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Dezentrale Teams verwalten: 3 Tipps zum Aufbau eines eng und über Zeitzonen hinweg zusammenarbeitenden Teams

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Die Zusammenarbeit ist heute globaler und vernetzter denn je. Als Leiter von Teams, die über Europa, Asien, Australien und die USA verteilt sind, erleben Jessica, Leiterin des Revenue Marketing Teams, und Joshua, Leiter des Engagement Marketing Teams bei Asana, dies jeden Tag selbst.

Einer der anspruchsvollsten Aspekte bei der Führung von Teammitgliedern, die sich in verschiedenen Regionen befinden, ist es, Zusammenhalt im Team zu schaffen. Wie entsteht eine enge Verbindung über Länder hinweg? Und wie kann man sie auf Dauer aufrechterhalten?

Während Führungskräfte in einigen Unternehmen bereits darüber nachdenken, wie sie Büros wieder öffnen und Teams erneut zusammenführen können (egal, ob sie die Arbeit vor allem im Büro, zu 100 % ortsunabhängig oder in einem hybriden Modell wiederaufnehmen wollen), möchten wir Sie an unseren Erfahrungen über die Leitung von Teams an verschiedenen Standorten teilhaben lassen. Hier finden Sie drei Tipps, wie Sie ein eng und über Zeitzonen hinweg zusammenarbeitendes Team aufbauen können.

Bauen Sie vom ersten Tag an Brücken

Als Unternehmen plötzlich auf ortsunabhängiges Arbeiten umstellten, setzten sich Teams, die zu diesem Zeitpunkt neue Mitarbeiter einstellten, mit der Frage auseinander, wie sie diese von verschiedenen Standorten aus einarbeiten sollten. Dies war – und wird auch weiterhin – für Führungskräfte von Teams, die über die ganze Welt verteilt sind, eine Herausforderung sein.

Da es weniger Möglichkeiten für einen Ad-hoc-Informationsaustausch gibt, sollten Sie bei der Einarbeitung eines Teammitglieds, das von einem anderen Standort aus arbeitet, besonders sorgfältig und bewusst vorgehen. Dokumentieren und teilen Sie alles, was Ihr neues Teammitglied wissen muss, um in dieser Position erfolgreich zu sein. Im Revenue Marketing Team haben wir ein Onboarding-Projekt, das unsere Prozesse, Schlüsselprojekte, Beteiligten und Dateien umfasst. Das Projekt enthält auch Aufgaben zur Integrierung neuer Teammitglieder in unsere wichtigsten Teamprojekte, Slack-Channel und regelmäßigen Meetings. Dadurch können wir neue Mitarbeiter von überall auf der Welt herzlich willkommen heißen.

Sie sollten auch Vier-Augen-Gespräche zwischen dem neuen Mitarbeiter und möglichst vielen Teamkollegen außerhalb des Homeoffice einplanen. Diese können von einem formellen Briefing bis hin zu einem zwanglosen (virtuellen) Gespräch bei einer Tasse Kaffee reichen, um Ihrem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, Kontakt zu seinen Hauptansprechpartnern aufzubauen. Jessica hält außerdem eine monatliche Onboarding-Sitzung mit neuen Mitarbeitern ab, um sie mit den Werten und der Kultur des Revenue Marketing-Teams vertraut zu machen.

Optimieren Sie Teambesprechungen für alle Beteiligten

Wir glauben fest an synchrone Meetings mit unseren Teams, um ein harmonisches Arbeitsverhältnis und eine solide Unternehmenskultur aufzubauen. Wenn man sich in einem Live-Meeting trifft, ist die Kommunikation zwanglos und Sie und Ihr Team haben genug Zeit, sich besser kennenzulernen.

Im Engagement Marketing Team findet jeden Montag ein wöchentliches Standup-Meeting statt, bei dem wir uns begrüßen, über das Wochenende plaudern und uns der Reihe nach in Zoom darüber austauschen, woran wir jeweils gerade arbeiten. Dieses Treffen findet abwechselnd zwischen 9 und 16 Uhr PST statt, sodass wir in der einen Woche Teammitgliedern in der EMEA-Region und in der nächsten Mitarbeitern aus dem Asien-Pazifik-Raum und in Japan entgegenkommen können. Diejenigen, die nicht live dabei sein können, nehmen ein kurzes Video von sich auf, in dem sie über ihre wichtigsten Aufgaben für die Woche sprechen. Diese Videos sehen wir uns dann im Live-Meeting an.

Beim Revenue Marketing gibt es eine monatliche „All Hands“-Veranstaltung für alle Mitglieder von Jessicas Team. Jeden Monat hält ein Teammitglied eine kurze, fünfminütige Präsentation (genauer gesagt, ein PechaKucha) über sich selbst, von seinem beruflichen Werdegang bis hin zu seiner Familie. So ergibt sich eine großartige Chance für die Teilnehmer, sich gegenseitig kennenzulernen, auch wenn wir nicht alle im selben Büro sitzen.

Vier-Augen-Gespräche sind auch wichtig, um den Kontakt zwischen räumlich voneinander getrennten Teammitgliedern herzustellen. Unabhängig davon, wo sich diese befinden, sollten Sie sich wöchentlich mit Ihren direkt unterstellten Mitarbeitern und monatlich mit den übrigen Mitarbeitern treffen. Das ist die optimale Gelegenheit, viel darüber zu erfahren, was in anderen Regionen gerade so passiert. Zudem haben die Teammitglieder die Möglichkeit, Ihnen direkte Fragen zu bestimmten Themen stellen, die sonst unbeantwortet bleiben würden.

Sorgen Sie dafür, dass Teammitglieder sich wahrgenommen fühlen

Offen gesagt ist es für Teammitglieder, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, schwerer, Anerkennung für ihre Arbeit zu erhalten. „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist leider eine traurige Realität. Wenn Sie ein geografisch verteiltes Team leiten, sollten Sie ganz bewusst nach Möglichkeiten suchen, wie Ihre Teammitglieder in anderen Regionen Wahrnehmung und Anerkennung für den Beitrag erhalten können, den sie leisten.

Beispielsweise könnten Sie bei einer Team- oder Abteilungsbesprechung alle Mitarbeiter vorstellen. Bei Asana veranstalten wir alle sechs Wochen ein „Show and Tell“, bei dem jeweils ein Mitglied jeder Abteilung die jüngsten Erfolge oder laufenden Projekte präsentiert. Für weltweit verteilte Teammitglieder bietet sich hier eine großartige Gelegenheit, sich als Mitarbeiter des Unternehmens vorzustellen.

Sie sollten außerdem jede Gelegenheit nutzen, gute Leistungen in einem größeren Kreis zu würdigen. Denkbar wäre ein kurzes „Shoutout“ im Slack-Kanal Ihres Teams. Oder wenn Sie im Team Preise vergeben, wie wir es im Marketing-Team von Asana tun, stellen Sie sicher, dass Sie auch Teammitglieder nominieren, die nicht wie Sie im Homeoffice arbeiten. Es zahlt sich aus, individuelle Leistungen innerhalb des gesamten Teams anzuerkennen.

Sie suchen nach weiteren Tipps und Best Practices zur hybriden Teamarbeit in einer dezentralisierten Welt? Lesen Sie mehr Beiträge in unserer Artikelreihe zur Führung ortsunabhängiger Teams

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