Asana-Tipps: 9 bewährte Vorgehensweisen unserer Kunden zum Arbeiten von zu Hause

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Zurzeit müssen viele Teams weltweit neu erlernen, wie sie von zu Hause aus arbeiten können. Der Übergang kann eine Herausforderung darstellen, vor allem, wenn Ihr Team noch nie im Homeoffice gearbeitet hat. Aber unabhängig von unserer Erfahrung müssen wir uns alle mit der Tatsache auseinandersetzen, dass es eine gewisse Zeit dauern kann, bis wir uns in dieser neuen „Normalität“ zurechtfinden und uns an die neue Routine gewöhnen.

Aber damit sind Sie nicht allein. Wo auch immer Sie arbeiten – durch gute Zusammenarbeit und Vernetzung untereinander bleibt Ihr Team auch in dieser Zeit auf Kurs.

Wir haben aus diesem Grund 9 Asana-Kunden kontaktiert, um in Erfahrung zu bringen, wie sie sich im Homeoffice organisieren und innerhalb des Teams miteinander in Verbindung bleiben. Probieren Sie die folgenden allgemeinen Best Practices und konkreten Asana-Beispiele aus, um Ihrem Team die Arbeit von überall her zu erleichtern.

1. Ermutigen Sie Ihr Team zu geführten Meditationen

Jeden Mittwoch nehmen alle Teammitglieder von 15Five an einer geführten Meditation teil. Diese Methode basiert auf wissenschaftlichen Erkenntnissen: Es hat sich gezeigt, dass durch Meditieren der Cortisolspiegel und Stress reduziert und das Immunsystem verbessert werden kann, was im Moment besonders wichtig ist. Und auch die emotionale Gesundheit wird durch Meditation gefördert: Die Mitarbeiter von 15Five sind dadurch in der Lage, Ängste und Depressionen abzubauen. – Courtney Bigony, Director of People Science bei 15Five

2. Geben Sie nach Möglichkeit persönliches Feedback per Videoanruf

Genau wie im Büro wird es Zeiten geben, in denen Sie Ihren Teamkollegen Feedback geben müssen. Ob positiv, konstruktiv oder irgendetwas dazwischen – nutzen Sie dafür einen Videoanruf, damit Sie beide ein Gespür für die Bedeutung des Gesagten bekommen und es nicht nur auf dem Bildschirm lesen. Wenn dies nicht möglich ist, ist ein Telefonanruf der nächstbeste Kommunikationskanal. Wenn Sie Ihr Feedback per Chat oder Asana übermitteln müssen, versetzen Sie sich in die Lage des Lesers und überlegen Sie, wie Sie dieses Feedback gerne erhalten würden, wenn die Rollen vertauscht wären. Versuchen Sie, jegliches Feedback innerhalb von 48 Stunden zur Sprache zu bringen, damit es zeitnah erfolgt und geben Sie Beispiele an, um konstruktiv zu bleiben. – Team von Eat Your Coffee. Weitere Tipps finden Sie in ihrem Leitfaden für ortsunabhängiges Arbeiten.

3. Legen Sie eine Tagesordnung für Ihre Meetings fest, damit Sie den Überblick behalten

So wie niemand gerne an zweistündigen persönlichen Meetings teilnimmt, trifft dies auch auf zweistündige Telefonkonferenzen zu. Verschicken Sie vor der Telefonkonferenz eine Tagesordnung und halten Sie sich daran. Beschränken Sie die Einladungsliste auf die Personen, die wirklich anwesend sein müssen, und achten Sie darauf, die Konferenz pünktlich zu beginnen und zu beenden. Abgesehen von wichtigen Notizen, richten Sie Ihre volle Aufmerksamkeit auf das Meeting und das Gesagte. Videoanrufe haben den Vorteil, dass alle Teilnehmer sich verantwortlich fühlen, auch wenn sie zu diesem Zeitpunkt vielleicht gar nicht am Gespräch beteiligt sind. Solche Anrufe sind effektiver, kompakter und produktiver, wenn alle Teilnehmer eingebunden werden. – Casey Hanisko, President, und Heather Kelly, Senior Manager, bei der Adventure Travel Trade Association

4. Planen Sie Zeiten für sich selbst ein

Wenn man von zu Hause aus arbeitet, besteht eine besondere Herausforderung darin, klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Nichtarbeitszeit zu ziehen, da das „Büro“ immer geöffnet ist. Eine Strategie, die mir bei der Anpassung geholfen hat, ist die Erstellung eines Tagesplans, in dem ich Zeiten für mich selbst einberechne. Dies kann z. B. ein Spaziergang oder etwas Sport sein, aber auch ein Anruf bei einem Freund, Kochen oder sogar ein Nickerchen. Meine Zeit für mich variiert leicht von Tag zu Tag, auch abhängig von unseren Meetings, aber normalerweise umfasst sie 1-2 Stunden am frühen Morgen für Sport und eine Stunde am Abend zum Entspannen. Allein das Wissen um diese Zeiten hilft mir, in den Stunden dazwischen produktiv zu bleiben! – Julia Bersin, Senior Marketing Managerin bei Guru

