Consejos de Asana: 4 formas de reducir el trabajo manual
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Si tuvieras que adivinar, ¿cuánto tiempo crees que le dedicas al trabajo manual? En retrospectiva, no parece ser mucho ya que el “trabajo manual” puede tomar muchas formas diferentes, como preparar documentos, organizar el trabajo, crear informes, etc.; la lista es larga. Sin embargo, el trabajo manual contribuye en gran medida a los pormenores del trabajo, aquel trabajo repetitivo que consume el 60 % de la jornada laboral. Además del trabajo manual, los pormenores del trabajo incluyen las tareas duplicadas, asistir a reuniones de estado, dar seguimiento a las aprobaciones y mucho más.
Como líder de equipo, reducir el trabajo manual no solo es conveniente, sino que es una excelente manera de brindarle a tu equipo más tiempo para que se centre en el trabajo calificado y de alto impacto. En lugar de perseguir aprobaciones y buscar información en los emails, prueba estos cuatro consejos para simplificar los procesos y reducir los pormenores del trabajo.
1. Usa las plantillas para comenzar de inmediato con proyectos nuevos
Configurar los proyectos para poder comenzar el trabajo requiere de mucho tiempo, y si no tienes las herramientas adecuadas, debes hacerlo 100 % de forma manual. Si usas Asana de forma periódica para la gestión de proyectos ya estás un paso adelante. Para facilitar el inicio de proyectos nuevos, puedes importarlos de otras herramientas con nuestro importador de CSV. En lugar de transferir manualmente los detalles de las tareas, los responsables, las fechas de entrega y los campos personalizados, ingresa la información directamente en Asana de forma automática.
Si recién comienzas con un proyecto nuevo, también puedes usar las plantillas prediseñadas de Asana, donde encontrarás secciones, campos personalizados y tareas de ejemplo listos para usar. Puedes elegir entre más de 50 plantillas de Asana disponibles, como calendarios de contenido, incorporación de nuevos empleados, agenda de reunión y muchas más. O bien, si has creado un proyecto en Asana que usas con frecuencia, puedes convertirlo en una plantilla personalizada para omitir el proceso de configuración y comenzar el trabajo de inmediato.
2. Asigna el trabajo de forma automática con las Reglas
La clasificación y asignación manual del trabajo a los miembros correctos del equipo puede demandar mucho tiempo. En lugar de perder horas del día en la distribución de las tareas, usa las Reglas para automatizar esos procesos manuales.
Con las Reglas, puedes configurar un disparador (o varios disparadores si eres un cliente de Asana Business o Enterprise) y una acción. Por ejemplo, puedes configurar una regla para dirigir una tarea a un miembro específico cuando se agrega una tarea nueva a un proyecto o puedes crear una regla para asignar una tarea a un miembro específico del equipo y agregar a los involucrados como colaboradores de la tarea cuando una tarea tiene ciertos campos personalizados.
💡Consejo: Asana brinda una variedad de reglas listas para usar que te ayudan a automatizar las tareas más comunes. También puedes crear tus propias reglas según las necesidades específicas de tu proyecto.
3. Usa las dependencias para avanzar con tu trabajo
A menudo, las tareas dependen de otras tareas. Como líder de equipo, es posible que tengas que revisar o aprobar el trabajo, pero primero debes esperar a que los miembros de tu equipo lo hayan terminado. En lugar de controlar con regularidad o agregar eso a tu lista diaria de tareas pendientes, usa las dependencias para que te avisen cuando se finalice el trabajo que estás esperando.
Con las dependencias, obtienes una notificación cuando se finaliza la tarea de la que depende tu trabajo o se modifica la fecha de entrega de esa tarea. De esta manera, puedes poner tu tarea en espera hasta que se desbloquee. Recibirás una notificación en el momento en el que puedas comenzar a trabajar en ella.
4. Obtén información de los proyectos en tiempo real con los Paneles
Es muy probable que los informes de proyectos que creas con frecuencia sigan un proceso manual. Pero los informes manuales no solo demandan mucho tiempo y esfuerzos innecesarios, sino que a menudo resulta difícil obtener información detallada cuando la necesitas de inmediato.
En lugar de recopilar la información de cada miembro del equipo de forma manual para crear informes y poder comprender el estado del proyecto, usa los Paneles para ver de forma automática los datos de tu proyecto en forma de gráficos. Los cinco gráficos principales de los Paneles son personalizables, para que puedas editar y presentar la información de la forma que mejor se adapte a ti.
💡Consejo: Descarga cualquiera de los gráficos de los Paneles de tus proyectos para incorporarlos a tu próximo email o actualización de estado.
¡Dile adiós al trabajo manual!
El trabajo manual no tiene por qué ser una carga para tu equipo. Ya sea que debas resolver problemas importantes y recurrentes o pequeños atajos, encontrar formas de reducir el trabajo manual puede ayudar a tu equipo a aumentar la ejecución de trabajos de alto impacto. Prueba estos consejos para ahorrar tiempo y muchas más funciones de Asana hoy mismo.
¿Cuál es tu manera favorita de reducir el trabajo manual en Asana? ¡Cuéntanos en los comentarios!
