Asana-Tipps: Mühelos datenbasierte Berichte erstellen und Fortschritte messen
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Wir bei Asana setzen alles daran, die Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren – also diese ärgerlichen 60 % unseres Arbeitstages, die wir mit Routine- und Doppelarbeit vergeuden. Denken Sie nur an all die Male, an denen Sie nach einem bestimmten Dokument oder einer Information gesucht haben, einem Beteiligten oder Vorgesetzten wegen einer Genehmigung nachgelaufen sind oder in einem Status-Meeting saßen, das locker durch einen schriftlichen Bericht hätte ersetzt werden können.
Für Teamleiter sind die Berichterstattung und das Teilen von Fortschrittskennzahlen nur eine weitere Facette der Arbeit rund um die Arbeit. Aber mit Asana fallen wichtige Aufgaben nun nicht mehr dem Erstellen von Berichten zum Opfer.
Mit unseren integrierten Tools können Sie Daten individuell verarbeiten, Informationen zu Projekten sammeln und Fortschritts-Updates mit Ihren Teamzielen verknüpfen – all das an einem Ort. Diese vier Tipps unterstützen Sie dabei, Berichte einfach zu erstellen und den Fortschritt zu messen. Somit bleibt Ihnen wieder mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich wichtig sind.
1. Profitieren Sie mit Dashboards von Echtzeit-Einblicken in Ihre Projekte
Unabhängig davon, ob Sie einen redaktionellen Kalendar, ein Board für Arbeitsanfragen, eine Produkteinführung oder irgendein anderes Projekt in Asana managen: Mit Dashboards gewinnen Sie Zeit und erhalten auf einen Blick alle wichtige Informationen zum aktuellen Stand Ihres Projektes.
Dashboards sind individuell anpassbar, damit Sie Projektberichte so erstellen und visualisieren können, wie Sie es gerade brauchen. Wenn Sie z. B. sehen möchten, wo Ihr Team besonders effektiv arbeitet und wo es zu Engpässen kommt, können Sie sich mit dem Balkendiagramm unerledigte, anstehende oder alle Aufgaben nach Abschnitt anzeigen lassen. Wenn Sie aber eher wissen wollen, wie die Arbeit in Ihrem Team verteilt ist, bietet Ihnen das Lollipop-Diagramm einen guten Einblick. Hier ist es auch möglich, nach Verantwortlichkeit zu filtern. Wenn Sie hingegen gerade mit einem benutzerdefinierten Zahlenfeld arbeiten, verwenden Sie am besten die Gesamtsumme der benutzerdefinierten Zahlenfelder, um die Summe des gesamten Projektbudgets oder die zu erwartenden Arbeitsstunden zu sehen.
💡Tipp: Klicken Sie auf die einzelnen Diagramme, um einen genauen Einblick in die zugehörigen Aufgaben zu bekommen.
Sobald Sie Ihr Dashboard an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst haben, können Sie jedes Diagramm als PNG-Datei herunterladen und diese für Ihr nächstes Status-Update oder einen Fortschrittsbericht verwenden. Das manuelle Aktualisieren von Daten in einer Tabelle gehört der Vergangenheit an – von nun an genügt ein einfacher Klick.
2. Teilen Sie Ihre Updates in nur wenigen Klicks mit der Statusfunktion
Mit der Statusfunktion ist es einfach, alle Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen immer auf dem neuesten Stand zu halten, da alle Informationen zum Projekt an einem Ort gesammelt werden. Wählen Sie zunächst die Abschnitte aus, die Sie miteinbeziehen möchten und verwenden Sie dann Highlights und Diagramme, um visuelle Darstellungen wichtiger projektbezogener Informationen zu teilen (z. B. erledigte Aufgaben, relevante Meilensteine und viele weitere).
💡Tipp: Sie können Teammitglieder oder Beteiligte in einem Status-Update @erwähnen, um sie für ihre tolle Arbeit zu loben, Kollegen aus anderen Abteilungen miteinzubeziehen und sicherzustellen, dass die Arbeit weiter vorangeht.
3. Nutzen Sie die erweiterte Suche, um in mehreren Projekten nach Aufgaben zu suchen
Dank Dashboards und der Statusfunktion können Sie sich Fortschrittskennzahlen innerhalb eines Projektes ganz einfach genauer ansehen. Um aber über Aufgaben und Daten aus mehreren Projekten einen Bericht zu erstellen, müssen Sie erweiterte Suchberichte verwenden.
Die erweiterte Suche ist die beste Möglichkeit, um Informationen in Asana zu finden. Mit der erweiterten Suche können Sie Suchanfragen basierend auf unterschiedlichen Kriterien durchführen: z. B. können Sie herausfinden, wem eine bestimmte Aufgabe zugewiesen ist, zu welchem Projekt die Aufgabe gehört und wann sie fällig ist. Nachdem Sie eine erweiterte Suche durchgeführt haben, können Sie die Information als Bericht speichern. Berichte befinden sich in der linken Seitenleiste und werden automatisch mit den neuesten Informationen aktualisiert. Sie können beispielsweise Berichte erstellen, um Aufgaben zu verfolgen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals überprüfen möchten, anstehende Aufgaben mit hoher Priorität oder unerledigte Aufgaben, die Ihren Teammitgliedern zugewiesen sind.
💡Tipp: Nachdem Sie einen erweiterten Suchbericht erstellt haben, können Sie ihn jederzeit bearbeiten. Öffnen Sie dazu einfach den Bericht und klicken Sie oben rechts auf Suche verfeinern.
4. Messen Sie den Fortschritt und vergleichen Sie ihn mit Ihren Team- und Unternehmenszielen
Berichte über den Fortschritt und die Messung von Daten werden vorgenommen, um zu sehen, welche Fortschritte Ihr Team hinsichtlich Ihrer Ziele macht. Sie müssen aber auch sehen können, wie die tägliche Arbeit Ihres Teams zu den Unternehmenszielen beiträgt. Nur so lassen sich Ziele und deren Fortschritte erfolgreich erfassen und mitverfolgen.
Indem Sie Ihre Ziele in Asana erfassen, können Sie tägliche Arbeiten, Projekte und Portfolios mit Ihren vierteljährlichen und jährlichen Zielen verknüpfen. Bei jedem Ziel gibt es einen Abschnitt für unterstützende Arbeitsvorgänge und in der Fortschrittsansicht des Projekts oder Portfolios kann jeder sehen, zu welchem Ziel eine Aufgabe beiträgt. Wenn Ihre Teammitglieder wissen, wie ihre Arbeit zur Mission Ihres Unternehmens beiträgt, haben sie alle relevanten Informationen und den nötigen Kontext, um Bestleistungen zu erbringen.
💡Tipp: Sie können beim Versenden Ihres Status-Updates Ziele @erwähnen, damit Ihre Teammitglieder jederzeit wissen, zu welchem Ziel ihre Arbeit beiträgt.
Berichte zu erstellen ist jetzt so einfach wie nie
Die Berichterstattung und Fortschrittsmessung sind für jedes wirklich effektive Team von zentraler Bedeutung – aber die Erstellung von Berichten und das Sammeln von Daten kann richtig viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit diesen vier Asana-Funktionen klappen sowohl die Berichterstellung als auch Ihre Messungen mühelos. Ihre Teammitglieder haben so immer den nötigen Kontext und alle relevanten Informationen, um Bestleistungen zu erbringen – und das ganz ohne die zeitaufwendigen Prozesse, die sonst dafür nötig sind. Melden Sie sich bei Asana an und probieren Sie es gleich selbst aus.
