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Recueillez les informations dont votre équipe a besoin avec les Formulaires

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Aujourd’hui, les équipes sont plus interconnectées et collaboratives que jamais. Lorsque vous travaillez avec des collègues dont les perspectives, expertises et compétences sont différentes des vôtres, la qualité du travail produit ensemble est supérieure. Mais quand cette collaboration interfonctionnelle ne suit pas de processus clair ou n’est pas gérée de façon efficace, le travail peut très vite devenir chaotique.

Sans processus normalisé vous permettant d’obtenir les informations dont votre équipe a besoin pour commencer à travailler, ou de recueillir les avis de vos clients, celles-ci vous parviennent via une multitude de canaux (e-mails, réunions, messageries, documents partagés ou discussions de vive voix). Les informations et le travail se retrouvent éparpillés en différents endroits, les détails essentiels manquent souvent, certaines tâches passent entre les mailles du filet, et votre équipe se retrouve en retard par rapport aux échéances, en proie à la frustration et à la confusion.

Avec les formulaires proposés par Asana, vous pouvez mettre en place un processus simple pour la soumission de travail et d’informations à votre équipe. En rationalisant la façon dont ces informations sont envoyées à votre équipe, vous permettez à vos collègues d’obtenir d’emblée tous les détails dont ils ont besoin en lien avec les demandes de travaux, les rapports de bug et les avis des clients. Et comme chaque envoi de formulaire est enregistré dans votre projet Asana, vous pouvez gérer les prochaines étapes et aider votre équipe à avancer de manière plus efficace, pour que le travail soit terminé en temps voulu.

Recueil de demandes et d’informations : les cas d’utilisation des Formulaires

Chaque projet sur Asana comprend désormais un onglet Formulaires pour créer un formulaire de demande relié à ce projet spécifique. Nous vous recommandons de créer des formulaires pour recueillir les demandes émanant de personnes extérieures à votre équipe ou entreprise, chaque fois que vous avez besoin d’informations spécifiques avant de commencer à travailler. La cerise sur le gâteau ? Tout le monde peut accéder à votre formulaire et le remplir pour soumettre des requêtes ou du feedback, même les personnes qui n’ont pas de compte Asana. De cette façon, vous disposez toujours d’emblée des informations nécessaires pour votre travail et vous suivez tout depuis un seul et même endroit.

Les Formulaires sont particulièrement utiles pour recueillir :

Comment créer un formulaire dans un projet Asana

Chaque projet sur Asana comprend désormais la possibilité de créer et d’utiliser un formulaire. Pour cela, il vous suffit d’accéder à l’onglet Formulaires au sein du projet.

Vous pouvez modifier le nom du formulaire si vous ne souhaitez pas qu’il ait le même nom que le projet auquel il est rattaché, et vous pouvez ajouter une description pour fournir des instructions et des informations aux personnes qui le remplissent.

Par exemple, chez Asana nous avons un projet « Rapports de bugs iOS » où nous suivons tous les bugs liés à l’application mobile iOS signalés par nos collègues et nos clients. Pour clarifier l’objectif du formulaire, nous l’avons renommé « Veuillez signaler tout bug lié à l’application mobile Asana pour iOS ».

Chaque formulaire comprend deux questions par défaut (le nom et l’e-mail) afin de recueillir les coordonnées de toute personne qui effectue une demande de travaux ou qui soumet des informations à votre équipe. Une fois un formulaire soumis, la personne qui l’a envoyé recevra une notification confirmant l’envoi. Si vous souhaitez qu’elle reçoive des mises à jour, vous pouvez l’abonner à la tâche sur laquelle vous suivrez le travail, si elle possède un compte Asana.

Lorque vous concevez votre formulaire, créez des questions pour toutes les informations que vous souhaitez recueillir et assurez-vous de les marquer comme requises pour être certain de recevoir les détails dont vous avez besoin pour passer à l’action. Si votre projet comporte des champs personnalisés, vous pouvez les ajouter sous forme de questions dans votre formulaire ; les réponses seront automatiquement recensées dans le champ correspondant. Les autres informations soumises dans le formulaire apparaîtront dans la description de la tâche pour tout regrouper au même endroit.

Vous pouvez également autoriser l’ajout de pièces jointes à votre formulaire, comme des briefs créatifs, des images, des documents, des PDF et autres fichiers. Ces pièces jointes seront ensuite ajoutées à la nouvelle tâche de votre projet pour que tout reste relié. Enfin, vous pouvez désigner un responsable par défaut, comme votre chef de projet créatif, un responsable informatique ou autre afin que toute nouvelle soumission leur soit automatiquement attribuée. Ils pourront ensuite trier le travail et le réattribuer au besoin.

Pour obtenir des instructions détaillées et plus d’informations sur les Formulaires, consultez le Guide.

Comment partager et utiliser votre formulaire Asana

Une fois toutes les questions créées, un lien sera généré. Vous pourrez le partager avec votre équipe, l’ajouter dans la description de votre projet Asana, l’inclure dans des e-mails ou l’ajouter à votre site Web. Pour cela, cliquez sur le bouton Copier le lien du formulaire en haut à droite. Le lien sera alors copié sur votre presse-papier et pourra être partagé.

Quelle que soit la façon dont les gens accèdent à votre formulaire, toutes les réponses deviendront de nouvelles tâches dans le projet Asana relié.

Que faire avec les Formulaires ?

Nous avons hâte de découvrir toutes les façons dont les Formulaires peuvent aider votre équipe à recueillir les informations dont elle a besoin dès le départ, pour que vous passiez moins de temps à trouver les détails et plus de temps sur le travail lui-même. Si vous utilisez Asana Business ou Enterprise, vous pouvez vous en servir dès aujourd’hui. Sinon, vous pouvez les essayer gratuitement ou parler à un membre de notre équipe commerciale afin d’en savoir plus.

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