Consejo de Asana: Cómo pasar rápidamente de la solicitud a la entrega final

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Si tu equipo tiene un proceso de incorporación del trabajo, entonces sabrás lo difícil que puede ser gestionar las solicitudes de forma oportuna, efectiva y sin dolores de cabeza. Además de asegurarte de obtener toda la información que necesitas para completar la solicitud, también quieres asegurarte de que cada solicitud se realice en el orden correcto y que ninguna tarea se pase por alto. 

Por suerte, existe una forma mejor. En lugar de hacer todo el trabajo tú mismo, prueba estos cuatro pasos de Asana para simplificar todo el proceso, de la solicitud inicial a la entrega final. 

Paso 1: Simplifica el proceso de las solicitudes con los Formularios

El primer obstáculo en el proceso de incorporación del trabajo es asegurarse de que cuando se envía la solicitud, obtengas toda la información que necesitas y en el lugar correcto. Si no tienes un proceso formal establecido, es probable que recibas solicitudes a través de varios canales: emails, mensajes de Slack y tal vez incluso tareas aisladas de Asana. 

Cuando tus solicitudes están dispersas en diferentes aplicaciones y en diferentes formatos, puede resultar difícil saber si estás haciendo todo el trabajo. Para evitar esto, usa los Formularios para hacer las preguntas correctas y simplificar el proceso, tanto para ti como para tus compañeros. Cualquier persona puede completar y enviar formularios de Asana, incluso si no tienen una cuenta de Asana. 

Y con las series de opciones en los Formularios, puedes personalizar los formularios para que los miembros del equipo y los clientes solamente respondan las preguntas que son relevantes. Ya no es necesario que preguntes“Si contestaste la pregunta anterior de manera afirmativa…”. En cambio, puedes crear un formulario dinámico que solo plantee preguntas relevantes.

Paso 2: Automatiza el trabajo manual con las Reglas

Una vez que obtengas todos los datos que necesitas, también debes asegurarte de que la información llegue a las personas adecuadas. Por lo general, este proceso es manual, demanda mucho tiempo y se interpone en el trabajo de alto impacto. En Asana, puedes usar las Reglas para asegurarte de que toda la información se derive correctamente. 

Las Reglas se componen de dos partes: un disparador y una acción. Para automatizar tu proceso de solicitud de trabajo, crea un disparador en función de una tarea nueva que se agrega al proyecto (lo que sucede cuando se envía el formulario). Luego, puedes configurar la acción que quieras. Puedes asignar tareas automáticamente a tus compañeros de equipo, agregar compañeros de equipo como colaboradores, establecer campos personalizados, agregar la tarea a otro proyecto y mucho más. Obtén más información sobre las Reglas en la Guía de Asana.

💡Consejo: Los clientes de Asana Business y Enterprise pueden configurar reglas con varios disparadores o acciones. Por ejemplo, puedes crear una regla con dos disparadores y una acción: si se agrega una tarea nueva al proyecto y tiene una fecha de entrega, asigna esta tarea a un miembro específico del equipo.

Paso 3: Da seguimiento a la capacidad productiva de tu equipo con la Gestión de recursos 

Una vez que se asigna el trabajo, necesitas asegurarte de que nadie en el equipo se sienta abrumado por las solicitudes. Por ese motivo, ningún proceso de incorporación del trabajo está completo sin una gestión de recursos. 

Con la Gestión de recursos, puedes tener una idea en tiempo real del trabajo de todos en una vista centralizada. De ese modo, podrás reasignar el trabajo en caso de ser necesario y evitar el agotamiento antes de que ocurra.

Paso 4: Simplifica el proceso de comentarios con las Aprobaciones

Si estás gestionando algún tipo de proceso de solicitudes creativas, seguramente debas incorporar aprobaciones a dicho proceso. Sin un sistema de aprobaciones adecuado, se pueden perder los comentarios y los trabajos que están casi terminados pueden tardar días en entregarse. También puede resultar difícil poder comunicar los comentarios.

Puedes simplificar todo el proceso de comentarios si marcas cualquier tarea normal de Asana como una Aprobación. De esta manera, el botón Marcar como finalizada que está en la parte superior de la tarea se remplazará por tres opciones: Aprobar, Solicitar cambios o Rechazar. De esa manera, los responsables de aprobar el trabajo pueden comunicar claramente sus necesidades con tan solo un clic. 

💡Consejo: En el caso de sugerencias y modificaciones, usa la función de Verificación en los archivos PDF y las imágenes para marcar exactamente lo que quieres modificar. Simplemente haz clic en el archivo PDF o de imagen adjunto para dejar un comentario exactamente donde necesitas hacer el cambio. El comentario funcionará como una tarea, con un responsable y una fecha de entrega.

Crea tu propio proceso de incorporación de trabajos con Asana

Crea un proceso de incorporación del trabajo con Asana y asegúrate de que ninguna tarea se pase por alto. ¿Gestionas tu proceso de solicitud de trabajo en Asana? ¡Comparte tus consejos favoritos en los comentarios!