Asana ヒント: データの報告と進捗の測定を簡単に行う方法
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Asana では、仕事のための仕事を減らすことに情熱を注いでいます。そう、1 日の 60% を占めるあの煩わしいルーチンタスクや重複タスクのことです。特定のデータポイントを探してドキュメントを検索したときのこと、適切な関係者や承認者を追いかけて貴重な時間を無駄にしたときのこと、またはレポートを読むだけで済んだはずのステータスミーティングに参加したときのことを思い出してみてください。
チームリーダーにとって、仕事の報告や進捗指標の共有は、仕事のための仕事の 1 つにすぎません。しかし、Asana を使えば、大きなインパクトを生む仕事に費やす時間を犠牲にしてまで報告をする必要はなくなります。
Asana に備えられたツールを使えば、1 か所でデータを細かく分析し、プロジェクトの詳細を集め、進捗の最新情報をチームの目標につなげることができます。これから紹介する 4 つの方法を使えば、仕事の報告を簡単に行い、進捗を測定し、大切な仕事に費やす時間を取り戻せます。
1. ダッシュボードを使ってプロジェクトのインサイトをリアルタイムに確認する
コンテンツカレンダーから仕事リクエストのボードや製品リリースまで、Asana でどのようなプロジェクトを管理する場合でも、ダッシュボードを使えば、プロジェクトの現状を一目でリアルタイムに確認できます。
ダッシュボードはカスタマイズできるので、プロジェクトのどのようなデータが必要な場合でも、それを視覚化し、報告することができます。たとえば、チームのワークフローにおいて効率のよい部分や滞っている部分を確認したい場合は、棒グラフを使って、未完了タスクや近日のタスク、またはすべてのタスクをセクション別に表示することができます。チーム内における仕事の割り当て状況を確認する必要があれば、ロリポップチャートを使い、担当者別に絞り込むこともできます。数値カスタムフィールドを使用しているなら、数値カスタムフィールドの合計を使ってプロジェクト予算の合計や所要時間を確認することができます。
💡ヒント: チャートをクリックすれば、基となっているタスクの内容を詳しく確認できます。
ダッシュボードをカスタマイズしたら、チャートを PNG 画像としてダウンロードし、次回のステータス更新や進捗報告に使用することができます。スプレッドシートでデータを自ら更新するという作業はもうやめましょう。クリックするだけで完了です。
2. ステータスを使って最新情報を簡単に共有する
ステータスを使えば、プロジェクトに関するすべての情報を 1 か所に集約できるので、簡単に複数部門の関係者全員と情報を共有できます。まずは、ステータスに含めるセクションを選択し、それからハイライトやチャートを使って、完了済みのタスクや関連するマイルストーンなど、プロジェクトの大切な情報を視覚的に共有します。
💡ヒント: ステータス更新の中でチームメンバーや関係者を @メンションすれば、よい成果を出した人に感謝したり、他部門の関係者と情報を共有したり、仕事を進行させたりできます。
3. 高度な検索で複数のプロジェクトのタスクを検索する
ダッシュボードとステータスを使えば、1 つのプロジェクトの中で必要な指標を簡単に特定できます。しかし、複数のプロジェクトのタスクやデータを報告するとなると、高度な検索を使ったレポートが必要になります。
Asana で情報を探すときは、高度な検索を使うのが一番便利です。高度な検索では、タスクの担当者、タスクが属するプロジェクト、その期日などの条件を基に検索を実行できます。高度な検索を実行した後は、その結果をレポートとして保存できます。レポートは、画面左のサイドバーに保管され、最新の情報を基に自動的に作成されます。たとえば、フォローアップが必要な仕事や近日予定されている優先度の高いタスク、直属の部下に割り当てられている未完了のタスクを追跡するためのレポートなどを作成できます。
💡ヒント: 高度な検索によるレポートは、作成した後にいつでも編集できます。レポートを開いてから、右上隅の検索を絞り込むをクリックしてください。
4. チームや会社の目標の進捗を測定する
最終的には、目標に対するチームの進捗状況を確認するために、進捗を報告し、データを測定しなければいけません。しかし、目標の進捗を効果的に追跡するには、チームの日々の仕事がどのように会社の目標達成に貢献しているのかを確認できる必要があります。
Asana で目標を追跡すると、日々の仕事、プロジェクト、およびポートフォリオを四半期または年間の目標につなぐことができます。各目標には、関連プロジェクトのセクションがあり、プロジェクトまたはポートフォリオの進捗ビューで、自分のプロジェクトが支えている目標を確認できます。自分の仕事がどのように会社のミッション達成に貢献するのかというつながりが明確になり、チームメンバーは最高の成果を上げるのに必要な情報と背景情報を持って働くことができます。
💡ヒント: ステータス更新を送信するときに、目標を @メンションしておけば、チームメンバーは、自分の仕事が支える目標を常に把握しておけます。
報告はいたって簡単
進捗の報告と測定は、効率よく働くチームにとって欠かさない作業ですが、サポートの作成やデータの収集には相当の時間がかかります。これまで紹介した Asana の 4 つの機能を活用すれば、進捗の報告と測定がいとも簡単にできるようになります。チームは最高の結果を生み出すのに必要な背景情報と詳細を得ることができ、時間のかかるプロセスも不要になります。今すぐ Asana にログインして、これらの機能をご自分でお試しください。