Statwax によるデジタル戦略のスケーリング: Asana を使ってクライアントキャンペーンを効率的に管理する 3 つのヒント

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編集メモ: このブログ記事は、Statwax 社長、Brian Walker 氏が Asana のゲスト記事シリーズに寄稿したものです。

デジタルマーケティングの世界では、戦略やキャンペーンを常にアップグレードしていかなければ競争に勝ち残っていくことはできません。Statwax は、大胆な戦略変更と新しい戦術の採用で時代を先取りし続けるという点で、スピード重視のクライアントから信頼を得ています。

クライアントのあらゆるニーズに即応したい。すべての代理店がそう考えていますが、そのような機動力を獲得するには、適切なツールによるさまざまな管理が不可欠です。新しいデジタル製品のリリースには、新規のクリエイティブ、予算変更、キャンペーンや製品の展開、コピー文の更新など多くのことが関連しています。今や常態となったリモートワークの働き方がこれに加わると、クライアントからの新しいリクエストは (しかも、それはたいてい突然やってきます)、情報やチームメンバー、締め切りを曲芸のように同時に管理し続けることを意味します。

このような状況で、私たちにとって代理店業務の生命線となっているのが Asana です。ワークフロー管理とプロジェクト管理ツールが 1 つのプラットフォームにまとまっているため、代理店としてはクライアントからの新しいリクエストをスムーズに受け付ける体制を整えられる一方で、あらゆる重要な情報が収集され、仕事が割り当てられ、実行に移されるので安心していられます。

ここでは Asana でクライアントのマーケティングキャンペーンを管理、実行する際の、Statwax チームのベストプラクティスをご紹介します。

1. クライアントからの情報収集方法を規定する

クライアント側が作業を調整する際、サポートする代理店にとって悩みの種が情報収集の方法です。情報が不足しているために、項目を確認したりフォローアップの質問をしたりと、チームがクライアントに繰り返し問い合わせているようでは、たとえプロジェクト管理が素晴らしくても、成果は上がりません。貴重な時間が失われ、見落としが起きる可能性も高まります。

クライアントの複数のチームや部門から常時リクエストが来る場合は、「フォーム」の使用がおすすめです。フォームには、Asana プロジェクトのカスタムフィールドを含めることができ、そのプロジェクトで集めた情報は、新しいタスクの該当部分に自動的に割り当てられます。

まずプロジェクトの開始前に、クライアントと内部チームで、どんな情報が必要か確認しましょう。これには予算やゴール、ワークフローに必要な特定のファイルなども当てはまります。こうした新しいプロセスを試しているうちに、フォームに新しいフィールドを追加してあらかじめ明確にしておくべき内容が判明するかもしれません。小さめのフォームから始め、そうしたニーズが明らかになるにつれ、より正確で詳細なフォームに仕上げていきます。

Asana を使えば、クライアントのブランディングや、チームのニーズに当てはまる独自の質問を組み込み、手軽にフォームを作成できます。これは、当社のリクエスト受け付け用フォームの一例です。

仕上がったクリエイティブやリクエストに必要な内部資料など、クライアントがアセットをアップロードできる欄を作ることもできます。

2. クライアントとチームの間のワークフローを合理化する

クライアントはフォームの URL をブックマークしておけば、単発のリクエストが必要になるたびに、チームのワークフローに直接つながる手段を得られます。これにより、別のツールでコミュニケーションをとり、Asana に必要な内容を書き写す手間がなくなります。

クライアントがフォームを送信すると、代理店チーム側では、Asana のタスク管理とワークフロー機能の出番になります。各フォームは Asana のプロジェクトに紐づけられており、フォームの送信ごとに新しいタスクが自動で作成され、情報が記入されます。

フォームでフィールドを作成すると、リクエストタイプ、プロジェクトサイズなどのクライアントの選択に基づいて、たとえば特定の担当者に新しいタスクが自動で割り当てられるといった、「オートメーション」機能がトリガーされます。また、受け付けプロセスで明らかになったニーズをもとに、期日が設定されます。

代理店チームがタスク内で各ステージやマイルストーンを更新していくようにすると、追加でオートメーション機能を設定して、すべてのステークホルダーが最新情報を把握できるようにすることができます。他にも、新しいフォームが送信されれば、クライアントに連絡して次のステップを提示する責任者にチームメンバーの 1 人が割り当てられる、タスクのステージを「要承認」に変更すれば、タスクにアップロードされたアセットのレビューと承認が必要であることがクライアントに通知される、といったこともできます。Statwax では、こうしたオートメーション機能を使って、開始時点でクライアントに提供された予算情報に基づき、請求書作成も行っています。

3. Asana を、使用している別のツールと連携する

Asana は他の一般的なプラットフォームやサービスと簡単に連携して、さらに便利に使うことができます。たとえば、代理店が Slack を使用しているなら、プロジェクトを専用の Slack チャンネルに連携し、簡単なルールをいくつか使えば、クライアントから新しいリクエストが来るたびに、Slack でチーム全体に自動で通知が届くようにできます。これで、Slack の中で要対応のタスクに関する通知や重要な情報を受け取り、手軽に閲覧したりステータスを変更したりできます。

クライアントからの新しいアイデアやリクエストに取り組むことは、広告代理店の仕事の醍醐味です。しかし正しい情報を集め、詳細を整理し、すべてを覚えておこうと苦労し続ける必要はもうありません。Asana の自動化機能やワークフローツールのおかげで、Statwax はさまざまなクライアントから寄せられた、何百もの単発のキャンペーン案件をより効率よく、スピーディーに実施することができています。

私たちは、Asana を使ってミッションを遂行している Statwax のようなお客様に大きな刺激を受けています。世界中でどんなチームが Asana をどう活用しているか、ご覧ください。