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Consejos de Asana: 5 formas para trabajar desde cualquier lugar

Asana tips: 5 ways to work from anywhere

Lee este artículo en inglés, francés, alemán, portugués, o japonés.

Ya sea que siempre hayas considerado tener la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar como una opción interesante o si estás intentando gestionar un cronograma de trabajo remoto para que tu equipo preserve la salud, trabajar de forma remota puede parecer un gran desafío al principio. 

La mejor forma de tener éxito como trabajador remoto es asegurarse de que cuentes con todas las herramientas e información que necesitas para poder realizar un buen trabajo. Desde empresas 100 % remotas como InVision y Adventure Travel Trade Association hasta departamentos completamente remotos como el equipo de ingeniería de Make School, Asana puede ayudarte a que tú y tu equipo sigan cumpliendo con los objetivos, sin importar dónde te encuentres trabajando.

Genera confianza mientras trabajas de forma remota

Tener la sensación de que no estás al tanto si no te encuentras en la oficina puede ser complicado. A los gerentes les preocupa no tener un conocimiento pleno del trabajo que realizan sus subordinados directos; y por otro lado, estos subordinados se sienten preocupados de que sus gerentes no puedan visualizar todo el trabajo que realizan. La verdad es que todos necesitamos más visibilidad en nuestro trabajo. 

Cuando usas una herramienta como Asana para colaborar, todo tu equipo puede estar fácilmente informado y conocer cuáles son las responsabilidades de cada uno, sin importar dónde la persona se encuentre. Considérala como una única fuente de referencia para que todos, independientemente del lugar en el mundo donde se encuentren, la puedan aprovechar. 

Globe with talk bubbles

Contar con una fuente colaborativa central de referencia como Asana ayuda a que todos obtengan claridad en toda la organización. De este modo, sabrás quién hace qué y para cuándo, incluso cuando tu equipo sea remoto. 

Tomemos el ejemplo de Joshua Zerkel. Como jefe de la Comunidad Global de Asana ha tenido el placer de conocer nuestra comunidad de Asana Together en todo el mundo, pero esto también implica que viaja muchísimo por trabajo. Gracias a Asana puede estar alineado y tener un conocimiento claro de los proyectos en los que trabajan tanto él como el resto del “equipo de la Comunidad”, sin importar dónde se encuentren. En una entrevista con Remote How Joshua comenta:

“Lo que hace que el [trabajo remoto] funcione y funcione bien es que tienes conocimiento de lo que tú y tu equipo están haciendo. Sin este tipo de coordinación, sería muy difícil ser realmente productivo”.

Aun contando con la confianza de todo el equipo, el trabajo remoto parece diferente dependiendo del sector o cultura de tu empresa. Hemos tomado los consejos preferidos de nuestros miembros de la Comunidad Asana sobre el trabajo desde cualquier lugar.

5 formas de usar Asana para el trabajo remoto

1. Usa los proyectos “de uso libre” para reemplazar los chats y las ideas únicas

Una de las ventajas de trabajar en la oficina es la posibilidad de tener conversaciones improvisadas y de pasillo, algo que casi es imposible de recrear cuando te comunicas por teléfono o a través de aplicaciones de mensajería. Por ese motivo, nuestra embajadora de Asana Mia Velasco sugiere crear un proyecto especial para albergar las lluvia de ideas, las conversaciones y los pensamientos espontáneos:

“Tengo un proyecto tipo ‘bandeja de entrada’ donde guardo solicitudes aleatorias y únicas de mis colegas. Son el tipo de solicitud de alguien que podría pasar por mi oficina a hacerme una consulta. Bueno, ahora están almacenadas en Asana para que las pueda organizar junto a todos mis flujos de trabajo”.

El equipo de Stephanie como miembro de la Comunidad Asana va más allá de esos proyectos tipo “Bandeja de entrada” y explica:

“Aunque muchos miembros de nuestro equipo interactúan con empleados que dejan este tipo de solicitudes únicas, siempre aconsejamos enviar la solicitud a través de un formulario para poder gestionar la carga laboral del equipo y los cronogramas; y de esa forma poder asegurarnos de que todos estén informados”.

2. Mantén a tu equipo informado con actualizaciones de estado e hilos de conversación

Si mantener a tu equipo informado sobre tu trabajo es un desafío, entonces la solución son las actualizaciones de estado y los hilos de conversación. Con las actualizaciones de estado, cuentas con una única forma de actualizar a tu equipo sobre el progreso de tu proyecto. Para asegurarte de que tu equipo se mantenga alineado todas las semanas, puedes establecer un recordatorio para que Asana te notifique de enviar una actualización de estado todos los viernes.

¿Las actualizaciones de estado son muy grandes? Intenta comunicarte agregando a colaboradores o etiquetando a personas en las tareas o los proyectos que necesitan visualizar. Esta es una forma clave que el departamento de ingeniería de Make School utiliza para comunicarse. Al comentar las tareas, el equipo remoto de ingeniería puede debatir sobre los requisitos y las ideas, incluso si aún no hay medidas claras al respecto. Y no son los únicos. El profesional certificado de Asana Larry Berger usa un truco similar para mantener actualizado a su equipo:

“Recomiendo utilizar un único hilo de conversación en una tarea sobre ‘temas variados’ para aquellas conversaciones únicas que realmente no necesitan la creación de tareas individuales”.

