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Reúna as informações necessárias para a sua equipe com os Formulários

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As equipes atuais estão mais interconectadas e colaborativas do que nunca. Ao trabalhar com colegas de equipe com diferentes perspectivas, especialidades e habilidades, a qualidade do trabalho produzido em conjunto aumenta enormemente. No entanto, quando essa colaboração multidisciplinar não segue um processo claro e não é gerida com eficácia, o trabalho pode rapidamente se tornar caótico.

Quando não há uma maneira padronizada de receber as informações que sua equipe precisa para começar os trabalhos ou coletar o feedback dos clientes, elas chegam de muitas maneiras: e-mail, reuniões, mensagens, documentos compartilhados, e conversas pessoais. A informação e o trabalho ficam espalhados em diversos lugares, faltam detalhes importantes, as coisas ficam por fazer e sua equipe acaba frustrada, confusa e atrasada com os prazos.

Agora, com os Formulários na Asana, você pode criar uma forma simples e rápida para as pessoas pedirem trabalhos e enviarem informações para a sua equipe. Ao padronizar como a informação é compartilhada com sua equipe você se certifica que ela recebe logo de início os detalhes necessários para os pedidos de trabalho, relatos de bugs, e feedbacks de clientes. Uma vez que cada novo envio é monitorando no seu projeto da Asana, você pode gerenciar os próximos passos e ajudar sua equipe a fazer o trabalho de maneira mais eficiente e a terminar dentro do prazo.

Coleta de pedidos e informações: quando utilizar um formulário

Todos os projetos na Asana incluem agora a aba “Formulários” para que você possa criar um formulário de recebimento vinculado ao respectivo projeto. Recomendamos criar formulários para coleta de pedidos de pessoas externas à sua equipe ou empresa sempre que precisar de informações específicas antes de começar o trabalho. O melhor de tudo é que qualquer pessoa pode abrir e preencher o formulário para fazer pedidos ou enviar feedback, mesmo quem não está registrado na Asana. Assim, você sempre recebe antecipadamente as informações que precisa para fazer o seu trabalho e monitora tudo de um único lugar.

Os formulários são especialmente úteis para coletar:

Como criar um formulário num projeto da Asana

Todos os projetos na Asana incluem agora a opção de criar e usar um formulário. Para isso, abra a aba de Formulários dentro do projeto.

É possível mudar o nome do formulário se preferir que seja diferente do nome do projeto, e adicionar uma descrição para fornecer instruções ou informações a quem o usar.

Por exemplo, temos na Asana um projeto chamado “Bugs no iOS”, onde monitoramos todos os bugs do aplicativo para iOS que foram relatados por nossos colegas ou clientes. Para que a finalidade do formulário seja clara, renomeados de “Bugs no iOS” para “Informe problemas e bugs ao usar o aplicativo Asana no iOS”.

Cada formulário inclui também duas perguntas fixas, nome e e-mail, para que você receba as informações de contato de quem pede trabalhos ou envia informações à sua equipe. Os colegas de equipe inscritos na Asana que preenchem o formulário recebem uma notificação de confirmação de que sua resposta foi enviada. Se você quiser que, além disso, recebam também atualizações sobre o assunto, basta adicioná-los como seguidores da tarefa que será criada.

Ao criar um formulário, acrescente questões e perguntas para todas as informações que você precisa, e torne-as obrigatórias para assegurar-se de receber os detalhes necessários para o processamento dos novos envios. Se o seu projeto tiver campos personalizados, você pode adicioná-los como questões ao formulário, e as respostas ficarão vinculadas ao respectivo campo personalizado do seu projeto. As demais informações enviadas através do formulário aparecem na descrição da tarefa para que tudo fique reunido num só lugar.

Você também pode permitir o envio de anexos através do formulário, como briefs de criação, imagens, documentos, PDFs, e outros. Estes serão adicionados à nova tarefa no seu projeto para que tudo permaneça interligado. Por último, você pode designar um responsável padrão para as tarefas, como o produtor de criação, gerente de TI ou coordenador do projeto, para que os novos envios sejam automaticamente atribuídos a essa pessoa, que pode então classificar e ordenar o trabalho e reatribuí-lo a outros se necessário.

Para instruções passo a passo e mais informações sobre os Formulários acesse o nosso Guia.

Como compartilhar e usar o seu formulário Asana

Depois de criar as questões para todas as informações que você precisa coletar com o formulário, será gerado um link que pode ser compartilhado com sua equipe, adicionado à descrição do projeto Asana, incluído nos e-mails, ou inserido no seu site para que qualquer pessoa possa usar. Para compartilhar o formulário clique no botão Copiar o link do formulário, no canto superior direito, e o link será copiado na sua área de transferência para compartilhar com outras pessoas.

Não importa o lugar onde as pessoas acessam o formulário, todas as respostas se tornarão novas tarefas no projeto da Asana ao qual está conectado.

O que você fará com os Formulários?

Estamos entusiasmados para ver de que maneiras os Formulários ajudarão sua equipe a reunir as informações necessárias, para gastarem menos tempo reunindo os detalhes e poderem empregá-lo em fazer mais coisas. Se você usa Asana Business ou Enterprise já pode começar a usar os Formulários. Senão, pode experimentá-los gratuitamente ou falar com nossa equipe de vendas para saber mais.

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