Nouvel outil de télétravail : le Statut

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Lorsque l’on travaille à distance, il est d’autant plus important de tenir tous les acteurs informés de l’avancement du travail pour assurer une coordination optimale des équipes et faire avancer les projets. En moyenne, chaque employé fait appel à 10 outils différents dans la même journée, en sachant que tous ces outils peuvent abriter les informations nécessaires à nos mises à jour hebdomadaires. 

Nous avons donc le plaisir de vous présenter notre toute nouvelle fonctionnalité : le Statut. Grâce au Statut, chacun est tenu informé de la progression du travail, sans avoir à organiser des réunions de suivi régulières ou à parcourir plusieurs outils à la recherche des dernières mises à jour et informations. En quelques clics, vous communiquez sur les jalons et prochaines étapes du projet avec les personnes concernées. À l’heure où de nombreuses équipes travaillent à distance, il est indispensable d’identifier aisément les responsabilités et échéances de tous pour bien travailler.  

Nouvelles fonctionnalités de Statut

Les utilisateurs Premium et Business ont droit à une version totalement remodelée du Statut de projet. En cliquant sur l’onglet Progression, ils ont la possibilité de créer rapidement une mise à jour de statut depuis notre modèle de bonnes pratiques ou de le personnaliser de façon à assurer la cohérence des mises à jour entre tous les projets. Servez-vous de la nouvelle fonctionnalité Éléments clés afin de mettre en valeur le travail réalisé par votre équipe ou de mentionner certaines tâches, jalons ou approbations à surveiller. Cliquez sur les mises à jour précédentes pour visualiser en un clin d’œil la progression du travail semaine après semaine. Asana centralise toutes les informations pertinentes au même endroit pour une représentation visuelle convaincante de votre travail, et pour permettre aux acteurs concernés d’agir aisément si nécessaire, directement depuis Asana.   

Les utilisateurs de la version gratuite d’Asana ont eux aussi accès à une nouvelle version de la page de Statut, destinée à présenter leur travail et à aider les membres de l’équipe à rester sur la même longueur d’onde. Les différentes parties prenantes peuvent ainsi vérifier rapidement si les projets sont dans les délais ou non, et le cas échéant prendre les bonnes mesures sur Asana pour faire avancer les projets.  

À découvrir prochainement…

• Les utilisateurs Business et Enterprise bénéficient également du Statut pour les Portefeuilles, qui leur permet de partager des mises à jour de statut pour des groupes de projets associés. Il s’agit pour les acteurs concernés d’avoir à la fois une vue d’ensemble de l’avancement du travail, mais aussi d’obtenir si nécessaire plus de détails sur des projets individuels appartenant à un portefeuille, pour s’assurer que le travail avance comme prévu.      
• Par la suite, tous les utilisateurs payants auront aussi accès aux graphiques de Statut. Grâce à ces graphiques Asana, vous pourrez visualiser et présenter plus facilement les données clés de vos projets.   

Faites passer votre télétravail à la vitesse supérieure

Aujourd’hui plus que jamais, les équipes à distance doivent favoriser la collaboration et lutter contre le cloisonnement de leur environnement de travail. De plus en plus d’études tendent à démontrer que la connectivité et la collaboration sont le secret d’un travail à distance efficace. D’ailleurs, d’après l’enquête L’Anatomie du travail : équipes à distance, les employés qui font partie d’équipes utilisant des outils de collaboration comme Asana sont 2 fois plus susceptibles que les autres de se sentir soutenus par leurs responsables. 

Cette nouvelle fonctionnalité n’est qu’une des nombreuses méthodes que nous avons mises au point pour aider les équipes du monde entier à travailler en collaboration sans effort. La suite de cet article aborde d’autres astuces et bonnes pratiques de gestion du travail à distance. Nous pouvons notamment citer les formulaires et les modèles, qui ont pour vocation d’aider les équipes à faire le lien entre les différents projets pour une collaboration fluide, où que vous soyez.  

