Vier Asana-Tipps für die Koordination von strikten Zeitplänen und Änderungen der Prioritäten

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Bestimmt kennen Sie diese Projekte – ständig verändern sich Prioritäten und das Zeitbudget ist knapp berechnet. Immer wieder fragen Sie sich: Habe ich XY erledigt? Wo habe ich diese Notiz abgelegt? Wann sollte diese Aufgabe eigentlich fertig sein? 

Niemand arbeitet gerne unter starkem Zeitdruck und mit sich verändernden Prioritäten, aber mit Asana haben Sie diese Herausforderungen im Griff und müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass Aufgaben übersehen werden könnten. Indem Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort erfassen, können Sie und Ihr Team Aufgaben mühelos nachverfolgen, ausführen und Berichte darüber erstellen.

Egal wie stressig es gerade ist oder wie viele Veränderungen auf Sie zukommen: Mit diesen Tipps bleibt Ihr Team stets auf dem Laufenden.

1. Klären Sie, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen

In Asana gibt jede gute Aufgabe Antworten auf die Frage: Wer erledigt was bis wann? Das heißt, dass jede Aufgabe eine verantwortliche Person („wer“), einen selbsterklärenden Titel („was“) und ein Fälligkeitsdatum („bis wann“) hat. Besonders bei knappen Zeitplänen ist es wesentlich, alle Informationen zur Hand zu haben, die man zum Bearbeiten einer Aufgabe benötigt.

Aber manchmal braucht man weitere Informationen, die über das Fälligkeitsdatum hinausgehen. Abhängig davon, wie zeitkritisch Ihre Arbeit ist, möchten Sie vielleicht eine bestimmte Uhrzeit als Frist festlegen. Oder einen Arbeitsvorgang für mehrere Tage einplanen. Indem Sie Ihren Aufgaben Fälligkeitszeiten und Startdaten zuweisen, können Sie für noch mehr Klarheit sorgen. Und das ist besonders bei strikten Zeitplänen von größter Bedeutung. 

Legen Sie eine Uhrzeit in Asana fest, um deutlich zu machen, wann genau eine Aufgabe erledigt werden muss. Vertriebsmitarbeitern reicht es z. B. nicht zu wissen, dass Sie „heute“ ein Telefongespräch mit einem potenziellen Kunden haben – sie müssen wissen, zu welcher Uhrzeit dieser Anruf stattfindet. 

Manche Arbeitsvorgänge beanspruchen mehr als einen Tag. Für solche können Sie ein Startdatum festlegen, um zu kennzeichnen, wie viel Zeit für die Erledigung notwendig ist. Denken wir an ein Marketingteam, das gerade an einer neuen Website arbeitet. Für die Veröffentlichung der Website gibt es ein bestimmtes Datum, das ist das Fälligkeitsdatum. Wahrscheinlich gibt es auch Unteraufgaben für die Überprüfung von Bildern und Inhalten sowie für Fehlerbehebungen. Legen Sie für die übergeordnete Aufgabe zusätzlich zum Fälligkeitsdatum (also wann alle Aufgaben erledigt sein müssen) auch ein Startdatum fest, damit alle Beteiligten wissen, wann die Arbeit an diesem Projekt beginnt.

💡Tipp: Nutzen Sie Unteraufgaben, um komplexe Arbeitsvorgänge in kleinere Schritte zu unterteilen. Auf diese Weise können Sie jeden einzelnen Arbeitsschritt erfassen. 

2. Erkennen Sie Abhängigkeiten auf einen Blick

Besonders stressig ist es, wenn es bei knappen Fristen Aufgaben gibt, die von anderen Arbeitsvorgängen abhängig sind. Sie können nicht mit Ihrer Aufgabe beginnen, solange die andere nicht erledigt ist, aber Sie müssen unbedingt wissen, wann das sein wird!

In Asana können Sie eine Aufgabe als abhängig von einer anderen Aufgabe kennzeichnen. Dank der Abhängigkeiten-Funktion erhalten Sie in Ihrer Asana-Inbox eine Benachrichtigung, sobald die erste Aufgabe erledigt wurde. Außerdem sind Abhängigkeiten hilfreich, wenn sich bei Ihrem Projekt viele Prioritäten oder Fälligkeitsdaten verändern. Wenn das Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Aufgabe geändert wird oder sich verzögert, erhalten Sie ebenso eine Inbox-Benachrichtigung und können Ihre Arbeit dementsprechend planen.

💡Tipp: Nutzen Sie die Zeitleistenansicht, um Abhängigkeiten zwischen Aufgaben visuell darzustellen.

3. Berichten Sie über Ihre Fortschritte oder bitten Sie Kollegen um ein Update

Mit regelmäßigen Status-Updates können Sie Ihr Team einfach auf dem Laufenden halten, es auf die richtigen Prioritäten ausrichten und über den Fortschritt in Richtung Ihrer Ziele informieren, wenn Sie mit knappen Fristen arbeiten. 

In Asana haben Sie die Möglichkeit, ein Status-Update mit allen Beteiligten eines Projekts zu teilen. Mit unserem neuen Tool zur Statuserstellung können Sie eine überblicksartige Zusammenfassung einfügen und darüber informieren, ob Ihr Projekt planmäßig oder unplanmäßig verläuft oder gefährdet ist. Mit diesem Tool können Sie auch ganz einfach eine Momentaufnahme der kürzlich erledigten Aufgaben und der erreichten Meilensteine Ihres Teams hinzufügen oder überfällige Aufgaben auflisten, die jetzt besonderen Einsatz erfordern. 

💡Tipp: Sie fragen sich, wie es um ein Projekt steht, dem Sie folgen? Fordern Sie über den Fortschritt-Tab ein Status-Update an.

4. Heben Sie die wichtigsten Prioritäten hervor

Bei jedem Projekt gibt es wichtige Kontrollpunkte oder Hinweise, durch die ersichtlich wird, wie die Arbeit vorangeht, welche Fortschritte Sie gemacht haben und welche großen Etappenziele als Nächstes kommen. Das sind Ihre Projekt-Meilensteine – die einfachste Methode, um Ihrem Team klar mitzuteilen, ob Ihr Projekt auf Kurs ist oder nicht. 

Erstellen Sie Meilensteine in Asana, um Ihre Fortschritte zu erfassen. Stellen Sie sich Meilensteine wie Etappen in einem Rennen vor – Meilensteine erfassen nicht die Arbeit, die erledigt wird, sie stellen wichtige Schritte dar, die Sie in einem Projekt erreichen. Wenn Sie mit knappen Fristen und sich verändernden Prioritäten arbeiten, zeigen Meilensteine Ihrem Team, wann wichtige Schritte erledigt, aktualisiert und in irgendeiner Form verändert wurden. 

💡Tipp: Nutzen Sie die Zeitleistenansicht, um Meilensteine auf Ihrer Projekt-Zeitleiste visuell darzustellen.

Bleiben Sie mit Asana immer auf dem aktuellsten Stand

Knappe Fristen und sich verändernde Prioritäten können auf jeden Fall belastend sein, aber es gibt Möglichkeiten, damit umzugehen. Mit Asana können Sie Ihrem Team zu Bestleistungen verhelfen, egal wie der Zeitplan oder Umfang Ihres Projektes aussieht. Sorgen Sie für Klarheit und unterstützen Sie Ihr Team bei allen Arbeitsvorgängen. 

Noch mehr Asana-Tipps finden Sie in unseren Best Practices.