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Asana ヒント: 厳しいスケジュールと変化する優先順位を管理する 4 つのコツ

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次々と入れ替わる優先事項と、タイトなスケジュールを必死にこなしながら、「あれは終わったっけ?あのメモはどこにいったかな?それはいつが締め切りだった?」と頭の中で自問自答。誰もがそんなプロジェクトを経験しています。

厳しいスケジュールと入れ替わりの激しい優先事項を切り抜けるのは、誰でも苦手なものです。でも、Asana を使えば、タスクを見落とす心配なく、この難所を乗り切ることができます。すべての仕事を 1 か所に集めることで、チームが無理なく仕事を追跡、実行、報告する手段が手に入るのです。

これらのヒントを試して、スケジュールや優先事項に振り回されることなく、チームの足並みを揃えましょう。

1. 何がいつ起きるのかを明確にする

Asana の「正しい」タスクは必ず、「誰がいつまでに何をするのか」という質問の答えが明確です。つまり、どのタスクにも、担当者 (「誰」)、アクションのタイトル (「何」)、期日 (「いつ」) が設定されている必要があります。タイトなスケジュールを管理する場合、仕事を完了するために必要な背景情報がすべて含まれていることも重要です。

場合によっては期日よりもさらに期限を具体的にする必要があります。その仕事の時間依存の性質に応じて、期日のほかに目標とする締め切り時間があったり、仕事が何日間かにわたるケースがあったりするからです。スケジュールが厳しいタスクに取り組んでいる際は特に、タスクに締め切り時間開始日を設定して、期限をより明確にするのがおすすめです。

Asana で締め切り時間を設定して、正確にいつそれが起きるべきなのかを明確にしましょう。たとえば、営業スタッフはその日に見込み客と電話で話すということだけでなく、その電話を正確にいつかけるのかを知る必要があります。

場合によって、タスク達成までの所要時間が 2 日以上であることがあります。開始日を設定すれば、そのタスクを完了するために何日かかるのかを示すことができます。たとえば、マーケティングチームで新しいウェブページを作成しているとします。そのウェブページは公開日が決まっていて、それが期日になります。おそらく画像レビューやコンテンツレビュー、バグ修正などのサブタスクがあるはずですが、親タスクで開始日を設定することで、タスクのコラボレーター全員が、いつ仕事が開始するのか、そしていつ完了することが期待されているのかを把握しやすくなります。

💡ヒント: サブタスクを使って複雑なタスクを小さなタスクに分割すれば、各アクションを把握しやすくなります。

2. 依存関係を特定する

短い納期で仕事をする際に、特にストレスが大きいのが、自分のタスクが他の仕事に依存している場合です。前の仕事が終わるまで仕事を始めることができませんが、いつ終わるのかがわからないのです。

Asana では、自分のタスクを他のタスクに依存させることができます。依存関係を使うと、先に終わるべきタスクが完了し次第、Asana の受信トレイに通知が届きます。また、プロジェクトで多くの優先事項や期日が変動する場合にも、依存関係が役立ちます。元のタスクの期日が変更されたり遅れたりしたら、受信トレイに通知が届くため、必要に応じて自分の仕事を調節できます。

💡ヒント: タイムラインビューを使用して、タスクの依存関係を可視化しましょう。

3. 進捗の更新を共有 / リクエストする

締め切りまでの時間がない厳しいスケジュールでは、頻繁にステータス更新を配信しましょう。チームに最新情報を提供し、優先順位を共有し、目標までどの程度進んでいるのかを知らせる非常に有効な方法です。

Asana では、プロジェクトのコラボレーター全員とステータス更新を共有できます。新しいステータスビルダーを使えば、全体の要約を追加したり、プロジェクトが順調か、リスクありか、要対応かを知らせたりすることができます。ステータスビルダーでは、最近完了したタスク、チームが達成したマイルストーン、期日を超過して、てこ入れする必要がありそうなタスクなどのスナップショットを追加することも簡単です。

💡ヒント: フォローしているプロジェクトのステータスを知りたいときは、進捗タブでステータス更新をリクエストしましょう。

4. カギとなる優先事項をマークする

プロジェクトには必ず、カギとなるチェックポイントや指針があり、仕事の状況や、達成度、次に来る大きなチェックポイントは何かなどが示されます。これがプロジェクトマイルストーンで、プロジェクトが順調かどうかをチームに最も明確に伝える方法です。

仕事を把握するために、Asana でマイルストーンを作成しましょう。マイルストーンはレースでいえばチェックポイントに当たり、現在進行中の仕事を追跡するのではなく、プロジェクトで達成した主要なステップを伝えます。厳しいスケジュールで優先事項の変化に対応している場合、重要なステップの完了、アップデート、変更をチームに見える化するにはマイルストーンがうってつけの方法です。

💡ヒント: タイムラインビューを使用して、プロジェクトタイムラインに沿ってマイルストーンを表示しましょう。

Asana を使って最新情報を把握する

厳しいスケジュールや優先事項の変化がストレス要因なのは間違いないところですが、まったくお手上げというわけではありません。Asana を使うことで、プロジェクトのスケジュールや見通しがどうあれ、チームを導き、最高の仕事を達成することができます。明確性を共有し、あらゆるプロジェクトでチームの力を引き出しましょう。

もっと Asana ヒントを見るには、Asana の全ベストプラクティスをご覧ください。

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