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Les astuces d’Asana : 5 conseils pour les travailleurs nomades

Asana tips: 5 ways to work from anywhere

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Vous avez toujours été séduit par la flexibilité offerte par le travail nomade, ou vous cherchez à organiser un planning de télétravail dans le but de préserver la santé de votre équipe ? Quel que soit votre cas, le travail à distance vous paraît peut-être compliqué à mettre en place. 

Pour travailler à distance en toute sérénité, vous devez avant tout vous assurer de disposer de tous les outils et informations dont vous avez besoin pour bien travailler. Marchez sur les pas d’InVision et de l’Adventure Travel Trade Association, des entreprises travaillant 100 % à distance, ou encore sur ceux de l’équipe d’ingénieurs de Make School et son service entièrement à distance : Asana accompagne les membres de votre équipe dans leur travail, pour qu’ils continuent d’accomplir leurs objectifs où qu’ils se trouvent.

Travail à distance et relations de confiance

Il n’est pas toujours aisé de se sentir connecté à son entreprise lorsque l’on travaille à distance. D’un côté, les responsables s’inquiètent de ne pas savoir précisément ce sur quoi travaillent leurs subordonnés directs. De l’autre, les employés craignent que leur responsable n’ait pas conscience de tout le travail accompli. En vérité, nous gagnerions tous à bénéficier d’une meilleure visibilité sur notre travail. 

En utilisant un outil comme Asana pour collaborer, votre équipe peut facilement rendre compte des activités des uns et des autres et identifier les responsabilités de chacun, où qu’ils soient. On peut dire qu’un tel outil fait office de source unique de référence, à laquelle chacun peut accéder aux quatre coins du globe. 

Globe with talk bubbles

Avec une source unique de référence comme Asana, chacun repère les différents éléments de son organisation avec plus de clarté. Ainsi, rien de plus facile pour déterminer qui fait quoi et pour quand, même pour les équipes à distance. 

Prenons l’exemple de Joshua Zerkel. En tant que responsable de la communauté globale pour le compte d’Asana, il se fait un plaisir d’aller à la rencontre des membres de notre communauté Asana Together un peu partout dans le monde et multiplie donc les voyages d’affaires. Asana lui permet de garder le cap et d’avoir une parfaite visibilité sur les projets sur lesquels il travaille aux côtés des autres membres de la « Communiteam », où qu’ils se trouvent. Un extrait des propos tenus par Joshua pour la plateforme Remote How :

« Pour bien [travailler à distance], il faut avoir une idée précise de ce que l’on fait, au niveau individuel comme au niveau de l’équipe… Sans une telle coordination, être pleinement productif relève de l’exploit. »

Même lorsque les membres d’équipe se font entièrement confiance, le travail à distance recouvre des réalités différentes d’une culture d’entreprise à une autre ou d’un secteur à l’autre. Nous avons donc demandé aux membres de notre communauté Asana de nous partager leurs astuces préférées pour bien travailler à distance.

5 astuces pour travailler à distance avec Asana

1. Des projets « spontanés » pour remplacer les discussions et idées ponctuelles

L’un des gros avantages à travailler dans un bureau, c’est que l’on peut engager des discussions avec ses collègues à l’improviste près de la machine à café, ce qui est impossible à faire lorsque l’on communique exclusivement par téléphone ou application de messagerie. L’ambassadrice Asana Mia Velasco recommande donc de créer un projet spécial dédié à ce type de brainstormings, discussions et autres réflexions spontanées :

« J’ai créé un projet “Boîte de réception” qui regroupe toutes les demandes ponctuelles que m’envoient mes collègues. Il contient le genre de demandes qu’un employé pourrait me soumettre en se rendant à mon bureau pour me demander de l’aide… Maintenant que ces demandes sont sur Asana, je peux les organiser et les intégrer à ma charge de travail générale. »

L’équipe de Stéphanie, un membre de notre communauté Asana, va encore au-delà des projets « Boîte de réception ». Quelques explications de sa part :

« De nombreux membres de notre équipe interagissent directement avec d’autres membres du personnel qui viennent les voir pour leur soumettre des demandes ponctuelles. Malgré tout, nous les incitons toujours à remplir des formulaires de demande pour mieux gérer la charge de travail et les échéances de l’équipe, ainsi que pour nous assurer que les employés qui ne sont pas présents en soient informés. »

2. Des mises à jour de statut et fils de discussion pour informer votre équipe

Si vous avez du mal à tenir les membres de votre équipe au courant de l’avancement du travail, la meilleure solution consiste à recourir à des mises à jour de statut et à des fils de discussion. Les mises à jour de statut centralisent toutes les informations concernant la progression de votre projet. Et pour être sûr que votre équipe garde le cap d’une semaine sur l’autre, vous pouvez même créer une tâche sur Asana pour vous rappeler d’envoyer une mise à jour de statut tous les vendredis.

