3 conseils pour bien adopter Asana

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Note de l’éditeur : cet article fait partie de notre série mettant à l’honneur nos auteurs invités. Il a été rédigé par Ashley Wright, directrice du marketing et de la communication à la Seattle School.

Il y a de cela un an, notre équipe de direction à la Seattle School of Theology & Psychology, école supérieure et séminaire au cœur de la ville de Seattle, a décidé d’implémenter Asana au sein de ses équipes administratives. L’un de nos objectifs stratégiques annuels était de mettre en place des systèmes et structures efficaces pour soutenir une collaboration dynamique. Après des transitions importantes, nous nous préparions à faire face à une croissance significative dans les domaines clés que sont les produits numériques et les programmes en ligne. Nos capacités et systèmes de collaboration avaient donc bien besoin d’être renforcés. Pour assurer le succès de la mise en œuvre et de l’adoption d’Asana dès la première année, nous avons suivi 3 principes clés.

Élaborer un argumentaire solide autour d’Asana

En tant qu’établissement d’enseignement supérieur, nous accordons beaucoup d’importance à la recherche. Ainsi, lorsque nous avons découvert le rapport Forrester Wave qui identifie Asana comme un leader de la gestion collaborative du travail, nous avons tout de suite su que nous étions face à un outil sérieux qui nous aiderait à atteindre notre objectif de collaboration. Huit de nos équipes utilisaient déjà la version gratuite d’Asana, et nous voulions mettre à profit cette solution dans le cadre d’une gestion collaborative du travail. 

En gardant à l’esprit nos objectifs stratégiques de collaboration, j’ai mis en évidence nos plus grosses difficultés et montré comment les équipes pourraient travailler ensemble plus efficacement sur Asana.

Difficulté : nous repartions de zéro à chaque fois sur des processus pourtant répétables, comme l’intégration des nouveaux employés, l’organisation d’événements ou les campagnes de communication. Nous perdions ainsi un temps précieux et n’avions pas les moyens de mettre le doigt sur les points à améliorer. 

• Solution : la création de modèles de projet pour chaque processus répétable nous permettrait d’identifier facilement les responsabilités lorsque plusieurs équipes cherchent à franchir un jalon commun. 

Difficulté : nos équipes commerciales et produits avaient du mal à se tenir informées des changements et mises à jour lors de la planification et du lancement de nouveaux cours en ligne. 

• Solution : les mises à jour de statut de projet et les Jalons nous aideraient à suivre la progression, et la vue Chronologie constituerait un outil de visualisation idéal pour montrer les liens de dépendance entre les tâches tout au long des projets. 

Difficulté : les ressources humaines et la comptabilité s’appuyaient essentiellement sur des formulaires papier pour toutes les demandes et approbations, avec toutes les difficultés que cela pouvait représenter en matière de suivi. 

• Solution : les Formulaires et les Approbations étaient tout indiqués ! Il nous serait possible de mettre en place des formulaires pour les demandes de paiement et les évaluations trimestrielles des employés, mais aussi d’obtenir rapidement des approbations sur les demandes les plus simples.

Nous avions donc désormais une bonne idée de la façon dont nous pourrions résoudre ces difficultés ensemble sur Asana, mais il nous restait du pain sur la planche. Nous avions bien conscience des efforts nécessaires pour revoir ces processus, ainsi que du fait qu’il nous faudrait un plan bien ficelé pour y parvenir. 

Prévoir une implémentation collaborative

Pour apporter des changements significatifs au sein d’une organisation, il faut avoir un plan. Or, mettre en œuvre une nouvelle solution auprès de 60 personnes était une opération d’envergure. Par le passé, plusieurs implémentations s’étaient soldées par un échec, et je savais que la manière dont nous allions planifier cette mise en œuvre et former le personnel à l’utilisation d’Asana serait la clé pour atteindre notre objectif de collaboration. 

Nous avons donc saisi toutes les opportunités d’apprentissage qui s’offraient à nous, et avons profité pleinement des séances de formation et de planification proposées par notre responsable de la réussite client Asana. Nous avons encouragé les membres du personnel à participer à des événements de l’Asana Together World Tour et apporté notre soutien à ceux qui souhaitaient intégrer le programme des ambassadeurs Asana. Ces sessions ont été essentielles à la diffusion de notre vision et de l’enthousiasme entourant l’adoption d’Asana. Nous avons ensuite identifié des « utilisateurs de référence » dans chaque équipe et constitué ainsi un groupe de formateurs pour accompagner la mise en œuvre. Cette équipe a tout de suite réfléchi aux bonnes pratiques et conventions à adopter par l’ensemble de l’école dans son utilisation d’Asana. Ensemble, nous avons élaboré (et continuons de mettre à jour) notre « Guide d’utilisation d’Asana », qui est aujourd’hui le premier projet consulté par les nouveaux utilisateurs à leur arrivée parmi nous. Il couvre absolument tout, de la nomenclature des titres de projet aux règles concernant les moyens de communication à utiliser selon les situations (commentaires des tâches ou onglet Discussions des projets, par exemple).

L’instauration d’un mode de travail collaboratif pour cette équipe d’utilisateurs de référence nous a aidés à définir le modèle de collaboration que nous souhaitions insuffler entre nos équipes.

Mesurer et élargir votre utilisation

Après environ trois mois de formation et de mise au point des conventions avec les utilisateurs de référence, nous avons demandé à tous nos utilisateurs d’Asana de répondre à une enquête sur leur aptitude à se servir de l’outil. Plus de 80 % d’entre eux ont indiqué pouvoir utiliser Asana « particulièrement bien » ou « plutôt bien » : un grand pas vers notre objectif qui nous a permis de juger de la réussite de notre plan d’adoption. Nous avons ainsi repéré les personnes qui avaient besoin d’un complément de formation et mis en place des sessions individuelles approfondies pour les aider à mieux comprendre Asana et améliorer leur prise en main. Enfin, au fur et à mesure que nous accueillons de nouveaux collègues, nous essayons d’identifier toujours plus de possibilités pour mieux travailler ensemble sur Asana. 

Maintenir les relations au centre de la réflexion 

Asana joue un rôle majeur dans la façon dont nos employés travaillent ensemble au quotidien. Désormais, nous pouvons aisément identifier où en est un projet, organiser un événement, obtenir des approbations de paiement et mettre à jour ou reproduire un processus ou projet, en toute transparence. Asana offre énormément de solutions créatives pour collaborer, et je sais que notre équipe est enthousiaste à l’idée de poursuivre la transformation de nos relations au travers d’une collaboration et une communication améliorées.