Mit Formularen sammeln Sie die Informationen, die Ihr Team benötigt
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Heutige Teams sind stärker vernetzt und kooperieren mehr denn je. Wenn Sie mit Teamkollegen arbeiten, die unterschiedliche Perspektiven, Kenntnisse und Fähigkeiten haben, verbessert sich die Qualität der Arbeit, die Sie gemeinsam leisten. Aber wenn diese funktionsübergreifende Zusammenarbeit keinem klaren Prozess folgt oder nicht effektiv verwaltet wird, kann schnell ein Durcheinander entstehen.
Ohne eine einheitliche Methode zur Erfassung von Informationen, die Ihr Team benötigt, um mit der Arbeit zu beginnen oder Feedback von Kunden zu sammeln, erhalten Sie diese auf verschiedene Weise. Das beinhaltet E-Mails, Meetings, Chats, gemeinsame Dokumente und persönliche Diskussionen. Informationen und Arbeitsvorgänge sind dann an verschiedenen Orten verstreut, kritische Details fehlen häufig, Arbeitsvorgänge werden vergessen und Ihr Team ist frustriert, verwirrt und verpasst Fristen.
Mit Formularen in Asana können Sie jetzt eine einfache und reibungslose Möglichkeit für Mitarbeiter bereitstellen, Arbeitsanfragen und Informationen an Ihr Team zu übermitteln. Durch den einheitlichen Informationsaustausch mit Ihrem Team stellen Sie sicher, dass Teammitglieder die Details erhalten, die sie bei Arbeitsanfragen, Fehlerberichten und Kundenfeedback benötigen. Da jede Formularübermittlung in Ihrem Asana-Projekt verfolgt wird, können Sie die nächsten Schritte verwalten und Ihrem Team helfen, seine Arbeit effektiver zu erledigen und pünktlich fertigzustellen.
Anfragen und Informationen erfassen: Wann sollte ein Formular verwendet werden?
Jedes Projekt in Asana enthält nun den Tab „Formulare”, damit Sie ein Formular zur Übermittlung von Informationen erstellen können, das mit diesem spezifischen Projekt verknüpft ist. Wir empfehlen die Erstellung von Formularen, um Anfragen von Personen außerhalb Ihres Teams oder Unternehmens zu sammeln, wenn Sie bestimmte Informationen benötigen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Das Beste daran ist, dass jeder auf Ihr Formular zugreifen und es ausfüllen kann, um Anfragen oder Feedback zu senden, auch wenn diese Person kein Asana-Konto hat. Auf diese Weise erhalten Sie immer die Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, und können alles an einem Ort verfolgen.
Mit Formularen können Sie Folgendes besonders gut erfassen:
So erstellen Sie ein Formular in einem Asana-Projekt
Jedes Projekt in Asana beinhaltet nun die Möglichkeit, ein Formular zu erstellen und dieses zu nutzen. Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie einfach auf den Tab „Formulare” innerhalb des Projekts.
Sie können den Namen Ihres Formulars ändern, wenn Sie möchten, dass er sich vom Projektnamen unterscheidet. Außerdem können Sie eine Beschreibung hinzufügen, um den Personen, die das Formular ausfüllen, Anweisungen oder Informationen zu geben.
Zum Beispiel haben wir bei Asana das Projekt „iOS Fehlerberichte”, in dem wir alle Fehler der mobilen iOS-App verfolgen, die von unseren Teamkollegen und Kunden gemeldet wurden. Um den Zweck des Formulars deutlich zu machen, haben wir es von „iOS Fehlerberichte” in „Bitte berichten Sie jegliche Fehler der mobilen iOS-Asana-App” umbenannt.
Jedes Formular enthält auch zwei Standardfragen für den Namen und die E-Mail-Adresse, so dass Sie Kontaktinformationen von allen erhalten, die Arbeitsanfragen oder Informationen an Ihr Team senden. Nachdem ein Teamkollege ein Formular gesendet hat, wird ihm eine Benachrichtigung darüber angezeigt, dass seine Antwort übermittelt wurde. Wenn Sie möchten, dass diese Person über Aktualisierungen informiert bleibt, können Sie denjenigen dann als Follower zur Aufgabe hinzufügen, in der Sie die Arbeit verfolgen. Dazu benötigt die Person ein Asana-Konto.
Wenn Sie Ihr Formular erstellen, fügen Sie Fragen hinsichtlich aller Informationen zu, die Sie sammeln möchten, und legen Sie diese als erforderlich fest. So stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Details erhalten, um neue Anfragen zu bearbeiten. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder in Ihrem Projekt verwenden, können Sie diese als Fragen zu Ihrem Formular hinzufügen. Die Antworten werden dann direkt dem benutzerdefinierten Feld in Ihrem Projekt zugeordnet. Andere Informationen, die im Formular eingegeben werden, erscheinen in der Aufgabenbeschreibung, damit alles an einem Ort erfasst wird.
Sie können auch zulassen, dass Personen Anhänge zu Ihrem Formular hinzufügen, wie z.B. Beschreibungen kreativer Inhalte, Bilder, Dokumente, PDFs und andere Dateien. Diese Anlagen werden dann der neuen Aufgabe in Ihrem Projekt hinzugefügt, so dass alles miteinander verknüpft bleibt. Schließlich können Sie einen Standardverantwortlichen festlegen, wie die Person, die für die Erstellung kreativer Inhalte zuständig ist, den IT-Manager oder Projektleiter, so dass jede neue Übermittlung automatisch zugewiesen wird. Danach können diese die eingehenden Anfragen begutachten und bei Bedarf einem anderen Teamkollegen zuweisen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und weitere Informationen zu Formularen finden Sie in unserem Handbuch.
So teilen und verwenden Sie Ihr Asana-Formular
Sobald Sie Fragen zu allen Informationen erstellt haben, die Sie in Ihrem Formular sammeln müssen, wird ein Link generiert, den Sie mit Ihrem Team teilen, in die Beschreibung Ihres Asana-Projekts oder in E-Mails einfügen oder auf Ihrer Website verlinken können. Damit kann es von jedem ausgefüllt werden. Um Ihr Formular mit anderen zu teilen, klicken Sie oben rechts auf den Button Formular-Link kopieren. Der Link wird dann in Ihre Zwischenablage kopiert, damit Sie ihn mit anderen teilen können.
Egal, wo Personen auf Ihr Formular zugreifen, alle Antworten werden zu neuen Aufgaben im Asana-Projekt, mit dem es verknüpft ist.
Was werden Sie mit Formularen anstellen?
Wir freuen uns darauf, all die Möglichkeiten zu sehen, wie Formulare Ihrem Team dabei helfen werden, die benötigten Informationen im Voraus zu sammeln. Dadurch verbringen Sie weniger Zeit damit, nach Details zu suchen, und haben mehr Zeit für das Erledigen Ihrer Arbeit. Wenn Sie Asana Business oder Enterprise nutzen, können Sie noch heute mit der Verwendung von Formularen beginnen. Wenn nicht, können Sie sie jetzt kostenlos ausprobieren oder mit unserem Vertriebsteam sprechen, um mehr zu erfahren.
