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Statwax adapte ses stratégies numériques : 3 conseils pour gérer les campagnes clients plus efficacement avec Asana

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Note de l’éditeur : cet article fait partie de notre série mettant à l’honneur nos auteurs invités. Il a été rédigé par Brian Walker, président de Statwax.

Dans l’univers du marketing numérique, si vos stratégies et vos campagnes n’évoluent pas constamment, vous êtes inévitablement distancé par la concurrence. Les clients de Statwax avancent à grand rythme et nous font confiance pour ajuster rapidement leurs stratégies et déployer de nouvelles méthodes afin de toujours garder une longueur d’avance.

Toutes les agences veulent être en mesure de répondre immédiatement à l’ensemble des besoins de leurs clients. Seulement, ce degré d’agilité reste hors d’atteinte si vous ne disposez pas d’outils de gestion performants. Les nouveaux lancements numériques sont divers et variés : nouvelles créations, modifications de budget, campagnes le déploiement de nouveaux produits, actualisation d’un support, et bien d’autres. Ajoutez à cela un environnement de travail à distance, devenu notre nouvelle normalité, et les éventuels nouveaux besoins d’un client (souvent non prévus)… Bref, vous l’aurez compris, vous passez votre journée à jongler entre la recherche d’informations et la gestion des membres d’équipes, tout en essayant de tenir vos délais.

C’est là qu’Asana est devenu un véritable allié pour Statwax et nous a aidé à optimiser l’exécution de nos opérations. Grâce aux outils de gestion de projet et de processus regroupés sur une seule et même plateforme, toute agence peut simplifier la réception des nouvelles demandes en provenance de ses clients et s’y préparer au mieux en toute transparence. Sans oublier que toutes les informations clés sont rassemblées et traitées sur la plateforme, puis exploitées via la création de tâches attribuées aux personnes concernées.

Laissez-moi vous donner 3 conseils : des bonnes pratiques qui ont porté leurs fruits chez Statwax et nous ont aidé à mieux gérer et mener à bien les campagnes marketing de nos clients sur Asana. 

1. Créez un processus standard pour recueillir toutes les informations transmises par vos clients

Quel est généralement le point noir qui empêche les agences d’aider leurs clients à intensifier leurs activités aussi efficacement qu’elles le voudraient ? La façon de recueillir les informations. Quand bien même vous opteriez pour la méthode de gestion de projet la plus performante, vos efforts resteront vains si certaines données clés manquent à l’appel. Vos équipes se verront forcées de revenir vers le client pour clarifier certains points ou poser des questions complémentaires. Résultat, vous perdez un temps précieux et avez bien plus de chances de passer à côté de certains détails.

Vos clients envoient constamment des demandes, lesquelles émanent de différentes équipes ou départements ? Dans ce cas, les Formulaires Asana vont devenir vos meilleurs alliés. Vous pouvez y ajouter des champs personnalisés issus de vos projets Asana pour recueillir des données et associer ces dernières aux champs de votre choix sur toute nouvelle tâche. 

Tout d’abord, travaillez main dans la main avec vos clients et équipes internes pour identifier les informations essentielles à connaître avant de débuter un projet : budget, objectifs ou fichiers nécessaires pour mener à bien l’initiative en question. Ce nouveau processus de préparation vous permettra sans doute d’identifier d’autres points à clarifier avant de vous mettre à la tâche. Il vous suffira d’ajouter de nouveaux champs à votre formulaire. Commencez par un document modeste, puis développez votre formulaire et ajoutez-y des informations plus détaillées à mesure que vos besoins se précisent.

Sur Asana, vous pouvez créer un formulaire avec l’image de marque de votre agence et les questions propres aux besoins de votre équipe en quelques clics à peine. Voici à quoi ressemble un formulaire de demande chez Statwax :

Vous pouvez même laisser un espace à disposition des clients pour télécharger et transmettre des ressources utiles, comme la version finale de leurs créations ou autres documents internes qui aideront votre équipe à répondre au mieux à leur demande :

2. Simplifiez les processus entre votre équipe et vos clients

Les clients peuvent ajouter le lien vers le formulaire à leurs favoris afin de conserver en tout temps un moyen de contact direct avec votre équipe pour toute demande ponctuelle qui surviendrait. Plus besoin de multiplier les outils et de transférer les informations sur Asana : désormais, tout est regroupé au même endroit.

C’est lorsqu’un client envoie un formulaire que les fonctionnalités Asana de gestion des tâches et des processus peuvent faire toute la différence pour vos équipes internes. Chaque formulaire est associé à un projet Asana : pour tout nouvel envoi, la plateforme crée automatiquement une nouvelle tâche reprenant toutes les données du formulaire.

Définissez les champs de votre formulaire pour qu’il déclenche automatiquement certaines actions : attribution d’une nouvelle tâche à un utilisateur particulier selon les choix effectués par le client (type de demande, taille du projet, etc.). Fixez également des échéances en fonction des besoins indiqués dans la demande.

L’équipe de l’agence peut déclencher d’autres actions et tenir informées toutes les parties prenantes du projet par une simple mise à jour des étapes et jalons au sein d’une tâche. Par exemple, tout nouveau formulaire envoyé peut être attribué à un membre de l’équipe. Celui-ci contactera alors le client et lui indiquera la suite des opérations. Si la tâche requiert une approbation (étape « Approbation requise »), le client est averti qu’il doit vérifier et approuver les ressources ajoutées à la tâche. Statwax utilise même la fonctionnalité d’automatisation pour déclencher le processus de facturation, en fonction des informations fournies par le client en début de projet.

3. Intégrez Asana à tous vos outils de travail

Asana est un outil d’autant plus performant qu’il propose de nombreuses intégrations pour se connecter à d’autres plateformes et services couramment utilisés. Par exemple, il est possible d’intégrer un projet Asana à un canal Slack dédié, si tant est que votre agence utilise cette plateforme de communication. Définir quelques règles simples vous permet d’informer automatiquement l’ensemble des membres de l’équipe sur Slack dès réception d’une nouvelle demande client. Chacun reçoit une notification indiquant qu’une nouvelle tâche est en attente, mais aussi des données clés à propos de cette tâche. Il est aussi possible de consulter cette dernière sans difficulté et de modifier son statut si nécessaire.

Discuter de nouvelles idées entre collègues ou traiter les demandes des clients sont des activités, parmi d’autres, qui rendent le travail en agence de publicité particulièrement agréable. Cela dit, si les difficultés se multiplient (recueillir des informations utiles, organiser les petits détails, lutter pour se souvenir des bonnes choses au bon moment, etc.), votre quotidien deviendra vite un calvaire. Personne ne le souhaite. Grâce aux fonctionnalités Asana, notamment en matière d’automatisation et de gestion des processus, Statwax a su s’adapter et répondre à des centaines de demandes uniques liées aux campagnes de ses clients, avec une rapidité et une efficacité accrues. 

À l’image de Statwax, nombreux sont ceux qui font appel à Asana pour mener leur mission à bien et devenir une source d’inspiration pour les autres. Découvrez comment des équipes du monde entier utilisent Asana pour se dépasser.

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