Ortsunabhängige Teams verwalten: 3 Tipps für eine inklusive Kommunikation
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An meinem Job gefällt mir besonders, dass ich mit einem so diversen Team arbeiten kann. Als Head of Revenue Marketing bei Asana arbeite ich mit Menschen, die über den gesamten Planeten und über alle Zeitzonen hinweg verteilt sind. Selbst wenn alle wieder vom Homeoffice ins Büro zurückkehren, werde ich weiterhin Teil eines Teams sein, das in den USA, Asien, Europa und Australien gleichzeitig arbeitet.
Aufgrund der Zusammensetzung meines Teams hatte ich schon vor dem plötzlichen, weltweiten Wechsel zum ortsunabhängigen Arbeiten viel Erfahrung mit der Leitung eines ortsunabhängigen Teams. Viele Menschen bitten mich daher zurzeit auch um Rat, wie sie mit der aktuellen Arbeitssituation, in der sich alle Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten befinden, am besten umgehen können.
Ein Thema, das dabei häufig auftaucht, ist die Kommunikation. Wie können Sie unabhängig vom Arbeitsort eine problemlose Kommunikation sicherstellen, wenn Ihr Team über die ganze Welt verteilt ist? Schließlich haben wir mittlerweile alle erfahren, dass das leichter gesagt als getan ist. Wie sorge ich also dafür, dass jedes meiner Teammitglieder dieselben Informationen hat und sich als Teil des Teams fühlt? Hier sind meine drei Tipps, auf die ich als Führungsperson eines ortsunabhängig arbeitenden Teams setze:
1. Gewöhnen Sie sich an schriftliche Kommunikation
Eine der größten Herausforderungen bei verteilten oder ortsunabhängigen Teams ist eine Informationsasymmetrie, die es erschwert, alle auf den gleichen Stand zu bringen. Personen, die in Außenstellen (oder wie im Fall der meisten Teammitglieder nicht im Büro) arbeiten, möchten über die aktuelle Situation in den anderen Büros, vor allem im Hauptsitz, informiert sein. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, was in den anderen Büros gerade los ist, bekommen sie das Gefühl, nicht auf dem Laufenden zu sein und haben Schwierigkeiten, sich zugehörig zu fühlen.
Sie können dieser Asymmetrie aber entgegenwirken: Legen Sie klare Richtlinien für die schriftliche Kommunikation fest und überlegen Sie sich genau, was Sie wann Ihrem Team mitteilen. Vermeiden Sie unangekündigte Meetings oder typische „Pausenraumgespräche“, bei denen nur ein Teil des Teams anwesend ist. Wenn Sie dennoch spontan eine Entscheidung treffen und Informationen weitergeben, achten Sie darauf, dies unbedingt zu dokumentieren und jenen Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen, die nicht vor Ort sind. Darüber hinaus ist nicht nur für Sie als Führungskraft die Einführung inklusiver Kommunikationsmethoden wichtig: Stellen Sie auch sicher, dass die übrigen Teammitglieder Ihrem Beispiel folgen, Gespräche schriftlich festhalten und die Informationen allen relevanten Teammitgliedern zukommen lassen – ganz gleich, wo sich diese befinden.
2. Senden Sie Ihrem gesamten Team wöchentlich ein Update
Selbst wenn Sie bereits darin versiert sind, alle relevanten Personen schriftlich über bestimmte Aufgaben oder Diskussionen zu informieren, ist es sinnvoll, dem gesamten Team wöchentliche Updates zu schicken. So stellen Sie sicher, dass nichts und niemand übersehen wird.
In meinem wöchentlichen Update an das regionale Marketing-Team informiere ich meine Mitarbeiter für gewöhnlich über folgende Punkte:
- Woran ich in dieser Woche gearbeitet habe (einschließlich allen Bereichen, die mir Schwierigkeiten bereiten)
- Informationen, die ich vom Vertrieb (unserem wichtigsten Partner) erhalte
- Wichtige Informationen aus Diskussionen mit Führungskräften aus den Abteilungen Marketing und Business
- Wichtige Erfolge oder Erfahrungen anderer Teammitglieder
- Erinnerungen an unsere Teamwerte und -kultur
Ja, vielleicht enthält mein wöchentliches Update nicht immer bahnbrechende Neuigkeiten, aber es sorgt dafür, dass jeder in meinem Team auf dem gleichen Kenntnisstand ist und so die Arbeit gut erledigen kann. Das Update führt oft zu weiteren Gesprächen im Team, das finde ich großartig.
