Consejos de Asana: 5 recomendaciones para prepararte para tus vacaciones navideñas

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Levanta la mano si tienes muchas ganas de tomarte unos días libres para desconectarte y descansar. 

Si eres como nosotros, probablemente ya estés pensando en apagar la computadora, desactivar las notificaciones y desconectarte por completo durante unos días. Si bien es un excelente plan, puede ser estresante pensar en el aluvión de emails y notificaciones que te esperan a tu regreso. 

¡Queremos contarte que hay una forma mejor! Prueba estos cinco consejos para que te vayas con tranquilidad y puedas minimizar el caos que sueles vivir a tu regreso. 

1. Usa Mis tareas para que nada se te pase por alto

Si alguna vez te pasó de olvidarte de una tarea importante antes de tomarte unos días de descanso, sabrás lo estresante que es tener que volver corriendo al trabajo a último momento para ocuparte de esa tarea. Con Mis tareas, puedes ver todas tus tareas pendientes ordenadas por fecha de entrega para asegurarte de que nada te tome por sorpresa minutos antes de tus vacaciones. 

Para ordenar tu lista de Mis tareas por fecha de entrega, haz clic en el botón Ordenar ubicado en el extremo superior derecho. Desde allí, puedes ordenar por Fecha de entrega para ver todas tus tareas en una vista de lista similar a una hoja de cálculo. Las tareas atrasadas o las que vencen hoy se mostrarán al comienzo de la lista. Revisa toda la lista para asegurarte de que no tengas tareas pendientes que debas entregar durante tus vacaciones. 

💡Consejo: Para volver a la vista predeterminada de la sección Mis tareas, vuelve a hacer clic en Ordenar y luego elige la opción Ninguno. Esta acción restaurará automáticamente la vista predeterminada de Mis tareas, incluidas las secciones personalizadas que hayas creado en Hoy, Próximo o Más tarde.

2. Usa la función de Búsqueda avanzada para identificar los próximos trabajos

Si gestionas un equipo, puedes verificar el trabajo de tu equipo para asegurarte de que todo esté bajo control antes de tomarte unos días libres. La mejor forma de hacerlo es realizando una búsqueda avanzada.

Con la herramienta de Búsqueda avanzada en Asana, puedes realizar una búsqueda usando diferentes parámetros, como responsable, colaborador, proyecto, fecha de entrega, campo personalizado y más. 

En este caso, puedes realizar una búsqueda avanzada para ver las tareas pendientes que no te hayan asignado y que vencen la próxima semana (o durante el período que estarás ausente). Una vez que obtengas los resultados, comenta en aquellas tareas que requieran atención rápidamente o aprovecha para avisarle al responsable de la tarea que estarás ausente por unos días.

💡Consejo: También puedes reducir aún más el alcance de la búsqueda para centrarte en las tareas que hayas asignado o las tareas con un campo personalizado de alta prioridad. Haz clic en +Agregar filtro para seleccionar parámetros de búsqueda adicionales o campos personalizados.

3. Comparte actualizaciones de estado de los proyectos relevantes

Si estás a cargo de un proyecto (o de varios proyectos) en Asana, te recomendamos poner al día a todos tus compañeros de equipo por última vez antes de desconectarte. Para que todos puedan estar informados sobre el estado del proyecto, envía una actualización de estado antes de irte de vacaciones. 

Con los Estados, puedes compartir actualizaciones para mantener a todo tu equipo bien informado. Además de hacerle saber a tu equipo si el proyecto se encuentra en curso, en riesgo o con retraso, puedes @mencionar compañeros de equipo o trabajos e incluir un resumen de lo que sucedió desde la última actualización. Luego, usa los Destacados para incorporar datos relevantes a tus actualizaciones de estado, como próximas tareas, logros alcanzados recientemente o trabajos atrasados. Finaliza con un resumen que determine los próximos pasos. 

💡Consejo: Los clientes Business y Enterprise también pueden ver y enviar actualizaciones de estado desde los Portafolios. 

4. Activa o programa el modo No molestar

Incluso si no piensas revisar tu computadora o teléfono durante tus vacaciones, puede ser difícil ignorar las notificaciones o controlarse para no responder rápidamente a una tarea. Toma el control de tus notificaciones con el modo No molestar en Asana. 

Tienes la opción de activar el modo No molestar o de programarlo para un período determinado. Muchos de nosotros en el equipo de Asana lo programamos para que se active los fines de semana o después del horario laboral. También puedes programar la función No molestar para que se active durante tus vacaciones. 

Para activar el modo No molestar, haz clic en tu foto de perfil en el extremo superior derecho y ve a Ajustes de mi perfil. En la pestaña de Notificaciones, puedes hacer clic en Pausar las notificaciones o programar un período en el cual no quieres recibir notificaciones. 

💡Consejo: Una vez que actives el modo No molestar, tus compañeros de equipo verán un ícono junto a tu foto de perfil, que les indica que tienes este modo activado. De esa manera, sabrán que no deben esperar una respuesta tuya hasta que regreses a la oficina.

5. Configura los ajustes del proyecto para reducir las notificaciones de la Bandeja de entrada

¿Sabías que puedes modificar la configuración de las notificaciones para cada uno de tus proyectos? Si sueles recibir muchas notificaciones de proyectos en tu Bandeja de entrada, ten en cuenta que puedes gestionar y reducir la cantidad de notificaciones que recibes de cada proyecto para evitar tener una bandeja de entrada colapsada al regreso de tu descanso.

En Asana, puedes configurar las notificaciones de cada uno de tus proyectos. Allí tienes tres opciones para elegir: Actualizaciones de estado, Conversaciones y Tareas agregadas. Si eres el encargado de un proyecto, te puede resultar útil recibir notificaciones sobre cada tarea nueva. Sin embargo, si eres tan solo un colaborador de un proyecto, puedes desactivar esa configuración de notificación para reducir el desorden de la bandeja de entrada. 

Para modificar la configuración de notificaciones de tu proyecto, haz clic en el botón Compartir ubicado en el extremo superior derecho de tu proyecto y ve a Gestionar las notificaciones. Desde allí, puedes seleccionar si quieres recibir notificaciones sobre las actualizaciones de estado, las conversaciones o las tareas agregadas. 

💡Consejo: También puedes desactivar las notificaciones de tareas agregadas al momento de invitar a alguien a colaborar en tu proyecto. En la pantalla de invitación al proyecto, simplemente desactiva la opción Notifícalos cuando se agreguen tareas nuevas a este proyecto ubicada en la parte inferior de la ventana emergente.

Disfruta de tu tiempo libre. ¡Te lo mereces!

Tú y tu equipo se han preparado para el éxito. Ahora solo tienes que relajarte y disfrutar de tu merecido descanso. 

Si te tomas unos días de descanso durante las fiestas de fin de año, luego consulta el Blog de Asana a principios de enero para obtener más consejos de Asana sobre cómo volver al ritmo de trabajo en el nuevo año.