar el proyecto y convertirme en el gerente de proyectos del equipo. Había notado mi gran atención al detalle y mi capacidad de organización, y pensó que me desenvolvería bien en un rol en el que trabajara con varios equipos. Aproveché la oportunidad y me lancé de lleno en el proyecto de rediseño del sitio web, planificándolo en Asana. Asana permitió que un gerente de proyectos junior como yo pudiera gestionar un proyecto de gran magnitud, con un cronograma ajustado de solo tres meses, de forma rápida y efectiva, lo que culminó en una historia con gran cobertura mediática. 

Si buscas gestionar el rediseño de tu sitio web con Asana, aquí te ofrecemos algunos consejos para que puedas ir por el camino correcto. 

Define los participantes y los logros

Algunos de los pasos más importantes en cualquier proyecto son: identificar a los participantes necesarios y definir los logros. Si no se definen estos dos elementos, los equipos no sabrán a quién recurrir y consultar cuando haya elementos bloqueados que les impida alcanzar un logro. 

Es importante marcar los logros en Asana, ya que permite que un gerente de proyectos como yo sepa cuándo se produce un evento importante y tome medidas para traspasar tareas a la siguiente persona o equipo. Los logros permiten que los gerentes de proyectos usen la vista de Cronograma y de Portafolios de forma más eficiente. 

Usa la vista de Cronograma para tener una visión integral antes de empezar

En la etapa de planificación de un proyecto enorme, como el rediseño de un sitio web, es muy valioso tener una vista general de todo, exactamente lo que obtienes con la vista de Cronograma. Al momento de crear un proyecto, nuestro equipo enumera primero todas las tareas en la vista de Lista. Luego asignamos todas las fechas desde la vista de Cronograma para poder identificar dónde se deben ajustar los tiempos, dependiendo de la dificultad de cada entrega. También nos ayuda a gestionar las expectativas del equipo y nos permite ajustar rápidamente el cronograma con todo el equipo durante una llamada de iniciación del proyecto. La posibilidad de arrastrar las fechas de inicio y de entrega es muy útil, al igual que la posibilidad de marcar rápidamente una tarea como dependiente de otra. 

Usa las dependencias para traspasar las tareas sin problemas

En los proyectos que involucran a varios equipos, a menudo los compañeros tienen que esperar a que se finalice una tarea para empezar con su parte del trabajo. Resulta muy tedioso tener que acordarnos de avisar a nuestros compañeros que hemos culminado nuestra tarea, por lo que las dependencias de las tareas son una gran ayuda. Las dependencias de Asana te permiten automatizar el traspaso del trabajo entre los miembros del equipo. Cuando una tarea se marca como dependiente de otra, la persona que está esperando que el compañero finalice su parte, recibirá un mensaje automático en Asana para indicarle que puede empezar a trabajar en su tarea. 

Otra práctica recomendada para traspasar tareas es detallar la entrega en la tarea de la siguiente persona y enviarle un mensaje a través de Slack para avisarle que puede empezar a trabajar. En nuestro equipo, lo hacemos mediante comentarios detallados y descripciones de tareas donde enumeramos todos los recursos que tenemos listos para que la próxima persona pueda empezar a trabajar rápidamente. Por ejemplo, tenemos traspasos bien detallados, desde el diseño hasta el desarrollo, lo que les permite a nuestros desarrolladores contar con todos los recursos necesarios para realizar el trabajo sin tener que buscar información adicional.

Comunícate con tu equipo con las actualizaciones de estado

La comunicación es clave cuando debemos entregar trabajos con plazos ajustados. Si bien usamos Slack para comunicarnos en tiempo real, es crucial comunicar las grandes actualizaciones a todo el equipo. Aunque podrías enviar un email, con la función de Estado de Asana puedes indicar rápidamente que un proyecto está En curso, En riesgo o Con retraso, y usar los campos disponibles para brindar contexto. Las actualizaciones de estado incluyen las siguientes secciones predeterminadas: 

• Resumen
• Qué logramos
• Qué está bloqueado
• Próximos pasos

Los equipos también tienen la opción de personalizar los campos de actualizaciones de estado según sus necesidades. Nuestro equipo usa las actualizaciones de estado para comunicar cuando se alcanza un logro importante o cuando hay un elemento bloqueado que requiere la atención de todos.

Usa los comentarios de manera efectiva

Usamos la función de comentarios de Asana para comunicar todo lo que el equipo necesita saber. Intentamos comunicar temas concretos en los comentarios de Asana para evitar largas cadenas de mensajes, por lo que usamos esta función para informar sobre actualizaciones rápidas, identificar obstáculos o traspasar las entregas. 

💡Consejo profesional: En la sección de comentarios, usa la función “Fijar al inicio” para resaltar mensajes importantes del equipo, como las entregas y otras preguntas que deben responderse para poder continuar con el trabajo. 

Usa la aplicación y las integraciones de Asana para mantener el trabajo conectado

Cuando se trata de grandes proyectos como el rediseño de un sitio web, los gerentes de proyectos deben estar al tanto de todos los detalles. Afortunadamente, Asana hace que sea más fácil gracias a su excelente aplicación móvil y a su integración con una gran cantidad de aplicaciones y servicios. Nuestro equipo usa las integraciones con Slack, Gmail y Google Drive ya que la empresa usa GSuite. La integración de Asana para Slack también te permite ver y responder a los comentarios que se realizan en tus proyectos. Otras integraciones destacadas incluyen Adobe Creative Cloud, que permite a los equipos ver y ejecutar tareas de Asana directamente en Photoshop, Illustrator y otros productos de Adobe. 

Qué sigue para AppLovin

Desde que finalizamos el gran proyecto de rediseño de nuestro sitio web el verano pasado, toda la empresa ha adoptado Asana como su herramienta de gestión de proyectos preferida. Esta transición ha facilitado más que nunca la comunicación entre los equipos, la coordinación de las entregas y la eficiencia en la ejecución del trabajo.