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Asana-Tipps: 4 Möglichkeiten, um manuelle Arbeitsvorgänge zu reduzieren

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Raten Sie mal, wieviel Zeit Sie mit manuellen Tätigkeiten vergeuden. Im Nachhinein fühlt es sich oft gar nicht so lange an, weil „manuelle Arbeit“ so unterschiedlich aussehen kann. Es kann sich z. B. um die Erstellung von Dokumenten oder Berichten, um Routineaufgaben, usw. handeln – die Liste ist lang. Aber manuelle Arbeit macht einen großen Teil der Arbeit rund um die Arbeit (also unnötigem Aufwand) aus, der 60 % des Arbeitstages einnimmt. Neben manueller Arbeit zählen auch Doppelarbeit, die Teilnahme an Status-Meetings, das Einholen von Genehmigungen und viele weitere Tätigkeiten zur Arbeit rund um die Arbeit. 

Für Sie als Teamleiter ist die Reduzierung von manueller Arbeit nicht nur praktisch – Sie geben dadurch Ihrem Team auch mehr Zeit für fachspezifische Arbeiten, die eine größere Wirkung erzielen. Das Einholen von Genehmigungen und die endlose Suche nach E-Mails hat ein Ende: Mit diesen vier Tipps können Sie Prozesse optimieren und die Arbeit rund um die eigentliche Arbeit reduzieren. 

1. Nutzen Sie Vorlagen, um neue Projekte schneller zu beginnen

Die Vorbereitung von Projekten, vor dem eigentlichen Beginn der Arbeit, kann sehr zeitintensiv sein. Ohne die richtigen Tools müssen Sie diese Tätigkeiten zu 100 % manuell durchführen. Wenn Sie Asana schon regelmäßig für Ihr Projektmanagement nutzen, sind Sie einer Lösung dafür aber schon einen Schritt näher. Damit der Start neuer Projekte so einfach wie möglich verläuft, können Sie Projekte von anderen Tools mit unserem CSV-Import ganz einfach importieren. Aufgabendetails wie verantwortliche Personen, Termine und benutzerdefinierte Felder werden automatisch in Asana übertragen. 

Wenn Sie gerade mit einem neuen Projekt beginnen, können Sie auch vorgefertigte Asana-Vorlagen verwenden. Diese bieten Ihnen vorbereitete Abschnitte, benutzerdefinierte Felder und Beispielaufgaben. Es stehen Ihnen mehr als 50 Asana-Vorlagen zur Auswahl, bei denen von Vorlagen für Content-Kalender, die Einführung neuer Mitarbeiter über die Tagesordnung für Meetings alles dabei ist. Haben Sie bereits ein Projekt in Asana erstellt, das Sie häufig verwenden? Dann haben Sie die Möglichkeit, dieses Projekt als benutzerdefinierte Vorlage zu speichern. So können Sie die Erstellung eines neuen Projektes überspringen und direkt mit der eigentlichen Arbeit beginnen. 

2. Weisen Sie Aufgaben mit Regeln automatisch zu

Das manuelle Sortieren und Zuweisen von Aufgaben kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Vergeuden Sie nicht länger viele Stunden Ihres Arbeitstages mit Routineaufgaben – nutzen Sie stattdessen Regeln, um diese Aufgaben zu automatisieren. 

Mit Regeln können Sie einen Auslöser einstellen (oder mehrere Auslöser, wenn Sie ein Asana Business– oder Enterprise-Kunde sind) und eine Aktion festlegen. Ein Beispiel: Sie können eine Regel erstellen, die eine Aufgabe an ein bestimmtes Teammitglied weiterleitet, wenn diese neue Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird. Oder Sie erstellen eine Regel, die eine Aufgabe einem bestimmten Teammitglied zuweist und alle relevanten Personen als Aufgabenbeteiligte hinzufügt, wenn die Aufgabe mit einem bestimmten benutzerdefinierten Feld erstellt wird.

💡Tipp: Asana bietet Ihnen viele verschiedene vorgefertigte Regeln, um häufige Aufgaben zu automatisieren. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre eigenen Regeln zu erstellen und so auf die ganz speziellen Bedürfnisse eines jeden Projektes einzugehen. 

3. Bringen Sie Ihre Arbeit mit Abhängigkeiten besser voran

Oft sind Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig. Als Teamleiter müssen Sie bestimmte Arbeiten prüfen oder genehmigen, aber um dies erledigen zu können, müssen Ihre Teammitglieder diese Arbeiten zuerst fertigstellen. Anstatt ständig nachzufragen oder die Aufgabe täglich auf Ihre To-do-Liste zu setzen, können Sie Abhängigkeiten nutzen. Dadurch werden Sie benachrichtigt, wenn Sie mit Ihrer Aufgabe beginnen können. 

Mit Abhängigkeiten werden Sie informiert, wenn die Aufgabe, von der Ihre Arbeit abhängt, erledigt ist oder wenn das Fälligkeitsdatum geändert wird. So können Sie Ihre Aufgabe zurückstellen, bis sie freigegeben wird. Ist das geschehen, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung.

4. Profitieren Sie mit Dashboards von Echtzeit-Einblicken in Ihre Projekte

Gehört die Erstellung von Projektberichten zu Ihren regelmäßigen Aufgaben? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie diese Berichte manuell erstellen. Das ist aber nicht nur zeitintensiv und anstrengend. Wenn dieser Vorgang manuell erledigt wird, ist es oft schwierig, schnell an die benötigten Informationen zu kommen. 

Lassen Sie die manuelle Suche nach Informationen über einzelne Teammitglieder und das mühsame händische Erstellen eines Berichts hinter sich. Mit Dashboards erhalten Sie einen sofortigen Einblick in den Status Ihres Projekts: Ihre Projektdaten werden automatisch in verschiedene Diagramme eingespeist. Die fünf wichtigsten Dashboards-Diagramme sind anpassbar, damit Sie Ihre Informationen genauso darstellen können, wie Sie es gerade brauchen.

💡Tipp: Laden Sie nach Bedarf Dashboards-Diagramme herunter, um sie via E-Mail zu versenden oder in ein Status-Update einzufügen.

Verabschieden Sie sich von manuellen Arbeitsvorgängen

Manuelle Arbeit muss nicht länger die Zeit Ihres Teams verschwenden. Von großen, immer wieder auftretenden Problemen bis hin zu kleinen Abkürzungen: Indem Sie manuelle Arbeitsvorgänge reduzieren, unterstützen Sie Ihr Team dabei, sich verstärkt auf wichtige Arbeiten mit größerer Wirkung zu konzentrieren. Testen Sie noch heute diese Tipps, um Zeit zu sparen, und viele weitere Funktionen in Asana.

Wie reduzieren Sie in Asana manuelle Tätigkeiten? Erzählen Sie uns davon in den Kommentaren!

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