Découvrez comment HubSpot utilise Asana pour renforcer la coordination de ses équipes et évoluer

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Les entreprises qui connaissent une croissance rapide éprouvent parfois des difficultés à coordonner leurs activités. À l’heure où beaucoup d’entre nous évoluent dans un environnement de travail à distance, les individus recourent à un nombre croissant de technologies pour accomplir leur travail efficacement. Pourtant, il leur manque souvent un hub central dédié à la coordination de leurs activités. Ainsi, un employé consacre en moyenne 60 % de son temps de travail à des tâches annexes ou work about work (rédiger des mises à jour de statut, assister à des réunions de suivi, etc.), délaissant ainsi les tâches stratégiques pour lesquelles il a été embauché.

La coordination des équipes interfonctionnelles est un défi, surtout dans un environnement à distance. Nous nous sommes récemment entretenus avec Navi Singh, chef de projet principal chez HubSpot, afin de mieux comprendre comment l’équipe marketing est parvenue à coordonner les activités entre les différentes équipes et à évoluer grâce à Asana. 

Pour reprendre les mots de Navi : « Pour qu’une organisation réussisse à se développer dans l’environnement de travail actuel, les équipes ont besoin de s’appuyer sur des processus qui apportent transparence, coordination et évolutivité. C’est là qu’une plateforme de gestion du travail comme Asana peut devenir un véritable atout. »

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment Navi est parvenue à déployer Asana au sein d’HubSpot, et a encouragé son adoption afin de rapprocher les équipes et d’accroître la réussite commerciale de l’entreprise.

Quel a été l’élément déclencheur qui vous a incitée à chercher une plateforme de gestion du travail ?

Lorsque j’ai rejoint HubSpot, nous utilisions un certain nombre de solutions pour collaborer et communiquer à propos de notre travail. Au bout d’un certain temps, l’équipe de gestion de projet s’est aperçue que chaque équipe avait sa propre manière de communiquer avec les parties prenantes et de suivre ses processus, manuellement. Ce manque de cohérence entraînait un surcroît de travail pour l’équipe de gestion de projet.

Nous avions besoin d’une plateforme qui permette non seulement aux parties prenantes d’accéder facilement à des données simples et claires, mais aussi de répondre aux besoins de nos partenaires créatifs. Nous souhaitions que ces derniers laissent de côté la chasse aux informations quotidienne pour se recentrer davantage sur l’expression concrète de leur créativité. 

C’est là qu’Asana est entré en jeu. Lorsque nous l’avons adopté, nous considérions cette plateforme de gestion du travail comme l’outil idéal pour suivre les activités des équipes marketing et de conception. Mais Asana est vite devenu indispensable à l’ensemble de l’entreprise, et la plateforme est finalement devenue notre solution de révision, de correction et de collaboration. Au départ, nous avons déployé Asana auprès d’un petit groupe de collaborateurs seulement, parmi les plus avisés en matière de technologie. Nous n’avions pas la moindre idée de la valeur ajoutée que pouvait nous apporter cet outil, mais nous savions qu’un changement de méthode s’avérait nécessaire. 

L’adoption d’Asana s’est répandue comme une traînée de poudre. La plateforme a d’abord été déployée au sein de l’équipe événementielle, et aujourd’hui, l’ensemble de notre service marketing utilise Asana. Et ce n’est qu’un début…

Navi Singh, chef de projet principal, HubSpot

Je me souviens avoir dit à un collègue : « Si Asana nous a été d’une aide si précieuse sans avoir bénéficié d’une quelconque formation, qu’en serait-il si nous connaissions tous les secrets de cet outil ? »

Comment vos équipes ont-elles progressivement intégré Asana à leur routine de travail ?

Les chefs de projet essaient toujours de s’assurer que les parties prenantes et les équipes projet accèdent facilement à toutes les informations dont elles ont besoin. Toutefois, lorsque les tâches manuelles s’accumulent pour le chef de projet, un vrai problème se pose. La question est donc toujours la suivante : « Comment pouvons-nous simplifier la mise en relation de nos parties prenantes et de nos partenaires créatifs ? » 

Asana me permet de mettre en place des projets compréhensibles par l’équipe créative, mais aussi par les managers. En parallèle, la plateforme m’aide à créer des rapports à l’attention des parties prenantes. Les Rapports Asana me permettent de personnaliser l’affichage des données, afin que les parties prenantes puissent consulter uniquement les informations qui les intéressent. 

J’apprécie également de pouvoir m’appuyer sur la fonctionnalité de génération de rapports d’Asana lorsque j’informe un plus grand nombre de collaborateurs de la santé du projet. Les Rapports me permettent d’obtenir des représentations visuelles de toutes mes données, un vrai atout lorsque je dois transmettre des informations beaucoup plus rapidement. Chaque partie prenante souhaite analyser les données sous une forme bien précise. Asana me permet justement de leur fournir ces dernières en optant pour l’affichage qui leur convient le mieux. Le tout, en un minimum d’efforts manuels.

Dans les mois à venir, quelles sont vos attentes au regard de l’utilisation d’Asana au sein d’Hubspot ?

Nous découvrons chaque jour un peu plus les fonctionnalités d’Asana et dans quelle mesure l’outil peut nous aider davantage. Je ne cesse de me demander : que pourrions-nous encore automatiser ? 

Par exemple :

• Pouvons-nous automatiser les rapports des parties prenantes ? 
• Est-il possible de transformer le processus de révision créative en un système intégré et transparent ? 
• Est-ce envisageable d’établir des règles pour ajouter des étiquettes aux tickets au fil de leur progression dans le cycle de vie du projet ? 

Oui, oui et encore oui ! C’est ce qui me rend si enthousiaste au regard de cette aventure avec Asana. Désormais, nous gérons nos projets médias exclusivement sur Asana, ainsi que la planification de la plupart de nos initiatives marketing du premier trimestre de l’année. Du lancement d’un projet à sa livraison finale, les processus Asana nous permettent de communiquer les données de projet pertinentes aux bonnes personnes et au moment opportun.

Je commence tout juste à explorer les innombrables possibilités proposées par la solution Asana de gestion des processus. Cela permettra sans aucun doute à HubSpot de faire un grand pas en avant. Je suis très enthousiaste à l’idée de poursuivre cette aventure en compagnie d’Asana et d’analyser les répercussions de cet outil sur nos activités.

Pour en savoir plus sur la manière dont l’intégration Asana pour HubSpot peut vous aider à automatiser vos processus, et à gérer facilement le travail entre les équipes et les cycles de ventes, rendez-vous sur asana.com/fr/apps/hubspot.