Vos mises à jour de statut sont trop volumineuses ? Pour mieux communiquer, essayez plutôt d’ajouter des collaborateurs ou de les mentionner dans des tâches ou projets auxquels vous souhaitez qu’ils jettent un œil. Il s’agit de l’une des méthodes plébiscitées par le service d’ingénierie de Make School pour communiquer efficacement. L’équipe d’ingénieurs à distance peut ainsi commenter des tâches pour discuter des exigences et échanger des idées, y compris lorsqu’elle n’a pas encore établi d’actions à effectuer. Et ils ne sont pas les seuls à procéder ainsi : Larry Berger, un professionnel certifié par Asana, applique une astuce comparable pour informer ses équipes :

« Je recommande d’utiliser un fil de commentaires unique au sein d’une tâche recueillant des “Discussions diverses”, pour les échanges ponctuels et autres conversations qui ne nécessitent pas forcément de créer des tâches individuelles. »

De son côté, Bastien Siebman, un autre professionnel certifié par Asana, ajoute ceci : 

« Les commentaires ont une importance capitale. Dans la mesure où l’on ne se voit pas face à face et puisque nous n’avons pas l’occasion d’échanger pendant la pause café, nous devons tout consigner par écrit. N’hésitez pas à [mentionner vos collègues] dans les commentaires… Après tout, Asana est certainement votre seul moyen de contact avec votre équipe. »

3. Des discussions et commentaires pour apporter des renseignements complémentaires

Travailler à distance implique de compenser les conversations que vous ne pouvez pas avoir en personne. E-mails, messages sur Slack, tâches Asana… Votre équipe peut adopter le mode de communication principal de son choix, tant que les travailleurs à distance parviennent à donner vie à ce qu’ils font et à communiquer sur le contexte dans lequel ils travaillent. 

Sur Asana, rien de plus facile : il vous suffit d’ajouter un commentaire lorsque vous marquez une tâche comme « terminée ». Ainsi, vous faites savoir aux membres de votre équipe qu’ils peuvent passer à l’étape suivante (par exemple publier un article de blog) ou vous leur communiquez des informations concernant certains avancements (par exemple en leur indiquant qu’un bug a été corrigé). Vous pouvez aussi informer votre équipe commerciale du statut d’un compte particulier, lui annoncer de bonnes nouvelles au sujet d’un nouveau client, etc. Dave, un membre de notre communauté Asana, ajoute :

« Ce qui n’était à la base qu’une simple notification dans votre boîte de réception se transforme en un meilleur aperçu contextuel de tout ce qui se passe dans votre équipe… [Ça] ne prend qu’une toute petite seconde, et [vous] maîtrisez ainsi bien mieux ce qui se passe [au sein de] l’équipe.

4. Des champs personnalisés pour indiquer où et quand travailler

Autre technique efficace pour maîtriser encore davantage vos activités et pour aider vos collègues de tous horizons à se faire une idée précise de ce sur quoi vous travaillez, tout ceci en un clin d’œil : les champs personnalisés. Ces derniers vous permettent d’indiquer clairement le temps que prend chaque tâche, d’en préciser le degré de priorité, et ainsi d’avoir un aperçu concret de votre charge de travail. 

Si vous envisagez de travailler à distance, vous pouvez créer un champ personnalisé « Travail à distance », où vous indiquerez les projets réalisables/réalisés à distance ou non. Utilisez ensuite les Rapports de recherche avancée pour effectuer un tri par champ personnalisé « Travail à distance » et ainsi signaler à votre équipe les tâches sur lesquelles elle peut travailler à distance. 

Vous pouvez également utiliser les champs personnalisés pour clarifier les modalités de communication entre vous et votre équipe. Un autre conseil de Bastien Siebman, un professionnel certifié par Asana qui travaille à distance depuis plusieurs années :

« Vous devez être le plus clair possible lorsque vous indiquez où et quand vous avez rendez-vous. Le plus sûr reste encore de [créer] un champ personnalisé indiquant le lieu de réunion et de communiquer le bon lien de vidéoconférence. »

5. Équilibrer accessibilité et disponibilité avec les indicateurs de congés

Les travailleurs à distance éprouvent notamment des difficultés à maintenir un bon équilibre entre leur nouvel emploi du temps et cette impression d’être sans cesse connecté. Qui ne connait pas au moins une personne dans son entourage qui répond à ses e-mails le week-end ou qui consulte sa boîte de messagerie au réveil ? Et certains d’entre nous ont même l’impression de ne pas avoir d’autre choix que d’être constamment connectés. Seulement, cette intrusion professionnelle constante peut être à l’origine d’un burnout, ainsi que d’autres effets néfastes en rapport avec notre environnement de travail. L’Organisation mondiale de la Santé a d’ailleurs récemment reconnu le burnout comme un « phénomène lié au travail ».

Lorsque vous travaillez à distance, vous devez bien faire la différence entre le fait d’être joignable et le fait d’être disponible. Qu’importe d’où vous travaillez, vous devez absolument faire des pauses et structurer vos journées de travail. C’est pourquoi Paul Grober, un autre professionnel certifié par Asana, vous recommande d’utiliser l’indicateur de congés d’Asana pour signaler à vos collègues que vous n’êtes pas en mesure de traiter de nouvelles tâches dans l’immédiat. Paul ajoute ceci :

« Quand on pratique le travail à distance, il faut rester joignable, sans pour autant être toujours disponible. Préservez votre attention pour les activités qui vous demandent de la concentration. Lorsque vous partez en congés, servez-vous de l’indicateur correspondant sur Asana pour signaler que vous êtes absent. Votre équipe connaîtra ainsi vos dates de congés [au moment de] vous attribuer des tâches. » 

Pour un travail nomade épanouissant

De prime abord, le travail à distance vous semblera peut-être difficile à mettre en place, en particulier si ce n’est pas dans vos habitudes. Nos meilleurs conseils : restez réceptifs à toutes les approches de collaboration et de communication avec votre équipe. Échangez plus que de raison si nécessaire, jetez un œil aux nouveaux outils conçus pour vous aider à travailler à distance, et surtout prenez soin de vous.

Vous utilisez déjà Asana pour travailler à distance ? N’hésitez pas à partager vos astuces pour mieux travailler dans les commentaires ci-dessous !

Special thanks to The Asana Community, Larry Berger, Kimberlea Buczeke, Paul Grobler, Cathya Lopez, Bastien Siebman, Jenny Thai, Marie Tomasi, Mia Velasco, Joshua Zerkel

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