Bastien Siebman, profesional certificado de Asana, también agrega: 

“Los comentarios son fundamentales debido a que no ves a tus compañeros de forma personal y no te puedes poner al día tomando un café; por lo que es necesario dejar asentado todo por escrito. No dudes en [etiquetar a compañeros de trabajo] en los comentarios, ya que Asana podría llegar a ser tu único medio de contacto con el equipo”.

3. Brinda contexto con las conversaciones y los comentarios

Cuando trabajas de forma remota, tienes que compensar las conversaciones que no puedes tener en persona. Ya sea si el principal medio de comunicación con tu equipo son los emails, los mensajes por Slack, las tareas de Asana o cualquier otro medio, los trabajadores remotos necesitan contar con una forma interesante de trabajar y poder brindar contexto del trabajo que se está realizando. 

Con Asana puedes hacer eso al agregar un comentario cuando marcas una tarea como “finalizada”. Hazle saber a tu equipo si necesitan realizar otros pasos, como preparar una publicación para el blog, o aporta todo el contexto necesario para que tu equipo siempre esté informado, como hacerles saber si un error ha sido solucionado. Actualiza a tu equipo de Ventas con respecto al estado de una cuenta o comparte grandes novedades sobre un cliente nuevo. Dave, quien es miembro de la Comunidad Asana, acota:

“Recibir una notificación binaria en tu bandeja de entrada se convierte en un control con mayor contexto de lo que sucede en el equipo. Tan solo [lleva un segundo hacerla], pero [te permite] conocer mejor el trabajo de [todo] tu equipo”.

4. Indica cuándo y dónde se realiza el trabajo con los campos personalizados

Los campos personalizados son una forma excelente de tener más control del trabajo y de poder ayudar a que tus compañeros de trabajo sepan, desde cualquier lugar, el trabajo que tú realizas, tan solo con un rápido vistazo. Los campos personalizados te permiten dejar en claro el plazo de la tarea, especificar la prioridad y determinar el tamaño de la carga laboral. 

Si estás considerando al trabajo remoto, intenta crear un campo personalizado de “Trabajo remoto” para que puedas señalar si el proyecto fue o será finalizado de forma remota. Luego, con los informes de búsqueda avanzada puedes ordenar por el campo de “Trabajo remoto” y así poder mostrarle a tu equipo cuál es el trabajo que se puede realizar de forma remota. 

Otra forma ingeniosa de usar los campos personalizados es aclarar cómo se llevará a cabo la comunicación entre tu equipo y tú. El profesional certificado de Asana Bastien Siebman, quien ha trabajado de forma remota durante años, aconseja:

“Es fundamental ser muy claro con respecto a cuándo y dónde se realizará una reunión. [Intenta crear] un campo personalizado con el sitio de la reunión para asegurarte de contar con el enlace correcto de la videoconferencia”.

5. Pon en práctica un equilibrio entre la accesibilidad y la disponibilidad con la función “ausente”

Uno de los desafíos más grandes de ser trabajador remoto es encontrar un equilibrio entre tus nuevos horarios y la sensación de estar “siempre conectado”. Todos conocemos a alguien que contesta emails los fines de semana o que chequea su casilla apenas se levanta por las mañanas; para alguno de nosotros parece que no nos queda otra alternativa que estar siempre enchufados. Pero ser un obsesivo del trabajo puede llevar al agotamiento y otras consecuencias negativas en el lugar de trabajo, tanto es así que la Organización Mundial de la Salud ha definido recientemente al agotamiento como un “fenómeno ocupacional“.

Cuando trabajas de forma remota, es importante diferenciar cuándo se está accesible y cuándo disponible. Tomar descansos y establecer una estructura para tu día de trabajo es fundamental sin importar dónde se encuentre tu oficina. Por eso es que el profesional certificado Paul Grober recomienda usar la función “ausente” de Asana para que tus compañeros de trabajo sepan que no podrás responder tareas de forma inmediata. Paul agrega:

“Cuando se trabaja de forma remota, uno siempre está accesible pero no siempre disponible. Pon tu atención en la labor concreta. Cuando tomas una licencia, usa la función de Asana para mostrarte como ausente. Esto ayudará a que tu equipo sepa cuando estés de licencia [si] te asignan tareas”. 

Trabaja y prospera, desde cualquier lugar

El trabajo remoto puede ser abrumador, en especial si no estás acostumbrado. Lo mejor es mantener abiertas las líneas de comunicación y colaboración con tu equipo. Comunícate por demás, consulta las herramientas recién creadas para el trabajo remoto, y goza de buena salud donde te encuentres.

¿Trabajas de forma remota con Asana? ¡Deja a continuación tu mejor consejo sobre el trabajo remoto!

Special thanks to The Asana Community, Larry Berger, Kimberlea Buczeke, Paul Grobler, Cathya Lopez, Bastien Siebman, Jenny Thai, Marie Tomasi, Mia Velasco, Joshua Zerkel

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