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Les astuces d’Asana : 5 conseils pour bien préparer ses vacances

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Que tous ceux qui sont impatients de prendre quelques jours de congés pour se détendre et décompresser lèvent le doigt ! 

Si vous êtes comme nous, alors vous avez hâte de mettre de côté votre ordinateur portable, couper les notifications et passer en mode détente complète pendant quelques jours. Des moments agréables en perspective, certes, mais comment ne pas stresser à l’idée de la montagne d’e-mails et de notifications qui vous attendront à votre retour ? 

C’est justement le moment pour nous de vous aider à trouver une solution ! Voici cinq astuces pour partir l’esprit tranquille et vous éviter un retour chaotique. 

1. Avec Mes tâches, plus de mauvaises surprises !

Rien de plus pénible que de se remettre au travail à la dernière minute pour terminer une tâche oubliée avant de partir en congés. Heureusement, la liste Mes tâches vous donne un aperçu de toutes les tâches à venir, triées par échéance : finies les mauvaises surprises à votre retour de vacances ! 

Pour afficher vos tâches par échéance, cliquez sur Trier dans le coin supérieur droit. Vous pouvez alors choisir de les trier par échéance et obtenir une liste qui commence par les tâches en retard ou à terminer le jour même (comme dans une feuille de calcul). Faites défiler la liste et assurez-vous de n’avoir rien à terminer pendant vos congés. 

💡Astuce : pour revenir à la vue Mes tâches par défaut, cliquez de nouveau sur Trier et décochez l’option Échéance. Votre liste Mes tâches repassera ainsi automatiquement à l’affichage précédent, comprenant notamment les sections créées par vos soins sous Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard.

2. Utiliser la recherche avancée pour identifier les tâches à venir

Vous gérez une équipe et cherchez à déterminer si elle a besoin d’un coup de pouce avant votre départ ? Pour vérifier où en est son travail, effectuez une recherche avancée.

Sur Asana, vous pouvez vous servir de la recherche avancée pour effectuer une recherche en fonction de différents paramètres : responsable, collaborateur, projet, échéance, champ personnalisé, etc. 

Dans le cas qui nous intéresse, vous pouvez effectuer une recherche avancée pour retrouver les tâches en cours qui ne vous sont pas attribuées, à terminer au cours de la semaine prochaine (ou autre date relative à vos congés). Lorsque votre recherche aura porté ses fruits, publiez des commentaires sur les tâches nécessitant un coup de pouce ou profitez-en pour rappeler aux responsables des tâches concernées que vous serez indisponible pendant plusieurs jours.

💡Astuce : vous pouvez aussi restreindre les paramètres de recherche pour vous concentrer sur les tâches que vous avez attribuées ou dont le champ personnalisé de priorité est élevé. Pour ce faire, cliquez sur + Ajouter un filtre et sélectionnez des paramètres ou champs personnalisés supplémentaires.

3. Partager une mise à jour de statut pour chaque projet pertinent

Si vous êtes responsable d’un projet (ou groupe de projets) sur Asana, vous pourriez avoir besoin de faire le point avec vos collègues avant les vacances. Pour informer tous les participants de l’avancement du projet, publiez une mise à jour de statut avant votre départ. 

Les fonctionnalités de Statut vous permettent de communiquer des mises à jour à toute votre équipe afin que tous soient sur la même longueur d’onde. Outre la possibilité d’informer votre équipe du statut du projet (dans les délais, présentant des risques ou en retard), vous pouvez y inclure une synthèse de votre progression depuis la dernière mise à jour et même @mentionner des collègues ou activités. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter des données pertinentes à vos mises à jour de statut grâce aux Éléments clés : tâches à venir, jalons terminés récemment, tâches en retard, etc. Enfin, vous pouvez conclure par un résumé des prochaines étapes à suivre. 

💡Astuce : les clients Asana Business et Enterprise peuvent également consulter et envoyer des mises à jour de statut pour les Portefeuilles. 

4. Activer ou programmer le mode Ne pas déranger

Quand bien même vous n’auriez pas l’intention de consulter votre ordinateur ou votre téléphone pendant vos congés, difficile d’ignorer les messages ou de ne pas répondre rapidement à une demande sur une tâche. Heureusement, avec la fonctionnalité Ne pas déranger, vous pouvez contrôler vos notifications sur Asana. 

Vous pouvez activer le mode Ne pas déranger ou le programmer à une date ultérieure. La plupart des membres de l’équipe Asana le programment de façon à ce qu’il soit activé le week-end ou après leurs heures de travail. De votre côté, vous pouvez faire en sorte qu’il s’active pendant vos vacances. 

Pour activer l’option Ne pas déranger, cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit, puis rendez-vous dans vos Paramètres de profil. Dans l’onglet Notifications, vous pouvez cliquer sur Mettre en pause les notifications ou programmer les périodes où vous êtes en mode Ne pas déranger. 

💡Astuce : lorsque vous activez le mode Ne pas déranger, une icône de mise en veille s’affiche à côté de votre avatar pour indiquer aux membres de votre équipe que vos notifications sont désactivées. Ils savent donc qu’ils ne doivent pas s’attendre à une réponse de votre part avant votre retour au bureau.

5. Moins de notifications de boîte de réception grâce aux paramètres de projet

Saviez-vous que vous pouvez modifier les paramètres de notification de chaque projet ? Si vous recevez une avalanche de notifications de projet dans votre boîte de réception, essayez de gérer les notifications et d’en réduire le nombre reçu pour faciliter votre retour de vacances.

Sur Asana, chaque projet propose trois paramètres de notification : Mises à jour de statut, Discussions et Tâches ajoutées. Si vous avez pour responsabilité de trier les tâches d’un projet, recevoir des notifications à chaque création de nouvelle tâche peut vous être utile. En revanche, les simples participants au projet souhaiteront probablement désactiver ce paramètre afin de ne pas encombrer leur boîte de réception. 

Pour modifier les paramètres de notification d’un projet, cliquez sur le bouton Partager en haut à droite du projet concerné et rendez-vous dans Gérer les notifications. Vous pourrez y choisir d’être notifié des mises à jour de statut, des discussions ou de l’ajout de nouvelles tâches. 

💡Astuce : vous pouvez également choisir de désactiver les notifications ayant trait à l’ajout de tâches lorsque vous invitez un utilisateur à rejoindre votre projet. Sur l’écran d’invitation au projet, il vous suffit de décocher l’option Les informer de l’ajout de tâches à ce projet, en bas de la fenêtre contextuelle.

Profitez de tout ce temps libre bien mérité !

Vous et votre équipe avez pris toutes les dispositions nécessaires pour continuer à bien travailler : il ne vous reste plus qu’à vous détendre et profiter de vos vacances. 

Vous prenez des congés pendant les fêtes ? Retrouvez le blog d’Asana début janvier et découvrez nos dernières astuces pour bien démarrer cette nouvelle année.

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