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Dicas da Asana: nove práticas recomendadas pelos nossos clientes para trabalhar em casa

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Neste exato momento, incontáveis equipes de todo o mundo estão aprendendo a trabalhar desde casa, uma transição que pode ser desafiadora, especialmente se a sua equipe nunca trabalhou à distância. Além disso, não importa a experiência que você tenha em trabalhar à distância, estamos aprendendo juntos que leva algum tempo para encontrar o seu ritmo e estabelecer uma rotina neste novo “normal”.

Entretanto, saiba que você não está sozinho. Independentemente de onde quer que esteja trabalhando, a colaboração e a conexão podem contribuir para a sua equipe se manter no rumo certo durante este período.

Isso nos levou a contatar nove clientes da Asana para saber o que estão fazendo para manter suas equipes organizadas e conectadas. De práticas gerais recomendadas a exemplos específicos na Asana, experimente as dicas a seguir para ajudar a sua equipe a trabalhar de qualquer lugar.

1. Incentive a sua equipe a participar de uma meditação guiada

Às quartas-feiras, todos os membros da equipe da 15Five participam de uma meditação guiada. Essa prática tem fundamentos científicos, pois já foi demonstrado que a meditação reduz os níveis de cortisol e estresse e melhora o sistema imunológico, o que é fundamental para o momento em que vivemos. Além disso, em termos de saúde emocional, ajuda a controlar as emoções, o que permite aos funcionários da 15Five diminuir a ansiedade e a depressão. – Courtney Bigony, diretora de ciência de pessoas na 15Five

2. Use videoconferências para dar e receber feedback sempre que possível

Assim como no escritório, haverá momentos em que será preciso trocar feedback com seus colegas de equipe. Seja para fazer comentários apreciativos ou construtivos, organize uma videochamada para transmitir as ideias de forma mais pessoal do que com palavras escritas na tela. Caso não seja possível, um telefonema é provavelmente a segunda melhor opção. Se for necessário usar aplicativos de mensagens ou a própria Asana, coloque-se no lugar do leitor e imagine como você receberia esses comentários. Além disso, tente dar feedback nas primeiras 48 horas para que seja oportuno, e inclua também exemplos para deixá-lo construtivo. – Equipe da Eat Your Coffee. Confira o guia dessa empresa para obter mais dicas sobre o trabalho à distância.

3. Defina a pauta da reunião para manter o foco

Do mesmo modo que ninguém quer assistir a uma reunião presencial durante duas horas, também não há por que fazer audioconferências intermináveis. Envie a pauta antes de iniciar a chamada e siga-a à risca. Convide apenas as pessoas que realmente precisam participar, e certifique-se de começar e terminar no horário predeterminado. Além disso, a não ser que seja imprescindível tomar notas, concentre toda a sua atenção na reunião e no que está sendo dito. As videoconferências ajudam a manter todos os participantes focados, mesmo quando não estão diretamente envolvidos na conversa naquele momento específico. Os telefonemas são mais eficientes e podem ser mais concisos e produtivos quando todos estão engajados. – Casey Hanisko, presidente, e Heather Kelly, gerente sênior na Adventure Travel Trade Association

Sample meeting agenda

4. Crie uma programação voltada para os cuidados pessoais

Ao trabalhar em casa, pode ser especialmente desafiador estabelecer limites para não misturar o horário de trabalho com o de descanso — afinal de contas, o “escritório” está sempre aberto. Uma estratégia que tem contribuído para a minha adaptação é criar uma programação diária que inclua blocos de tempo destinados aos cuidados pessoais, ou seja, às atividades que abrangem desde exercícios físicos e caminhada a telefonemas para amigos, culinária e até mesmo cochilos. Meu horário de cuidados pessoais varia um pouco a cada dia, dependendo das reuniões, mas costuma incluir uma a duas horas de exercícios logo pela manhã e uma hora de relaxamento no final da tarde. O simples fato de saber que tenho esses horários disponíveis me ajuda a manter a produtividade nas demais horas! – Julia Bersin, gerente sênior de marketing na Guru

5. Compartilhe atualizações dos status dos seus projetos todas as sextas-feiras

Sugerimos que todos os proprietários de projetos ativem a configuração “Lembre-me de atualizar o status às sextas-feiras” na aba de progresso do projeto. Com essas atualizações, a diretoria executiva poderá acompanhar, em alto nível, o que aconteceu em cada projeto na última semana, e os colegas de equipe podem também se manter informados, diminuindo assim a necessidade de consultar outras pessoas e de marcar reuniões. – Jeana Abboud, diretora operacional, e Jessica Pramanik, gerente de projetos na Social Factor

6. Inclua horários de conclusão para ser específico quanto aos prazos

Considere adicionar um horário de conclusão ao definir os prazos para os seus colegas de equipe. Quando há um grande número de tarefas urgentes, não é suficiente determinar apenas a data de conclusão; use também o campo de horário de conclusão para administrar a semana com mais precisão. – Kerry Hoffman, gerente sênior de projetos na ClassPass

Blog with due times

7. Inclua links para informações relevantes nos campos personalizados

Para operar com a máxima eficiência ao trabalhar à distância, baseamo-nos em diversos princípios: documentações atuais, automatização das operações sempre que possível e, é claro, comunicação frequente. Se você usa outras ferramentas, como de CRM ou análise de dados, use a API da Asana para transferir essas informações para os campos personalizados das tarefas Asana.

Por exemplo, como usamos a Asana em nossa gestão de contas, a maior parte das discussões e atualizações sobre novas contas ocorre nos comentários de uma tarefa, pois todas as informações relevantes e os tópicos a serem discutidos já foram documentados na Asana. Não é preciso fazer reuniões constantes! – Evan Tan, chefe de pessoal na Holistics Software

8. Use um campo personalizado de status para que todos vejam rapidamente em que ponto estão tarefas específicas

Quando a sua equipe tem vários gerentes de projetos, personalizar o status de uma tarefa ajudará cada um a se concentrar no que for relevante para si. Ao criar as opções do seu campo personalizado de “Status”, considere várias perspectivas e personalize-o de modo a atender às necessidades da sua equipe. Usamos esse campo para que os gerentes de projeto possam criar relatórios personalizados de Busca avançada e fazer as entregas para os clientes muito mais rapidamente sem precisar vasculhar a Caixa de entrada ou Minhas tarefas. – Equipe da Mad Had Maven

9. Conecte suas ferramentas e automatize os processos onde for possível

Sempre que começamos um projeto novo, tomamos o cuidado de configurar uma infraestrutura de automatização confiável que conecte ferramentas como Asana, Zapier, Typeform e Slack para diminuir a necessidade de interações humanas nos processos de rotina. Por exemplo, quando um formulário preenchido por alguém interessado é submetido a partir do nosso site, converte-se de imediato numa tarefa da Asana que é então automaticamente atribuída para que um colega de equipe possa revisar e responder dentro de 48 horas. Além disso, recebemos diariamente uma notificação via Slack com o número de solicitações de interesse que foram enviadas no dia anterior. Essa automatização nos permite processar todas as solicitações em questão de segundos, dando à nossa equipe mais tempo para se dedicar ao que é mais importante: desenvolver processos de educação e recursos poderosos para os profissionais administrativos da atualidade. – Nancy Chen-Salgado, cofundadora da OfficeNinjas

Recursos adicionais para trabalhar desde casa

Para obter mais dicas úteis sobre como dominar o trabalho à distância, veja como a Asana pode ajudar, e inscreva-se gratuitamente.

Special thanks to Asana Customers, Laura Draper, Margo Schneider, Rebecca Hinds

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