Asana-Tipps: Der schnellste Weg von der Anfrage zum Ergebnis

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Wenn Ihr Team einen Anfrageprozess für eingehende Arbeitsaufträge hat, dann wissen Sie, wie herausfordernd es sein kann, Anfragen rechtzeitig, effektiv und ohne viel Kopfzerbrechen zu bearbeiten. Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass Sie alle Informationen erhalten, die Sie zum Erledigen der Anfrage benötigen, sondern auch, dass jede Anfrage in der richtigen Reihenfolge bearbeitet wird und keine Aufgabe in der Hektik des Alltags untergeht. 

Glücklicherweise gibt es dafür eine Lösung. Anstatt die ganze Arbeit selbst zu erledigen, testen Sie diese vier Asana-Tipps, um den gesamten Prozess zu vereinfachen – von der ersten Anfrage bis hin zum endgültigen Ergebnis. 

Schritt 1: Optimieren Sie den Anfrageprozess mit Formularen

Die erste Hürde bei einem Prozess für eingehende Anfragen besteht darin, sicherzustellen, dass alle benötigten Informationen bei Übermittlung der Anfrage an der richtigen Stelle landen. Wenn Sie kein formelles Verfahren haben, erreichen Sie die Anfragen wahrscheinlich auf verschiedenen Wegen: Per E-Mail, über Slack-Nachrichten und vielleicht auch über Asana-Aufgaben. 

Wenn Ihre Anfragen über verschiedene Anwendungen in verschiedenen Formaten verstreut sind, kann es schwierig sein, über alle erledigten Aufgaben informiert zu bleiben. Verwenden Sie stattdessen Formulare, um alle relevanten Fragen zu klären und den Anfrageprozess sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter einfach zu halten. Jeder kann ein Asana-Formular einreichen, auch wenn die Person selbst kein Asana-Konto hat. 

Mit Formularverzweigungen können Sie Ihre Formulare so anpassen, dass Teammitglieder und Kunden nur noch relevante Fragen beantworten. Fügen Sie also nie wieder den folgenden Hinweis ein: „Wenn Sie die vorherige Frage mit ‘Ja’ beantwortet haben…“  Erstellen Sie stattdessen ein dynamisches Formular, das nur relevante Fragen anzeigt.

Schritt 2: Automatisieren Sie manuelle Arbeit mithilfe von Regeln

Wenn Sie alle nötigen Details zusammen haben, müssen Sie dann auch dafür sorgen, dass die Informationen in die richtigen Hände gelangen. Dieser Prozess ist in der Regel manuell sowie zeitaufwendig und steht einer effizienten Arbeitsweise im Weg. Verwenden Sie stattdessen Regeln, um sicherzugehen, dass alles korrekt weitergeleitet wird. 

Regeln haben zwei Bestandteile: einen Auslöser und eine Aktion. Um Ihren Prozess für Arbeitsanfragen zu automatisieren, erstellen Sie einen Auslöser auf der Grundlage einer neuen Aufgabe, die dem Projekt hinzugefügt wird (das geschieht, wenn das Formular eingereicht wird). Legen Sie dann die Aktion nach Ihren Wünschen fest. Sie können Aufgaben automatisch Teamkollegen zuweisen, Teamkollegen als Beteiligte hinzufügen, benutzerdefinierte Felder festlegen, die Aufgabe einem anderen Projekt oder auch einer Reihe anderer Aktionen hinzufügen. Weitere Informationen über Regeln finden Sie in unserem Leitfaden.

💡Tipp: Kunden von Asana Business und Enterprise können Regeln mit gleich mehreren Auslösern oder Aktionen festlegen. Sie könnten zum Beispiel eine Regel mit zwei Auslösern und einer Aktion erstellen: Wenn dem Projekt eine neue Aufgabe hinzugefügt wird und diese ein Fälligkeitsdatum hat, weisen Sie diese Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zu.

Schritt 3: Erfassen Sie die Teamkapazität mit Workload 

Sobald die Arbeit zugewiesen ist, sollte sichergestellt sein, dass niemand in Ihrem Team mit Anfragen überhäuft wird. Aus diesem Grund ist ohne Workload-Management auch kein Anfrageprozess für eingehende Arbeiten vollständig. 

Mit Workload erhalten Sie über eine zentrale Ansicht einen Echtzeit-Einblick in die Arbeit Ihres Teams. So können Sie, wenn nötig, Aufgaben neu verteilen und Burnout frühzeitig vermeiden.

Schritt 4: Vereinfachen Sie Ihren Feedbackprozess mit Genehmigungen

Wenn Sie irgendeine Art von kreativem Anfrageprozess verwalten, müssen Sie wahrscheinlich auch Genehmigungen mit in den Prozess einbinden. Ohne ein geeignetes System für Genehmigungen kann Feedback verloren gehen. Dies kann die gewünschten Ergebnisse noch kurz vor ihrer Fertigstellung unnötigerweise um Tage verzögern. Zudem kann es sämtliche Kommunikation im Zusammenhang mit Feedback noch erschweren.

Sie können den gesamten Feedbackprozess vereinfachen, indem Sie eine beliebige Asana-Aufgabe als Genehmigung markieren. Dadurch ändert sich der Button Erledigt am oberen Rand der Aufgabe in drei Optionen: Genehmigen, Überarbeiten oder Verwerfen. Auf diese Weise können die Genehmigenden ihre Anliegen mit nur einem Mausklick klar kommunizieren. 

💡Tipp: Verwenden Sie für Bearbeitungen und Vorschläge die Korrekturhinweise von PDFs und Bildern, um genau das zu markieren, worum es geht. Klicken Sie einfach auf die angehängte PDF oder Bilddatei, um einen Kommentar genau dort zu hinterlassen, wo Sie eine Änderung benötigen. Dieser Kommentar funktioniert wie eine Aufgabe mit einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum.

Erstellen Sie Ihren Anfrageprozess für eingehende Arbeitsaufträge mit Asana

Stellen Sie sicher, dass keine Aufgaben mehr untergehen, indem Sie Ihren Anfrageprozess mit Asana anlegen. Läuft Ihr Anfrageprozess bereits über Asana? Dann schreiben Sie uns gern Ihre Tipps in die Kommentare!