Astuces Asana : quatre manières de gérer des délais serrés et des priorités en constante évolution

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Nous avons tous eu un projet de ce type à gérer : une demande qui nous oblige à travailler sur des priorités en constante évolution, en tenant des délais serrés. Bien souvent, de nombreuses questions bouillonnent dans notre cerveau : « Cette tâche est-elle terminée ? », « Où est donc passée cette note ? », « Ah, ce projet devrait être bouclé… Quelle était l’échéance ? » 

Gérer des délais serrés et des priorités qui n’ont de cesse d’évoluer n’est un plaisir pour personne. Asana vous permet de naviguer sur ces eaux dangereuses sans prise de risque : aucune tâche ne se perd et l’ensemble de votre travail est regroupé au même endroit. Ainsi, les membres de votre équipe disposent de l’outil idéal pour produire un travail de qualité, suivre sa progression et rendre compte de leurs activités, sans effort.

Suivez ces conseils pour garder votre équipe sur la même longueur d’onde, quelles que soient vos priorités ou échéances.

1. Clarifier le travail et les échéances

Sur Asana, toute tâche efficace doit répondre à cette question : qui fait quoi, et pour quand ? Pensez donc à attribuer un responsable à votre tâche (réponse à la question du qui), un titre pertinent (la question du quoi) et une échéance (la question du quand). Lorsque vous gérez des délais serrés, il est essentiel de disposer de toutes les informations utiles qui vous permettront d’accomplir votre travail dans les meilleures conditions.

Toutefois, il n’est pas toujours suffisant de définir une échéance et vous aurez aussi parfois besoin de plus de clarté. En fonction du degré d’urgence des tâches à accomplir, deux options s’offrent à vous : vous pouvez définir une échéance précise à respecter ou envisager une plage de dates. Attribuer à votre tâche une heure limite et une date de début est un excellent moyen d’assurer plus de transparence au sein de votre équipe, atout non négligeable lorsque vous devez respecter des délais assez courts. 

Sur Asana, définissez une heure limite pour communiquer clairement toute information utile à votre équipe, en temps voulu. Par exemple, il ne suffit pas aux représentants commerciaux de savoir qu’un appel est prévu tel jour avec un prospect. Il faut également leur indiquer l’heure précise à laquelle est organisé cet appel. 

Il arrive aussi que certaines tâches requièrent plus qu’une simple journée de travail. Définissez une date de début pour indiquer le temps nécessaire à l’accomplissement de la tâche concernée. Un petit exemple : une équipe marketing travaille à la conception d’une nouvelle page Web, qui doit être mise en ligne à une certaine date (la fameuse date d’échéance). Il sera probablement nécessaire de créer des sous-tâches pour la révision des images et du contenu, mais aussi pour la correction des bugs. Ajouter une date de début à la tâche parente permet d’informer tous les collaborateurs de la mise en route du travail. Pensez également à donner une échéance pour que vos collègues sachent quand la tâche doit être achevée.

💡Conseil : créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes et clarifier chaque action à traiter. 

2. Identifier les dépendances

Lorsque nous faisons face à des délais serrés, quoi de plus stressant que les tâches qui dépendent d’autres tâches ? En effet, impossible de commencer la tâche qui nous incombe tant que la précédente n’est pas terminée… Encore faut-il être au courant de l’échéance de cette dernière !

Sur Asana, vous pouvez rendre une tâche dépendante d’une autre : créez des dépendances et recevez une notification dans votre boîte de réception Asana dès que la première tâche est terminée. Lorsque vous travaillez sur un projet qui vous amène à gérer de nombreuses priorités et échéances changeantes, les dépendances peuvent constituer un véritable atout. Si l’échéance de la tâche initiale est modifiée ou retardée, vous recevrez également une notification dans votre boîte de réception. Vous serez ainsi en mesure d’adapter votre travail si nécessaire.

💡Conseil : optez pour la vue Chronologie pour visualiser les dépendances entre les tâches.

3. Partager ou demander une mise à jour sur la progression d’un projet

Les mises à jour de statut sont le meilleur moyen de tenir votre équipe informée, de coordonner son travail en fonction des priorités et de la tenir au courant de la progression par rapport aux objectifs lorsque vous vous attelez à des projets à échéance courte. 

Sur Asana, il est possible de partager une mise à jour de statut avec tous les collaborateurs d’un projet. Grâce à la nouvelle fonctionnalité de statut de projet, vous pouvez rédiger un résumé global et indiquer à vos collaborateurs si le projet est dans les délais, à risque ou en retard. La fonctionnalité de statut vous permet également de publier un aperçu des tâches récemment terminées, des jalons atteints par votre équipe ou des tâches en retard à traiter sans plus tarder, le tout en toute simplicité. 

💡Conseil : vous souhaitez consulter le statut d’un projet que vous suivez ? Accédez à l’onglet Progression et demandez une mise à jour de statut.

4. Définir les tâches prioritaires

Tout projet est ponctué de points de contrôle clés, qui font office de « panneaux de direction ». Ils vous permettent de suivre le travail en cours et la progression de vos activités, et d’identifier le prochain point spécifique qui nécessitera toute votre attention. Ces points de contrôle constituent les jalons de votre projet : la solution idéale pour indiquer à votre équipe si votre projet est sur la bonne voie ou menacé, en toute transparence. 

Créez des jalons sur Asana pour identifier les principales étapes. On peut considérer les jalons comme des points de contrôle lors d’une course : il ne s’agit pas ici de suivre le travail réalisé, mais de marquer les moments importants sur la chronologie de votre projet. Lorsque vous devez gérer des délais serrés et des priorités en constante évolution, les jalons constituent un excellent moyen d’indiquer à votre équipe que les étapes clés du projet ont été franchies, mises à jour ou modifiées. 

💡Conseil : optez pour la vue Chronologie pour visualiser les jalons de votre projet au fil du temps.

Tenez-vous informé avec Asana

Délais serrés et priorités en constante évolution sont parfois à l’origine de quelques insomnies. Toutefois, à l’impossible nul n’est tenu. Avec Asana, aidez votre équipe à donner le meilleur d’elle-même, quelles que soient la chronologie ou la portée de votre projet. Misez sur la transparence et donnez à votre équipe les moyens d’accomplir tout le travail en cours. 

Pour découvrir d’autres astuces Asana, n’hésitez pas à consulter nos bonnes pratiques.