El ROI de los espacios de trabajo digitales

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Los últimos 18 meses les han enseñado a los líderes empresariales que los entornos de trabajo y colaboración flexibles pueden ser la clave para la continuidad del negocio, ya sea que la empresa trabaje completamente en la oficina, de forma híbrida o descentralizada. Los números no mienten: en 2020, la categoría de software de colaboración se disparó, logrando en los primeros seis meses del año la cantidad de usuarios que se alcanzarían en cinco años. Y, en un estudio reciente realizado por IDC (doc. #US48130821, agosto de 2021), el 86 % de las empresas manifestaron que las buenas aplicaciones de colaboración les ayudan a retener a sus trabajadores más talentosos.

La transformación digital es el acto de transformar una organización en una que pueda expandir todo o parte de su negocio e innovar a un ritmo mayor que los negocios tradicionales para crear nuevas formas de trabajar.

Por muy convincentes que sean las pruebas, la colaboración digital no ha sido fácil para todos, incluso cuando existe el deseo de adoptarla. Ahora, la gran pregunta para el resto de 2021 es la siguiente: ¿Cómo pueden los líderes empresariales diseñar espacios de trabajo que fomenten una cultura de colaboración y aceleren la transformación digital?

Recientemente hablamos con Wayne Kurtzman, director de Investigación de Redes Sociales y Colaboración en IDC, para conocer su opinión sobre la transformación digital y cómo las empresas pueden inclinarse hacia el futuro de la colaboración.

Según la investigación, ¿qué significa la transformación digital en el contexto de los últimos 18 meses y por qué tantas empresas se equivocan?

Un aspecto importante del trabajo digital es conectar a los compañeros de trabajo y hacer que se sientan conectados entre sí y con su trabajo. Algunas empresas se centraron únicamente en el trabajo y no en conectar a las personas —la parte más importante para comenzar la transformación—. La colaboración es lo que las personas hacen juntas para realizar su trabajo. La tecnología, cuando es la adecuada, facilita e impulsa esa colaboración.

También sabemos que muchas empresas se enfrentan a decisiones difíciles sobre si regresar a las oficinas a tiempo parcial, a tiempo completo o directamente no regresar, todo lo cual tiene implicaciones importantes en la cultura de la empresa y la conexión social entre los equipos.

La investigación de IDC muestra que una razón clave por la que muchas empresas no logran transformarse a nivel digital tiene que ver con la cultura. Para lograr la transformación digital es necesario que los líderes equilibren tanto la tecnología como los procesos adecuados para respaldar un entorno digital colaborativo. Sin embargo, una vez que una empresa cuenta con la tecnología y los procesos adecuados, desarrollar una cultura de colaboración saludable en torno a esas herramientas es lo más difícil de lograr, especialmente durante un período de trabajo total o parcialmente remoto. 

Pero el mayor desafío que las organizaciones siguen enfrentando es permitir que los equipos trabajen juntos de manera eficaz y confiar en que los equipos descentralizados harán el mejor trabajo posible. De hecho, la colaboración digital es imprescindible para la continuidad del negocio: el 86 % de las empresas manifestaron que las buenas aplicaciones de colaboración les ayudan a retener a sus trabajadores más talentosos.

Si tuvieras que aplicar ingeniería inversa a una cultura de innovación, ¿por dónde crees que deberían empezar los líderes empresariales?

En todas las regiones, el mayor desafío que tienen las empresas es comunicarse de manera eficaz. La capacidad de comunicarse y colaborar en el contexto del trabajo requiere un cambio de mentalidad por parte de los líderes de todos los niveles de la empresa. Según Alvin Toffler, las empresas que pudieron aprender, desaprender y volver a aprender pudieron tener una mentalidad más abierta y obtuvieron mejores resultados. A menudo, para lograrlo fue necesario buscar nuevos negocios emergentes que les permitieran expandirse.

Sabemos que la pandemia cambió el concepto que muchas empresas tienen de los espacios de trabajo digitales; primero porque no tuvieron más remedio que habilitar el trabajo remoto y ahora porque han visto que la productividad en realidad aumentó durante la pandemia. Y la realidad es que invertir en colaboración puede tener un impacto en las métricas de negocios centrales, como el reclutamiento, la retención, el bienestar de los empleados y, en última instancia, los ingresos.

Desde tu perspectiva, ¿cómo deberían los líderes empresariales elegir el ecosistema tecnológico adecuado para su negocio siendo que el mercado ahora ofrece una gama tan amplia de nuevas funciones y plataformas?

Hay algunos aspectos a tener en cuenta al elegir el ecosistema tecnológico adecuado para tu equipo.

Primero, forma un grupo de colaboradores clave para determinar las necesidades y beneficios de la tecnología. IDC descubrió que, en promedio, más de cuatro líderes ejecutivos se reúnen con especialistas en TI a la hora de adquirir soluciones colaborativas. Al incluir empleados que no son gerentes a la conversación, se obtienen perspectivas concretas respecto a un campo específico, así como un mayor compromiso a la hora de adoptar la solución.

Además, busca una tecnología que permita realizar los procesos a través de un centro de comando central. A lo largo del día, los trabajadores del conocimiento alternan constantemente entre diferentes aplicaciones y herramientas. En lugar de agregar todavía más herramientas, busca que la tecnología sea una forma de reducir las distracciones durante la jornada laboral de los empleados.

Por último, tu herramienta debe satisfacer las necesidades de tu empresa y adaptarse a sus capacidades: facilidad de implementación, soporte para una amplia gama de integraciones, y seguridad, gobernanza y cumplimiento de las normativas. Busca una herramienta que ofrezca un equipo de asistencia sólido y un fuerte retorno de la inversión.

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