5. Übermitteln Sie jeden Freitag ein Status-Update für Ihre Projekte

Wir empfehlen allen Projektverantwortlichen, im Tab Projektfortschritt die Erinnerungsfunktion zur Statusaktualisierung zu aktivieren, die jeden Freitag eine Erinnerung auslöst. Diese Aktualisierungen ermöglichen es den Führungskräften, die Ereignisse der letzten Woche in jedem Projekt nachzuvollziehen und reduzieren die Anzahl der Nachrichten und Meetings unter den Teamkollegen. – Jeana Abboud, COO, und Jessica Pramanik, Projektleiterin, bei Social Factor

6. Machen Sie konkrete Angaben zu Fälligkeitsterminen samt Zeitangaben

Erwägen Sie bei der Festlegung von Fristen für Ihre Teamkollegen eine angemessene Uhrzeit. Wenn immer mehr Aufgaben als dringend eingestuft werden, reicht es nicht aus, ein Fälligkeitsdatum festzulegen. Benutzen Sie das Feld für die Zeitangabe, um Ihre Woche auf die Stunde genau zu planen. – Kerry Hoffman, Senior Project Manager bei ClassPass

7. Binden Sie Links zu relevanten Informationen in benutzerdefinierte Felder ein

Um auch von zu Hause aus möglichst effektiv zu arbeiten, verlassen wir uns auf mehrere Methoden: fortlaufende Dokumentation, weitestgehende Automatisierung der Abläufe und natürlich ausführliche Kommunikation. Wenn Sie andere Tools wie ein CRM- oder Datenanalyse-Tool benutzen, sollten Sie die Asana-API verwenden, um diese Informationen in die benutzerdefinierten Felder innerhalb der Asana-Aufgaben zu integrieren.

Beispielsweise verwenden wir Asana für unsere Kundenbetreuung, sodass der Grossteil unserer Diskussionen und Aktualisierungen zum Thema Kundenbetreuung innerhalb der Kommentare einer Aufgabe stattfinden können. Das bietet sich an, da alle relevanten Informationen und Gesprächspunkte bereits in der Asana-Aufgabe dokumentiert wurden. Keine endlosen Meetings mehr nötig! – Evan Tan, Chief of Staff bei Holistics Software

8. Verwenden Sie benutzerdefinierte Statusfelder, damit alle schnell den Stand einer Aufgabe sehen können

Wenn Sie mit mehreren Projektmanagern arbeiten, erhalten Sie durch die Statusangaben in Aufgaben eine bessere Übersicht darüber, was für wen relevant ist. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Statusfelder verschiedene Blickwinkel und passen Sie das Feld entsprechend den Anforderungen Ihres Teams an. Wir verwenden das Feld so, dass unsere Projektmanager in der Lage sind, benutzerdefinierte Berichte aus der erweiterten Suche zu erstellen und die Informationen schneller an die Kunden weiterzuleiten, ohne ihre Inbox oder „Meine Aufgaben” durchsuchen zu müssen. – Das Team von Mad Had Maven

9. Verknüpfen Sie Ihre Tools und automatisieren Sie möglichst viele Arbeitsschritte

Wir achten bei jedem neuen Projektstart darauf, eine zuverlässige Infrastruktur zur Automatisierung von Arbeitsschritten einzurichten und Tools wie Asana, Zapier, Typeform und Slack miteinander zu verknüpfen, um bei Routineschritten die Notwendigkeit menschlichen Eingreifens zu minimieren. Wenn zum Beispiel auf unserer Website ein Anfrageformular eingereicht wird, entsteht daraus eine Aufgabe in Asana, die automatisch einem Teamkollegen zugewiesen wird. Diese Person ist dann dafür verantwortlich, sie zu prüfen und innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Dann erhalten wir jeden Tag eine Slack-Benachrichtigung über die Anzahl der Anfragen, die wir am Vortag erhalten haben. Mit dieser Automatisierung können wir alle Anfragen in Sekundenschnelle bearbeiten, sodass unser Team mehr Zeit hat, sich auf das zu konzentrieren, worauf es am meisten ankommt: die Entwicklung einer ausgezeichneten Ausbildung und entsprechender Ressourcen für den modernen Verwaltungsprofi. – Nancy Chen-Salgado, Mitbegründerin von OfficeNinjas

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