Três dicas para garantir uma adoção bem-sucedida da Asana
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Nota do editor: esta publicação foi escrita por Ashley Wright, diretora de marketing e comunicações da The Seattle School.
Há um ano, a equipe executiva da The Seattle School of Theology & Psychology, que, além de seminário, oferece também cursos de graduação no coração de Seattle, decidiu implementar a Asana para as nossas equipes administrativas. Uma de nossas metas estratégicas era criar sistemas e estruturas eficientes que promovessem uma colaboração dinâmica. Já havíamos passado por algumas transições consideráveis e nos preparávamos para uma ampliação nas áreas cruciais dos programas on-line e produtos digitais. Os sistemas e esforços de colaboração eram algumas das áreas críticas que poderiam ser melhoradas. Para assegurar que a implementação e a adoção da Asana fossem realizadas com sucesso logo no primeiro ano, fizemos três coisas importantes.
Ter um argumento convincente sobre a Asana
Por sermos uma instituição de ensino superior, reconhecemos o valor dos estudos e das pesquisas. Quando tomamos ciência do Relatório Forrester Wave, que nomeou a Asana como líder em gerenciamento colaborativo do trabalho, ficou evidente que havíamos escolhido uma ferramenta excelente para alcançar a nossa meta de colaboração. Oito equipes diferentes já estavam usando a versão gratuita da Asana, e queríamos começar a tirar proveito da sua capacidade de fazer o gerenciamento colaborativo do trabalho.
Com as nossas metas de colaboração estratégica em mente, apontei os nossos maiores problemas e demonstrei como as equipes poderiam juntas trabalhar melhor com a ajuda da Asana.
Problema: era necessário recomeçar sempre do zero alguns processos recorrentes, como de integração, planejamento de eventos e fluxos de trabalho para campanhas. Com isso, perdíamos um tempo valioso e não conseguíamos identificar os pontos problemáticos que precisavam ser aprimorados nos nossos processos.
- Solução: criar modelos de projetos para os processos recorrentes nos permitiria ver facilmente o que cada um está fazendo quando diversas equipes unem forças para atingir um marco.
Problema: nossas equipes de vendas e produtos estavam com dificuldades de se manter a par das mudanças e atualizações durante o planejamento e lançamento de novos cursos on-line.
- Solução: as atualizações de status dos projetos e os Marcos seriam úteis para acompanharmos o progresso, e a visualização de cronograma ofereceria uma ajuda visual valiosa para sabermos onde haveria dependências entre as tarefas ao longo dos projetos.
Problema: os departamentos de recursos humanos e contabilidade dependiam em grande medida de formulários em papel para as suas aprovações e solicitações, o que tornava difícil acompanhar o processo.
- Solução: é aqui que os Formulários e as Aprovações mostram o seu grande valor! Seria possível preparar formulários para as solicitações de pagamento e as avaliações trimestrais de funcionários, além de obter aprovações rápidas para pedidos simples.
Quando já tínhamos uma visão de como poderíamos juntos solucionar esses aspectos com a ajuda da Asana, encontramos tudo já preparado e organizado para começar a trabalhar. Sabíamos que essas mudanças de processos exigiriam alguns esforços e que precisaríamos de um planejamento coordenado para obter sucesso.
Ser colaborativo na implementação
Mudanças significativas em uma organização exigem planejamento, e implementar um novo aplicativo para 60 funcionários seria muito trabalhoso. A nossa história era marcada por implementações insatisfatórias, e eu sabia que o modo como planejássemos e instruíssemos a equipe para utilizar a Asana seria determinante para alcançarmos a nossa meta de trabalhar em conjunto de forma colaborativa.
Nós aproveitamos ao máximo todas as oportunidades de aprendizagem que estavam ao nosso alcance, sem contar todo o planejamento e as sessões de treinamento com o nosso Consultor de sucesso da Asana. Além disso, incentivamos as equipes a participar dos eventos realizados durante a Turnê mundial de Asana Together e oferecemos o nosso apoio aos funcionários que se candidataram ao programa de Embaixadores Asana. Essas sessões foram fundamentais para difundir a visão e o entusiasmo pela Asana. Nós, então, identificamos os “usuários líderes” de cada equipe, e formamos uma aliança de instrutores para nos ajudar a implementar a Asana. Essa equipe passou a trabalhar na elaboração de boas práticas e convenções para o uso da Asana pela The Seattle School. Juntos, criamos e continuamos a atualizar o nosso “Guia sobre como usar a Asana”, que passou a ser o primeiro projeto que os novos usuários acessam durante o processo de integração. Esse guia abrange tudo, das convenções de designação de projetos às instruções sobre quando comentar em uma tarefa ou se comunicar na aba de conversas do projeto.
Formar essa equipe de usuários líderes nos proporcionou um espaço colaborativo que serviu para criar e promover a colaboração que almejávamos.
Avaliar e ampliar a utilização da Asana
Cerca de três meses após o nosso treinamento e a elaboração das convenções por parte dos usuários líderes, solicitamos que todos os usuários respondessem ao que chamamos de “Pesquisa de aptidão para usar a Asana”. Mais de 80% dos usuários disseram que já dominavam a Asana de forma moderada ou excepcional. Isso foi um grande estímulo para a nossa meta, e nos ajudou a compreender se o nosso plano de adoção havia tido êxito. Identificamos os funcionários que precisavam de mais treinamento e realizamos sessões individuais e aprofundadas para que pudessem entender e usar a Asana de uma maneira melhor. Agora, à medida que integramos novos funcionários e que novos recursos são lançados, exploramos como a Asana pode continuar contribuindo para que as nossas equipes trabalhem melhor em conjunto e também de outras formas.
Mantendo a conexão no centro de tudo
A Asana desempenha um grande papel na maneira como a nossa equipe trabalha em conjunto diariamente. Agora, está claro onde e como podemos encontrar a atualização de progresso de um projeto, planejar um evento, obter aprovações para pagamentos e atualizar ou repetir um fluxo de trabalho ou projeto. A Asana traz inúmeras soluções criativas para a colaboração, e sei que a equipe está entusiasmada para dar continuidade à nossa missão de transformar as relações por meio de uma conexão e uma colaboração mais favoráveis.
