Asana ヒント: プロジェクトの可視性を高める 3 つの方法

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Asana では、「可視性」を「誰が何をいつまでにするか」についてのインサイトと捉えています。プロジェクトの可視性が高まれば、チームの仕事のスピードが上がり、しかも見落としが発生することもありません。 

とはいえ、チーム全体の可視性を意図的に確立するのはなかなか大変です。日常的なメールやミーティングによるステータスアップデートは、その時は便利に感じても、手間が増えていくのはあっという間。「仕事の解剖学」インデックスによれば、会議やメール、スケジュール調整は、従業員にとって、働く時間の 60% にも相当します。

だとすれば、「仕事のための仕事」を増やすことなく、プロジェクトの可視性を改善し、チームの効率や連携、生産性を高めるにはどうすればよいのでしょうか？Asana を使ってプロジェクトの可視性を高めるための、これらの 3 つのヒントを参考に、「誰がいつまでに何をするのか」をチームが常に把握できるようにしましょう。

1. タスクを使ってプロジェクトの可視性を高める

タスクは Asana のプロジェクトの基本要素。適切なタスクには必ず、担当者と期日、つまり「誰がいつまでに何をするか」の情報が含まれています。ここでは、タスクをさらに充実させて、チームにとって仕事に対する可視性を高める方法をご紹介します。

• タスクに関係者をコラボレーターとして追加する: コラボレーターは、タスクに誰かがコメントしたり、タスクを完了したり、ファイルを添付すると通知を受け取ります。仕事の関係者はコラボレーターとしてタスクに参加すれば最新情報を得られるので、ステータスミーティングを開いたり、担当者にいつ仕事が終わるのかと尋ねたりする必要がありません。
• 仕事をサブタスクに分割する: サブタスクを使うと、タスクを細分化してより取り組みやすくしたり、担当を分担したりできます。たとえば「ブログ記事を公開する」というタスクなら、ブログの原稿作成、レビュー、グラフィックのデザインといったサブタスクをそれぞれ別のチームメンバーに割り当てます。各サブタスクがメインのタスクにつながっているので、全員が「ブログの投稿」という目標を把握し、各自の仕事がチームの他の仕事とどう関連するのかを見ることができます。
• 依存関係を使ってタイミングよく仕事を開始する: 自分の仕事に取り掛かるために、他のチームメイトがタスクを完了するのを待つことが多い方は、「依存関係」を使いましょう。タスクと他のタスクとの「依存関係」を設定しておくと、そのタスクが完了したタイミングで Asana から自動で通知されるので、すぐに自分の仕事に取り掛かれます。依存関係のタスクには専用のアイコンが表示されるので、何が滞っているのかすぐに確認できます。
• 承認リクエストを使って仕事のレビューと承認を行う: 「承認」を使えば、レビュー担当者がいつまでに承認を行うべきかが明確になります。承認を待っている側は、承認が下りたときに簡単に知ることができます。承認タスクは一般的なタスクと少し違い、トップバーに「承認する」「差し戻す」「却下する」の 3 つのボタンがあります。すべてのタスクを承認タスクに変換できます。
• 最も重要な目標をマイルストーンに設定する: タスクにマイルストーンのマークを付けて、重要な目標や優先事項であることを示すと、チームはそれを達成するために優先すべき仕事を把握できます。依存関係のタスクと同様、マイルストーンであることを示す専用のアイコン (緑のダイヤモンド) があります。そして、マイルストーンのタスクを完了すると、特別なお祝いが待っています。

2. タスクを複数のプロジェクトに追加する

毎日の特に重要な仕事の中には、部門をまたぐものがあります。でも、どのチームにも独自のデータ管理や記録のやり方があるため、そうした「部門間」の仕事の半分は、単に他のチームに対する仕事の状況報告に終始することもあります。

そのため、Asana では、タスクを複数のプロジェクトに追加できます。これにより、仕事が重複することもなく、それぞれのタスクを適切なコンテキストで把握し、各プロジェクトの中でタスクの可視性を最大限に高め、目の前の仕事に対するチームの連携を維持できるのです。 

たとえば、会社の年次総会を計画していて、会議の議題を仕上げる必要があるとします。自分のチームの「2021年度年次総会計画」プロジェクトにタスクを作成しましたが、チームで議論するべきアクションアイテムがあるため、そのタスクを「週次チームミーティング」プロジェクトにも追加する必要があります。そこで、それぞれのプロジェクトにそのタスクを別途作成するのではなく、オリジナルのタスクを両方のプロジェクトに追加します。こうすれば、何か変更が起きても、タスクのアップデートは、タスクが追加されたすべてのプロジェクトで確認できます。

3. 進捗レポートを使ってチームで最新情報を共有する

ステータスミーティングは仕事のための仕事を作ることが多いものですが、チームと情報を共有する方法はどうしても必要です。「ステータスミーティング」の「ステータス」の部分は何の問題もありません。チームには、仕事を妨げる問題を見つけ、タイムラインの状態を知らせる進捗報告を行い、必要なときにロードマップを再評価する方法が不可欠だからです。

「ミーティング」の部分が問題です。長時間のミーティングで報告をするよりも、プロジェクトの進捗タブでステータス更新を使いましょう。プロジェクトの通知をオンにしているメンバー全員にステータス更新が送信され、プロジェクトのステータスが全員に共有されます。ステータスの状態を「順調」(緑)、「リスクあり」(黄色)、「要対応」(赤) で知らせましょう。プロジェクトリーダーはタイトルと説明を追加することもできます。また、特定のタスクやプロジェクト、チームメイトにリンクするには @メンションを使います。複数のプロジェクトの進捗を見るには、それらのプロジェクトをポートフォリオに追加してください。

Asana のようなワークマネジメントソフトウェアを使って可視性を確保すれば、過不足のないバランスのとれたコミュニケーションが実現します。あなたがオフィスで働いていても、グローバルチームの一員でも、Asana はチームがすばらしい仕事を成し遂げるサポートになりますが、プロジェクトの可視性が高まれば、リモートチームにとってとりわけ役立つはずです。. 

チームがリモートワークへ移行中、という方は、リモートチームのコラボレーションにどう Asana が役立つのかを確認して、無料アカウントにサインアップしましょう。