Les champs personnalisés : votre arme secrète pour assurer le suivi de toutes vos activités

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Depuis la mis en place des champs personnalisés sur Asana, nous avons été ravis d’observer la créativité avec laquelle nos clients ont fait appel à cette fonctionnalité pour assurer un suivi plus efficace de leur travail de bien des manières différentes. Que ce soit pour la commercialisation de nouvelles couleurs de rouges à lèvres ou pour des lancements de produits 3 fois plus rapides, les champs personnalisés facilitent l’identification et le suivi des informations essentielles au travail de votre équipe.

Et pour rendre cette fonctionnalité encore un peu plus utile, nous avons amélioré sa flexibilité en vous permettant d’ajouter des champs personnalisés et de gérer les informations liées à un projet unique, à un portefeuille ou à votre organisation toute entière. Il ne vous restera plus qu’à opter pour la méthode de suivi qui convient le mieux à l’ensemble de votre équipe.

L’astuce Asana : pour les activités ponctuelles, ajoutez des champs personnalités à un projet unique. Pour assurer un suivi plus général des informations pertinentes telles que le niveau de priorité, le budget et le nombre d’heures alloués à vos activités, vous pouvez sélectionner un champ personnalisé depuis la librairie de votre organisation et l’ajouter à un projet ou à un portefeuille. Bientôt, vous pourrez également faire appel aux champs personnalisés pour évaluer l’effort nécessaire à votre équipe pour chaque tâche et ainsi obtenir une estimation plus précise de sa capacité de travail dans la Gestion des ressources.

En quoi consistent les champs personnalisés ?

Grâce aux champs personnalisés, vous êtes en mesure de repérer quasiment tout type d’information concernant vos tâches et projets sur Asana. Vous pouvez créer des champs personnalisés liés à la progression d’une activité, à son degré de priorité ou à son canal de distribution, et bien d’autres options destinées à vous aider à avancer dans la bonne direction tout en restant organisés. Ces champs font également office de filtres pour votre travail, en vous permettant de visualiser l’avancement d’une tâche, d’un projet ou d’un portefeuille d’un simple coup d’œil. 

Comment utiliser les champs personnalisés ?

Vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre projet très simplement, en l’espace de quelques clics.

1. Commencez pas cliquer sur le bouton « Champs », situé en haut à droite de votre projet. 
2. Sélectionnez ensuite « Ajouter des champs », pour créer un nouveau champ personnalisé ou pour choisir un champ déjà existant depuis la bibliothèque de votre organisation. 
3. Si vous avez opté pour la création d’un nouveau champ personnalisé, vous pouvez décider de ne l’utiliser qu’à l’échelle de votre projet ou pour l’ensemble de votre organisation. Toutefois, rappelez-vous qu’ajouter un champ personnalisé à la bibliothèque de votre organisation le rendra accessible à tous.

Votre champ personnalisé est désormais visible dans les différentes vues de projet, ainsi que dans le volet affichant les informations des tâches. Pour ajouter un champ personnalisé à un portefeuille, rendez-vous dans votre portefeuille et suivez à nouveau les étapes indiquées ci-dessus, en commençant par cliquer sur le bouton « Champs ».

Pour en apprendre davantage sur l’ajout et l’utilisation des champs personnalisés, consultez le Guide d’Asana.

Comment trier et consulter les informations pertinentes ?

Vous pouvez rechercher, trier et filtrer les activités basées sur n’importe quel champ personnalisé appartenant à la librairie de votre organisation. En voici quelques exemples courants :

• Une responsable de contenu marketing souhaiterait vérifier l’état d’avancement des blogs en cours de production. Pour ce faire, elle peut se rendre dans son projet de calendrier éditorial, filtrer les activités par étape de contenu, puis les trier par type de contenu. 
• Un directeur créatif aurait besoin de déterminer le nombre d’heures consacrées aux projets d’illustrations personnalisées. Il peut se servir de la recherche avancée pour rapidement retrouver les activités correspondantes au sein de l’organisation et créer un rapport à partir de cette même recherche, qu’il pourra partager avec son équipe et consulter à tout moment. 

L’astuce Asana : activez les notifications sur votre champ personnalisé, afin que les abonnés à la tâche soient automatiquement informés du moindre changement.

Que le suivi commence 

Les champs personnalisés sont désormais accessibles à tous nos clients Asana Premium, Business et Enterprise. Les clients disposant de la formule Basic peuvent découvrir comment améliorer le suivi des activités de leur équipe et son efficacité grâce aux champs personnalisés, en bénéficiant de notre offre d’essai gratuit de 30 jours à Asana Premium.