Les astuces d’Asana : 3 techniques pour gagner en visibilité sur vos projets

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Pour l’équipe Asana, la notion de « visibilité » représente le fait d’avoir un bon aperçu des responsabilités, du travail et des échéances de chacun. Plus la visibilité est grande, plus les équipes travaillent vite et ont l’assurance de ne rien oublier. 

Malheureusement, il n’est pas toujours facile de mettre en place une visibilité réfléchie à l’échelle de toute une équipe. Si les mises à jour régulières par e-mail et autres réunions d’avancement présentent une certaine utilité à l’instant T, elles deviennent vite encombrantes, comme le prouve notre rapport L’Anatomie du travail : en moyenne, un employé consacre 60 % de sa journée de travail à des tâches liées à la planification, aux réunions et aux e-mails.

Mais alors, comment offrir plus de visibilité à votre équipe sur ses projets pour qu’elle soit plus productive, plus efficace, et que ses membres tirent tous dans le même sens, sans toutefois leur donner encore plus de travail ? Suivez ces trois conseils et faites confiance à Asana pour aider les membres de votre équipe à bien identifier le travail à faire, les responsabilités et les échéances de chacun.

1. Bien utiliser les tâches pour renforcer la visibilité de projet

Les tâches sont les composantes fondamentales de tous vos projets Asana. Toute bonne tâche qui se respecte doit indiquer les deux informations suivantes : un responsable et une échéance, les éléments essentiels pour repérer qui fait quoi et pour quand. Néanmoins, il existe d’autres solutions pour étoffer les tâches et offrir à votre équipe plus de visibilité sur son travail. 

• Ajouter les acteurs concernés à une tâche en tant que collaborateurs : lorsqu’un utilisateur commente une tâche, la termine ou y ajoute une pièce jointe, les collaborateurs en sont notifiés. Les différents acteurs et autres personnes concernées peuvent rejoindre une tâche et être tenus à jour des dernières informations sans avoir à organiser une réunion d’avancement ou à s’enquérir de la progression de la tâche auprès de la personne qui s’en occupe.
• Subdiviser le travail en sous-tâches : grâce aux sous-tâches, vous pouvez diviser votre travail en de plus petits éléments plus faciles à traiter, ou encore répartir les responsabilités. Prenons par exemple une tâche intitulée « Publier l’article de blog » : vous pouvez créer des sous-tâches dédiées à la rédaction de l’article, à sa relecture et à la conception graphique, et attribuer chacune d’entre elles à un membre d’équipe différent. La connexion de chaque sous-tâche à la tâche principale permet à tous les membres de l’équipe de bien visualiser les objectifs pour cet article de blog et d’identifier le rôle de chacun par rapport au travail de l’équipe dans son ensemble.
• Commencer à travailler au bon moment grâce aux dépendances : s’il vous arrive fréquemment de devoir attendre qu’un collègue en ait terminé avec une tâche pour commencer à travailler sur la vôtre, vous avez sûrement besoin de mettre en place des dépendances de tâches. Lorsque vous marquez votre tâche comme « dépendante » de celle de votre collègue, Asana vous informe automatiquement de l’achèvement de sa tâche pour vous permettre de travailler sur la vôtre au bon moment. Les tâches dépendantes d’autres tâches sont indiquées par une icône spécifique pour vous permettre de repérer aisément les points de blocage éventuels.
• Réviser et approuver son travail avec les approbations : les approbations facilitent le travaille de chacun. Elles permettent aux réviseurs d’identifier les éléments à approuver, et aux utilisateurs d’être informés de leur approbation. Les tâches d’approbation fonctionnement légèrement différemment des tâches habituelles. Leur barre supérieure affiche trois boutons : Approuver, Demander des modifications, Rejeter. Vous pouvez transformer tout type de tâche en tâche d’approbation.
• Indiquer les objectifs clés à l’aide de jalons : lorsque vous marquez une tâche comme Jalon, vous indiquez à tous les acteurs concernés que cette tâche représente un objectif clé ou qu’elle a priorité sur les autres, et que chacun doit s’atteler en priorité aux activités qui participent à son achèvement. Tout comme les tâches dépendantes, les jalons ont leur propre icône (un losange vert dans le cas présent). Chaque jalon franchi donne lieu à une célébration Asana particulière.

2. Ajouter une même tâche à plusieurs projets

Certaines de nos activités quotidiennes les plus essentielles sont de nature pluridisciplinaire. Le souci, c’est que lorsque chaque équipe gère et enregistre les données à sa manière, nous avons tendance à passer une bonne partie de ce temps de travail interfonctionnel à informer les différentes équipes du travail en cours.

Pour faire face à ce problème, Asana vous permet d’ajouter une même tâche à plusieurs projets. Ainsi, chaque tâche s’accompagne du bon contexte, tandis que vous maximisez la visibilité de cette tâche au sein de chaque projet et que votre équipe est tenue au courant du travail en cours, tout ceci sans démultiplier vos efforts. 

Prenons l’exemple suivant : lors de la planification de notre conférence annuelle d’entreprise, nous désirons apporter la touche finale au calendrier de l’événement. Nous avons déjà créé une tâche dans le projet « Plan de la conférence annuelle AF21 » de notre équipe. Mais, puisque nous devons encore débattre avec notre équipe d’un certain nombre d’actions à entreprendre, nous souhaitons également ajouter la tâche concernée à notre projet « Réunion d’équipe hebdomadaire ». Plutôt que de créer un doublon de cette tâche dans le second projet, il nous suffit d’ajouter la même tâche aux deux projets. Toute modification se répercutera ainsi sur les deux projets auxquels la tâche appartient. 

3. S’appuyer sur les rapports de progression pour tenir son équipe informée

Les réunions d’avancement sont souvent à l’origine d’un surplus de « work about work ». Cependant, vous devez bien trouver des méthodes pour tenir votre équipe au courant de la progression générale. Dans les réunions d’avancement, ce n’est pas l’avancement en lui-même qui pose problème : les équipes doivent surtout pouvoir signaler les freins rencontrés, fournir des rapports de progression et revoir leur stratégie si nécessaire. 

Et si au lieu d’organiser une longue réunion, vous choisissiez plutôt d’actualiser l’onglet Progression de votre projet ? Envoyez une mise à jour de statut à tous les acteurs qui suivent le projet pour leur donner une visibilité optimale sur son avancement. Vous pouvez alors leur signaler que le projet est « dans les délais » (vert), « menacé » (jaune) ou « en retard » (rouge). Le responsable d’un projet peut aussi y ajouter un titre et une description, et @mentionner les tâches, projets ou collègues souhaités. Pour mieux visualiser la progression de plusieurs projets, vous pouvez les ajouter à un portefeuille.

Faites appel à un logiciel de gestion du travail comme Asana pour établir un juste milieu entre sous-communication et sur-communication, grâce à une visibilité accrue. Au bureau comme au sein d’équipes internationales, Asana aide tous les membres de votre équipe à donner le meilleur d’eux-mêmes. Et pour les équipes à distance ? Cette visibilité améliorée fait tout simplement des miracles. 

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