1. Concrétisez vos réunions en établissant des ordres du jour

Les outils de visioconférence sont un excellent moyen de réunir en direct les membres de l’équipe. Toutefois, vous devez aussi vous assurer que les actions à suivre et les informations clés sont bien consignées. Pour ce faire, créez un projet d’ordre du jour de réunion sur Asana, à utiliser au cours de chaque réunion d’équipe ou individuelle. Ce type de projet vous aide à ne pas vous éloigner du sujet et à prendre des notes en contexte, y compris lors de vos appels Zoom. Servez-vous des tâches pour définir les points de l’ordre du jour et attribuez des sous-tâches pour gérer le suivi et les livrables, selon les besoins.

Vous vous dites qu’une réunion n’est peut-être pas nécessaire ? Dans votre projet d’ordre du jour, créez une section dédiée aux éléments à aborder hors réunion ou plus tard. Vous pouvez ainsi poser des questions, mentionner des collaborateurs et fixer des échéances, sans organiser de réunion en face à face. 

2. Connectez tous vos outils à Asana

Ne perdez plus de temps à parcourir de multiples applications à la recherche des messages et sujets importants ! Reliez l’ensemble de vos activités les unes aux autres en intégrant vos outils à Asana. 

Asana s’intègre à des centaines d’outils, notamment Slack, Gmail et Outlook, pour permettre à votre équipe de se constituer une source unique de référence. Rendez-vous sur notre blog pour en savoir plus sur nos intégrations recommandées pour le travail à distance.

3. Simplifiez les demandes de travail avec les Formulaires et l’Automatisation

Les formulaires ont pour but de simplifier la réception des demandes pour vos processus clés, par exemple les demandes de création ou les corrections de bugs. Ils centralisent toutes les informations au sein d’un seul projet Asana, facilitant ainsi grandement la hiérarchisation et le suivi des tâches. 

Une fois votre formulaire créé, vous pouvez le rendre encore plus efficace en concevant des règles d’attribution, afin que les demandes parviennent aux bonnes personnes et soient ajoutées à des projets pertinents. En outre, les clients Business et Enterprise peuvent concevoir leurs propres règles personnalisées dotées de plusieurs combinaisons de déclencheurs pour automatiser encore davantage les tâches. 

4. Gagnez en visibilité sur vos plans de projet grâce à la Chronologie 

La vue Chronologie est la solution idéale pour planifier l’ensemble des tâches de votre équipe et les représenter graphiquement. Utilisez la Chronologie pour visualiser les plans de projet, relier les tâches aux échéances et établir des dépendances entre les tâches. Un changement dans vos plans ? Aucun souci ! En cas de conflit, Asana reprogramme automatiquement les tâches au bon moment.

Pour modifier une échéance ou un livrable, il vous suffit de glisser-déposer l’élément concerné sur la vue Chronologie. Votre projet s’adapte donc aux modifications d’activités et d’échéances, et vous tenez vos délais.

5. Équilibrez les charges de travail et évitez le burnout

Prenez le pouls de votre équipe et surveillez les charges de travail avec la Gestion des ressources, accessible aux clients Business et Enterprise. Réattribuez des tâches en quelques clics pour prévenir tout burnout, y compris à distance. 

La Gestion des ressources s’adapte aux besoins de votre équipe. Vous pouvez utiliser différentes valeurs pour mesurer la charge de travail nécessaire à vos projets clés : points, heures ou tout autre système de mesure de votre choix. Les Portefeuilles vous permettent ensuite de visualiser globalement l’avancement de tous vos projets.

Aidez-vous d’Asana pour travailler à distance

Faisons face à cette situation tous ensemble. Pour en savoir plus sur Asana et sur les solutions qui s’offrent à votre équipe pour mieux télétravailler, consultez notre guide de ressources spécial travail à distance. Et si vous venez de découvrir Asana, bénéficiez de notre essai gratuit dès aujourd’hui.