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リスト、ボード、カレンダー、タイムラインの各ビューを使ってワークフローを管理

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Asana のすばらしい活用法はいくつもありますが、必ずしも「正しい」使い方はありません。なぜならチームごとにワークフローは少しずつ異なるから。世界のクジラやイルカを救う努力をしているチームから、コミュニティにおける健康、ウェルネス、AIDS に関する啓蒙活動を行う団体まで、Asana はニーズに合わせて柔軟に使えるように設計されています。 

そのため、プロジェクトのビューも 1 つに限定されていません。チームメイトが誰でも、好きなときに、すべてのプロジェクトをリストボードカレンダータイムラインビューで見ることができます。どのビューも詳しく見ていく価値はありますが、ここでは、それぞれについて、最も人気のあるユースケースを掘り下げてみます。

リストビューでプロジェクトをグリッド表示する

Asana で特に人気のあるリストビューでは、誰が何をいつまでに完了させるのかについて、インサイトを一目で確認できます。リストビューにはタスクの名前、担当者、期日、関連するサブタスクの番号がグリッド形式で表示されます。

Meeting agenda in asana

達人のコツ: タスクをカスタムフィールドでソートしましょう。スプレッドシートのコラムヘッダーをソートするのと、やり方は同じです。

プロジェクトの例:

  • 会議の議題: 会議の目標や、話し合うトピックを前もって共有します。会議中に、すばやくアクションアイテムを確認して担当者に割り当てることで、全員が次のステップを明確に把握できます。また会議中に別途生まれた質問やアイデアを記録するためのセクションを作成することもできます。テンプレートを使って、次の会議で試してみましょう。
  • オペレーションプロジェクト計画: 計画、マイルストーン、フォローアップの各ステップごとにセクションを使って効率的にプロジェクトを作成しましょう。優先度やタスクの進捗といったカスタムフィールドを追加すれば、一目で情報を明確に把握でき、チーム全体をスムーズに運営できます。テンプレートを入手すれば、もう手作業でプロジェクト計画を何度も作成する必要はありません!

ボードビューでフェーズを移動する仕事を追跡

ボードビューでは、かんばんボードのようにタスクが列に整理されます。たとえば、「To-Do」「進行中」「完了」のように進捗ステージごとに列を作成し、仕事がステージを進んでいくにしたがって、タスクを次の列へドラッグ & ドロップします。

Asana board view

達人のコツ: ルーチンタスクに、「仕事が完了したら割り当てられたタスクを次の列に移動させる」、「カスタムフィールドのステータスを更新する」といったルールを作成しましょう。

プロジェクトの例: 

  • 仕事リクエスト: チームが受け取ったすべてのリクエストを簡単かつわかりやすく表示します。新しいリクエスト、進行中のアクション、完了したリクエスト、延期されたプロジェクトについて列を作成し、リクエストを 1 か所にまとめ、優先度をつけて管理しましょう。チームメンバーは一目でインサイトを確認したり、リクエストタスクをクリックして詳細を確認したりできます。テンプレートを使って、リクエストの流れをスムーズに保ちましょう。 
  • バグの追跡: すべてのバグを 1 か所で追跡し、優先するべき詳細を見落とすことなく、修正します。「バックログ」「進行中」「完了」の列で整理し、カスタムフィールドを使って優先度のステータスを明確にしましょう。テンプレートを使用すれば、すべてのバグをストレスなく退治できます。

カレンダービューですべての期日を可視化

カレンダービューでは、特定のプロジェクトのすべてのタスクを 1 つのカレンダーで表示できます。こうすることで、タスクの発生頻度、所要日数、期日を簡単に管理できます。

Asana calendar view

達人のコツ: タスクをカスタムフィールド、完了タスクと未完了タスク、タスクのセクションなどを基に色分けしましょう。カレンダーに色別で表示されれば、見分けるのも簡単です。

プロジェクトの例: 

  • エディトリアルカレンダー: すべての公開期日をチェックして、記事に抜けが出ないようにしましょう。期日を変更するなら、タスクをカレンダービューで、別の日にドラッグ & ドロップすれば OK です。テンプレートを使えばチームが作成しているあらゆる上質なコンテンツについてインサイトを得られます。
  • ソーシャルメディアカレンダー: すべての投稿、ツイート、ストーリーを追跡しつつ、今後数週間のチームのソーシャルメディア戦略について、概要を把握できます。投稿のスケジュールを変更するには、タスクをカレンダー上の新しい日付にドラッグするだけで、スムーズに投稿を続けられます。テンプレートを使って今すぐ新しいキャンペーンを立ち上げ、ネットの話題をさらいましょう。

タイムラインビューでプロジェクトを計画し、依存関係を確認する 

タイムラインビューで、パズルのピースのようにプロジェクトの計画を組み合わせて見ることができます。タイムラインビューを、最も効果的に活用するには、開始日と期日を各タスクに割り当てます。これによって、タイムライン上でタスクをドラッグ & ドロップできるようになります。また、タイムラインビューで、タスクの依存関係も簡単に設定できます。

Asana timeline view

達人のコツ: 複数のタスクを選択して、新しい日付にドラッグすることで、優先度や期日などの計画を変更できます。

プロジェクトの例:

  • 製品リリース: タイムラインビューで計画を立て、リリースに関する優先度の高い仕事やアセットをタイミングよく準備しましょう。マイルストーンを追加することで、製品の目標を明確に把握しておけます。テンプレートを使って、今後のすべての製品リリースについて、全員のタスクを順調に進めて、チームの足並みを揃えましょう。
  • イベント計画: イベントを計画する際は、複数のタスクが互いに依存関係にあることも。たとえば、講師を決めるには、予算の決定を待つ必要があり、イベントの宣伝を開始するには、まず講師を決めなくてはなりません。テンプレートを使って過去最高のイベントを華麗に計画しましょう。

すべてのワークフローのためのプロジェクトビュー

各プロジェクトビューについて簡単にご説明してきましたが、それぞれのビューの使い方を習得する一番の方法は、ご自身で試してみることです。すべてのプロジェクトで、初めに表示されたビューに関わらず、いつでも他のビューに切り替えられます。プロジェクトをリストボードカレンダータイムラインのどのビューで表示したい場合にも柔軟に対応できる Asana は、あなたの仕事への集中をサポートします。 

もちろん、お気に入りのビューを決めることもできます。プロジェクトをいつも気に入ったビューで表示するには、「レイアウトをデフォルトとして保存」をクリックするだけ。チームメイトが別のプロジェクトビューにしたければ、各自で自分のデフォルトビューを保存できます。

お気に入りの Asana のプロジェクトビューはありますか?ぜひコメントでお知らせください!

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