Guia da AppLovin para gerenciar a recriação do seu site com a Asana

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Nota do editor: esta publicação foi escrita por Lewis Leong, gerente de projeto da equipe de marketing da AppLovin, como parte da nossa série de autores convidados.

Eu comecei a minha jornada na AppLovin em 2017 como gerente de conteúdo e, durante o meu curto período aqui, vi a empresa passar por um crescimento enorme. Quando comecei, a AppLovin era uma plataforma para desenvolvedores de aplicativos móveis impulsionarem os seus aplicativos. Hoje, somos uma das empresas de jogos para dispositivos móveis que mais cresce no mundo. 

Para contar a história da nova AppLovin, precisávamos de um novo site. Em vez de contratarmos uma agência externa, decidimos fazer tudo internamente, pois a nossa reduzida equipe de marketing seria mais ágil. Nossa diretora de marketing, Katie Jansen, me perguntou se eu gostaria de liderar o projeto, passando a ser o gerente de projeto da equipe. Ela disse que reconhecia o meu intenso foco nos detalhes e abordagem organizada, e achava que isso se refletiria positivamente numa função que atingisse múltiplas equipes. Eu aceitei de imediato e mergulhei de cabeça no projeto de recriação do site, desenvolvendo-o na Asana, que facilitou imensamente a tarefa a ponto de este gerente de projeto júnior conseguir gerenciar com rapidez e eficácia um projeto deste escopo, com o apertado cronograma de três meses, que culminou numa história de bastante repercussão mediática. 

Se você está em busca de gerenciar uma grande recriação ou redesenho de site com a Asana, aqui vão algumas dicas para ficar no caminho certo. 

Defina as partes envolvidas e os marcos

Uma das coisas mais importantes a se fazer em qualquer projeto é definir as partes envolvidas e os marcos necessários. Sem definir primeiro essas questões, as equipes não saberão a quem recorrer quando houver dúvidas específicas quando algo estiver atrapalhando o alcance de um marco. 

Os marcos são itens importantes a incluir na Asana, por permitirem que os gerentes de projeto, como eu, vejam quando ocorre um evento importante e realizem ações, como transferir as tarefas para a próxima pessoa ou equipe. A criação de marcos permite que os gerentes de projeto usem as visualizações de Cronograma e Portfólio de forma mais eficaz. 

Use a visualização de Cronograma para obter uma compreensão abrangente antes de começar

No estágio de planejamento de um projeto extenso, como a recriação de um site, é extremamente importante ter uma visualização abrangente de tudo, e o Cronograma proporciona exatamente isso. Ao construir um projeto, nossa equipe faz um inventário de cada uma das tarefas na visualização de Lista, primeiro, e depois atribui as datas através da visualização de Cronograma, para ver onde podemos alocar mais ou menos tempo, dependendo da dificuldade de cada tarefa. Isso também ajuda a administrar as expectativas em toda a equipe, permitindo que alinhemos rapidamente o cronograma com a equipe durante uma chamada para início dos trabalhos. A possibilidade de arrastar as datas de início e conclusão é extremamente útil, assim como a capacidade de marcar rapidamente uma tarefa como dependente de outra. 

Use dependências para fazer transferências perfeitamente integradas das tarefas

Quando trabalhamos em múltiplas equipes, muitos membros ficam esperando a conclusão de determinadas tarefas para que possam iniciar a sua parte. É incômodo ter que lembrar de avisar que já concluímos a nossa tarefa, e é aí que as dependências de tarefas podem ajudar. As dependências na Asana permitem automatizar o momento de passar o bastão para outro membro da equipe. Quando uma tarefa está marcada como dependente de outra, a pessoa que aguarda a sua vez de começar receberá uma mensagem automática na Asana quando já puder começar a trabalhar na tarefa. 

Outra prática recomendada para a entrega de tarefas é colocar ou anexar o entregável nas tarefas da próxima pessoa e enviar uma mensagem pelo Slack para avisar que já pode começar a trabalhar. Na nossa equipe, fazemos isso usando descrições das tarefas e comentários detalhados, listando todos os recursos que estão prontos, para que a próxima pessoa possa começar rapidamente. Por exemplo, fazemos entregas extremamente detalhadas, desde o design até o desenvolvimento, o que oferece aos nossos desenvolvedores todos os recursos necessários para concluírem o trabalho sem precisar procurar as coisas.

Comunique-se com a equipe usando atualizações de status

A comunicação é vital quando se trata de entregar trabalhos com prazo apertado. Embora uma boa parte da nossa comunicação seja feita em tempo real pelo Slack, é crucial comunicarmos as atualizações principais a toda a equipe. Ainda que um e-mail também possa servir, o recurso de Status da Asana permite que assinalemos com agilidade se um projeto está Em dia, Em risco ou Em atraso, oferecendo campos para a inserção do contexto. As seções padrão das atualizações de status são: 

• Resumo
• O que já realizamos
• O que está bloqueado
• Próximos passos

As equipes também têm a opção de personalizar os campos de atualização de status conforme as suas necessidades. Na nossa equipe, nós nos comunicamos por meio de atualizações de status quando um marco importante é alcançado ou quando algo que está bloqueado precisa da atenção de todos.

Use os comentários de forma eficaz

Nós usamos o recurso de comentários da Asana para comunicar coisas que as equipes devam saber. Evitamos entrar em grandes conversas nos comentários da Asana para evitar que os históricos fiquem longos, mas usamos os comentários para avisar sobre atualizações rápidas, bloqueios e para fazer entregas. 

💡Dica dos especialistas: use o recurso “Fixar no topo”, na seção de comentários, para destacar mensagens importantes da equipe, como entregáveis e dúvidas que precisem ser solucionadas antes de poder prosseguir. 

Use o aplicativo e as integrações da Asana para manter o seu trabalho conectado

Os gerentes de projeto precisam monitorar cada mínimo detalhe quando se trata de projetos complexos, como a recriação de um site. Felizmente, a Asana facilita essa tarefa com seu excelente aplicativo móvel e suas integrações com inúmeros outros aplicativos e serviços. Nossa equipe vem usando as integrações com Slack, Gmail e Google Drive desde que a nossa organização começou a usar o GSuite. O aplicativo Slack da Asana também permite que visualizemos e respondamos rapidamente aos comentários inseridos nos projetos. Outras importantes integrações incluem a Adobe Creative Cloud, que permite que as equipes visualizem e atuem nas tarefas da Asana a partir do Photoshop, Illustrator e outros produtos Adobe. 

O que vem pela frente para a AppLovin

Desde que finalizamos o nosso grande projeto do site, no verão passado, toda a empresa passou a usar a Asana, que é agora é a ferramenta de escolha para o gerenciamento de projetos. Essa transição facilitou como nunca a comunicação entre as equipes, a coordenação de entregáveis e a eficácia da execução.