Asana ヒント: 手作業を減らす 4 つの方法
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感覚で答えてみてください。私たちはどれくらいの時間を手作業に使っていると思いますか？「手作業」と言っても、文書の準備や仕事の割り当て、レポートの作成など、さまざまなものがあるため、それほど多くの時間を費やしているようには感じないかもしれません。しかし、手作業は 1 日の仕事時間の 60% に相当する忙しいだけの仕事、いわゆる仕事のための仕事を生み出す大きな原因となっています。仕事のための仕事には、手作業に加え、重複している作業やステータスミーティングへの参加、承認の確認なども含まれます。
チームリーダーにとって、手作業を減らすということは、仕事がしやすくなるということだけではなく、チームが専門性を要し、高いインパクトを生む仕事に注げる時間を増やすための非常に便利な方法でもあります。承認を追い求めたり、メールを探し回ったりするのは止めて、以下に紹介する 4 つのヒントを使ってプロセスを合理化し、仕事のための仕事を減らしましょう。
1. テンプレートを使ってスピーディにプロジェクトを開始する
プロジェクトをセットアップし、作業を始める準備をするには相当の時間がかかります。適切なツールがないと、すべてを手作業で行わなくてはなりません。普段から Asana をプロジェクトマネジメントに使用している方は、先進的な働き方をしていると言えます。CSV インポート機能を使ってプロジェクトを他のツールからインポートすれば、さらに簡単にプロジェクトを開始できます。タスクの詳細、オーナーシップ、日付、カスタムフィールドなどを手作業で移動させるのではなく、情報を自働的に直接 Asana に取り込むことができます。
これからプロジェクトを始める場合は、既成の Asana テンプレートを使用して、既成のセクションやカスタムフィールド、タスク例などを利用することもできます。Asana のテンプレートには、コンテンツカレンダーから、新入社員のオンボーディング、会議の議題まで、50 種類を超える選択肢があります。また、Asana で作成したプロジェクトのうち頻繁に使用しているものがある場合は、カスタムテンプレートに変換できるので、セットアップをスキップして、すぐに作業に取りかかることができます。
2. ルールを使って自動的に仕事を割り当てる
仕事を手動で適切なチームメンバーに振り分け、割り当てるのにはとても時間がかかります。タスクの割り当てに何時間も費やす代わりに、ルールを使ってその作業を自動化しましょう。
ルールを使用すると、トリガーとアクションを設定できます (Asana Business と Enterprise のお客様は複数のトリガーを設定できます)。たとえば、プロジェクトに新しいタスクが追加されたら、特定のチームメンバーにタスクを割り当てるというルールを設定できます。また、作成されたタスクに一定のカスタムフィールドがある場合は、特定のチームメンバーにタスクを割り当て、さらに、関係者をタスクのコラボレーターとして追加するというルールを作成することもできます。
💡ヒント: Asana ではさまざまな既成のルールを使ってよくあるタスクを自動化できます。また、プロジェクト固有のニーズを基に、独自のルールを作ることもできます。
3. 依存関係を使って仕事を順調に進行させる
タスクは他のタスクに依存することがよくあります。チームリーダーは、ある仕事のレビューや承認を行う必要があり、チームメンバーがその仕事を終わらせるまで待たなくてはいけない場合があります。しかし、定期的に進捗を確認したり、それを日々の To-Do に追加したりする必要はありません。依存関係を使えばその作業は不要になります。
依存関係を使用すると、自分のタスクが依存するタスクが完了したり、その期日が変更されたりしたときに、通知を受けることができます。そうすることで、自分のタスクはブロックが解除されるまで保留にしておき、仕事に取りかかれるようになったときには通知が届きます。
4. ダッシュボードを使ってプロジェクトのインサイトをリアルタイムに確認する
プロジェクトのデータを定期的にレポートにまとめている方、そのプロセスを手作業で行っているのではないでしょうか。レポートを手作業で作成すると、時間と労力が無駄になるだけでなく、必要なときに情報や詳細をすぐに確認できなくなることがあります。
プロジェクトの健全性を確認するために、個々のチームメンバーからデータを手動で集めてそれをまとめる必要はありません。ダッシュボードを使えば、プロジェクトのデータに基づいてチャートが自動的に作成されます。ダッシュボードの 5 つの主なチャートはすべてカスタマイズ可能なので、情報を自分の好きな形で細かく分析できます。
💡ヒント: ダッシュボードのチャートをダウンロードし、次のメールやステータス更新に使用しましょう。
手作業を減らしましょう
チームの時間や労力を浪費する手作業は、なくてよいはずです。繰り返し発生する大きな問題から小さなショートカットまで、手作業を減らす方法を見つけると、チームは大きなインパクトを生む仕事をもっと多く仕上げることができます。ご紹介した時短のヒントや他の機能を今すぐ Asana でお試しください。
Asana で手作業を減らすお気に入りの方法はありますか？ぜひコメント欄からお知らせください！