3. Reduzieren Sie die Anzahl der Team-Meetings
Die Arbeit mit einem verteilten Team bedeutet auch, sich der Herausforderung unterschiedlicher Zeitzonen zu stellen. Daher halte ich weniger Meetings ab (noch ein Grund, warum regelmäßige und einheitliche schriftliche Kommunikation so wichtig ist). Dennoch haben Meetings – selbst, wenn alles schriftlich festgehalten ist und asynchron kommuniziert wird – auch weiterhin eine wichtige Bedeutung. Sie eignen sich gut für den Aufbau (und die Pflege) der Teamkultur. Schließlich sind manche Gespräche persönlich auch einfacher. In meinem Team gibt es zwei zentrale Arten von Meetings:
- 14-tägige Meetings mit meinen Teamleitern. Aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen finden diese Meetings alle zwei Wochen für zumindest zwei meiner leitenden Mitarbeiter zu einer unpassenden Zeit statt. Das lässt sich manchmal nicht ändern. Wenn es in Ihrem Team auch weniger kompatible Zeitzonen gibt, gehen Sie respektvoll und wertschätzend mit der Tatsache um, dass manche Mitarbeiter für diese virtuellen Zusammenkünfte viel zu früh aufstehen oder viel zu lange aufbleiben müssen. Achten Sie darauf, dass diese Besprechungen so kurz und produktiv wie möglich sind und Sie immer eine klare Tagesordnung dafür haben.
- Monatliche Meetings mit dem gesamten Team. Diese Meetings finden abwechselnd zu unterschiedlichen Zeiten statt, um einmal den Mitarbeitern der EMEA-Länder und einmal jenen der APAC-Region entgegenzukommen. Außerdem zeichne ich die Gespräche auf, damit jeder, der ein Meeting verpasst, es später ansehen kann. Bei diesen Meetings geht nicht nur um die Arbeit, sondern sie dienen auch dem Ziel, den Zusammenhalt im Team zu fördern. Jeden Monat hat eine Person aus dem Team die Gelegenheit, sich innerhalb von fünf Minuten den anderen Teammitgliedern vorzustellen. Wir verwenden dazu die PechaKucha-Methode – eine unterhaltsame Möglichkeit, sich untereinander kennenzulernen, selbst wenn man nicht direkt zusammenarbeitet. Anschließend sprechen ein oder zwei Personen über ein aktuelles Projekt. Und zum Schluss richte ich noch einige Worte an das Team, über meine Vision für uns, unsere Kultur, Werte und über alles, was gerade toll funktioniert.
Seien Sie sich der Leistung Ihres Teams bewusst
Fehlkommunikation und Missverständnisse sind in einem verteilten Team unvermeidbar (diese würden selbst dann entstehen, wenn alle Teammitglieder tagein, tagaus in ein und demselben Konferenzraum arbeiten würden). Aber mit diesen drei Tipps können Sie die Kommunikation nachhaltig verbessern.
Ein großer Teil meiner Arbeit besteht darin, sicherzustellen, dass sich meine Teammitglieder wohl und wahrgenommen fühlen. Es liegt in meiner Verantwortung, für ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu sorgen. Wenn mir das gelingt, können wir auch etwaige Fehlkommunikation schnell aus der Welt räumen. Und das Allerwichtigste: Niemand fühlt sich ausgeschlossen, weil jeder meiner Mitarbeiter weiß, dass er eine wichtige Rolle im Team spielt.
Suchen Sie nach weiteren Tipps und Best Practices zur hybriden Teamarbeit in einer verteilten Arbeitswelt? Lesen Sie mehr in unserer Artikelreihe zur Verwaltung ortsunabhängiger Teams.
