Dica da Asana: três maneiras de aumentar a visibilidade dos projetos

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Para nós, da Asana, “visibilidade” significa saber o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Ao ter mais visibilidade sobre os projetos, as equipes podem avançar de forma rápida e também se assegurar de que nada seja esquecido. 

Entretanto, proporcionar uma visibilidade dotada de propósito por toda a sua equipe pode ser difícil. Atualizações por e-mail ou reuniões rotineiras podem parecer acertadas naquele momento, mas elas se acumulam rapidamente. De acordo com o Índice Anatomia do trabalho, reuniões, e-mails e agendamentos representam cerca de 60% da jornada diária dos funcionários.

Então, como é possível aumentar a visibilidade dos projetos para que a sua equipe seja mais eficiente, alinhada e produtiva sem gerar ainda mais trabalho de rotina? Experimente estas três dicas da Asana sobre como aumentar a visibilidade dos projetos para que a sua equipe sempre saiba o que cada um está fazendo e quais são os prazos.

1. Aumentar a visibilidade dos projetos com as tarefas

As tarefas são os elementos básicos que compõem qualquer projeto da Asana. Boas tarefas incluem duas coisas: um responsável e uma data de conclusão, ou seja, informam “o que cada um está fazendo e para quando”. No entanto, há muitas outras maneiras de enriquecer as tarefas e proporcionar à sua equipe mais visibilidade quanto ao trabalho. 

• Adicione os participantes como colaboradores da tarefa: os colaboradores recebem notificações quando alguém comenta, conclui uma tarefa ou anexa um documento. Ao colaborar em uma tarefa, os participantes se mantêm atualizados sem a necessidade de realizar uma reunião de atualização ou perguntar ao responsável quando a tarefa estará concluída.
• Divida o trabalho em subtarefas: estas permitem dividir as tarefas em partes menores para gerenciá-las com mais facilidade ou distribuir as responsabilidades. Por exemplo, uma tarefa do tipo “Publicar o artigo do blog” pode incluir subtarefas para fazer o esboço e revisão do artigo e o design dos gráficos, e cada uma delas ser atribuída a um membro diferente da equipe. Ao conectar cada subtarefa à tarefa principal, todos os envolvidos visualizam os objetivos do artigo do blog e entendem como o trabalho de cada um se relaciona com o trabalho de toda a equipe.
• Inicie o trabalho no momento certo com as dependências: se muitas vezes você precisa esperar um colega de equipe finalizar uma tarefa para poder começar a sua, as tarefas dependentes são a solução para o seu problema. Marque a sua tarefa como “dependente” da tarefa do seu colega e a Asana avisará automaticamente quando a tarefa do colega for concluída. Essas tarefas têm um ícone específico para ajudar a identificar rapidamente o que pode estar bloqueado.
• Revise e aprove o trabalho com as aprovações: este recurso permite que os revisores vejam facilmente onde é necessário fazer aprovações, além de mostrar quando algo é aprovado. As tarefas de aprovação são um pouco diferentes das tarefas comuns – há três botões na barra superior: Aprovar, Solicitar alterações e Recusar. Você pode converter qualquer tarefa em uma tarefa de aprovação.
• Assinale os objetivos mais importantes como marcos: ao assinalar uma tarefa como um marco, você indica que ela representa uma prioridade ou um objetivo importante, para que os demais saibam como priorizar o trabalho que contribui para a sua realização. Assim como as tarefas dependentes, os marcos têm um ícone específico; neste caso, trata-se de um diamante verde. Ao concluí-los, você verá uma comemoração especial.

2. Adicionar tarefas a diversos projetos

Alguns dos trabalhos mais importantes que fazemos diariamente envolvem múltiplos departamentos. Entretanto, como cada equipe tem a sua própria forma de gerenciar e registrar os dados, boa parte do seu trabalho “interdisciplinar” pode se resumir a manter as equipes a par do trabalho que está sendo realizado.

É por esse motivo que se pode adicionar uma mesma tarefa a diversos projetos na Asana. Isto permite mantê-la no contexto certo, além de aumentar a visibilidade da tarefa em cada projeto e manter a equipe alinhada em relação ao trabalho, sem nunca precisar repeti-lo. 

Veja este exemplo: imagine que você esteja planejando uma conferência anual da sua empresa e precise finalizar a agenda do evento. Você criou uma tarefa no projeto “Planejamento da conferência anual para o Ano Fiscal 21” da sua equipe, mas também quer adicioná-la ao projeto “Reunião semanal da equipe” por haver alguns itens de ação que você quer debater com a equipe. Em vez de criar uma instância dessa tarefa para cada projeto, você pode adicionar a tarefa original a ambos os projetos. Se houver alguma alteração, a tarefa será atualizada em todos os projetos aos quais foi adicionada. 

3. Usar relatórios de progresso para manter a sua equipe em dia

As reuniões de atualização costumam contribuir para criar ainda mais organização para o trabalho, por isso é fundamental encontrar uma forma de manter a sua equipe em dia. O problema dessas reuniões não está na atualização propriamente dita, afinal, as equipes precisam conseguir visualizar os obstáculos, fornecer um relatório de progresso sobre o cronograma e reavaliar o roteiro, caso necessário. 

Em vez de fazer isso em uma reunião demorada, experimente atualizar a aba Progresso do seu projeto. Proporcione visibilidade sobre um projeto ao enviar uma atualização de status às pessoas que o acompanham. Mostre a elas se o projeto está “em dia” (verde), “em risco” (amarelo) ou “atrasado” (vermelho). O líder do projeto também pode adicionar um título e uma descrição, além de usar as @menções para vincular colegas de equipe, tarefas ou projetos específicos. Caso queira ver o progresso de diversos projetos, basta adicioná-los a um Portfólio.

Encontre um equilíbrio saudável entre a ausência e o excesso de comunicação ao proporcionar visibilidade por meio de um software de gerenciamento de trabalho como a Asana. A Asana pode ajudar a sua equipe a realizar ótimos trabalhos, esteja você trabalhando em um escritório ou como parte de uma equipe global. Ter mais visibilidade sobre os projetos pode ser especialmente útil para as equipes remotas. 

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