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5 conseils d’experts pour des réunions virtuelles productives

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Les réunions sont incontournables dans toutes les entreprises, quelles qu’elles soient. Mais dresser une liste de mises à jour ne suffit pas à rendre nos réunions productives et encore moins à concrétiser les éléments évoqués. Pour ce faire, il est nécessaire de s’organiser de façon réfléchie. Depuis que les équipes du monde entier ont adopté le télétravail, nombre d’entre elles ont dû revoir leurs habitudes en matière de réunion, de leur teneur à leur fréquence. Pour faciliter la tâche aux équipes encore en pleine phase de transition, nous avons demandé à nos clients et à notre communauté de nous livrer leurs meilleurs conseils, astuces et techniques pour organiser des réunions efficaces en ligne. Cet article regroupe leurs témoignages.

1. Entretiens individuels : prise de température avant de se lancer

Les entretiens individuels sont consacrés aux communications régulières, et permettent d’établir de bonnes relations et de proposer un encadrement ou un mentorat. Ils font partie intégrante de notre culture. Les environnements à distance peuvent cependant rendre les rapports humains plus difficiles. Lorsque nous organisons des entretiens individuels en ligne, nous avons tendance à rentrer directement dans le vif du sujet. Mais d’après Anne Raimondi, directrice de l’expérience client pour le compte de Guru, il est capital de passer les 3 à 5 premières minutes de l’entretien à prendre des nouvelles : comment votre collègue se sent-il ? A-t-il des besoins particuliers ? En quoi pouvez-vous l’aider ?

« Chez Guru, chaque entretien individuel ou réunion d’équipe s’accompagne de 3 à 5 minutes de discussions personnelles, avant de passer à l’ordre du jour et au contenu associé. » 

Anna Raimondi, directrice de l’expérience client, Guru

2. Réunions d’équipe : les 3 clés

L. David Kingsley, vice-président directeur et responsable des ressources humaines chez Vlocity, constate que certains employés évoluant dans un environnement de travail à distance ont tendance à tourner en rond. C’est pourquoi leurs responsables doivent réfléchir activement à la façon de permettre à tous de participer aux discussions, et varier les approches pour aider leur équipe à se coordonner et à avancer. Les réunions d’équipe sont l’occasion rêvée pour les responsables de diversifier leurs modes de communication. Il y a peu, David a eu l’idée d’organiser l’une de ses réunions d’équipe autour d’un concept qu’il appelle les trois clés. Chaque membre de l’équipe doit intégrer l’un de ces éléments de son environnement de travail à distance à la réunion : une plante, un animal de compagnie ou une personne. L’ordre n’a pas été établi au hasard, puisque les collègues qui avaient amené leurs plantes à la réunion étaient les premiers à les présenter, suivis de ceux qui avaient amené leurs animaux, et enfin des employés qui avaient amené leurs proches (par exemple leurs enfants ou leur conjoint). David résume tout l’intérêt du concept de la façon suivante : 

« Les employés qui vivent seuls ont ainsi l’opportunité de partager avec les autres, tout comme je peux partager avec eux les moments où mon fils se glisse jusqu’à mon bureau à quatre pattes et où je le fais monter sur mon fauteuil. C’est un petit garçon adorable alors forcément, tout le monde veut voir sa petite bouille de bébé. Et de leur côté, les autres ont également des moments personnels à partager. En ces temps difficiles, il est d’autant plus essentiel de ne pas perdre de vue ces besoins fondamentaux que sont le partage et les échanges humains. » 

L. David Kingsley, vice-président directeur et responsable des ressources humaines, Vlocity

Ce type d’événement permet de tisser des liens et de développer les relations entre collègues. Certains membres de l’équipe ont parlé de leurs plantes (auxquelles ils avaient bien souvent donné des noms) avec autant d’enthousiasme que ceux qui présentaient leurs animaux de compagnie, leur conjoint et les membres de leur famille. Mais le plus important, c’est que tous se sont sentis intégrés et considérés. 

3. Événements en ligne : un exercice de soustraction

À l’image de nombreuses autres entreprises, nous avons dû revoir certains de nos événements planifiés en présentiel pour les organiser en ligne. Notre première réaction consisterait plutôt à reproduire autant que possible l’événement d’origine à l’identique en mode virtuel. Pourtant, en général, ce n’est pas la meilleure approche. 

Anne Raimondi nous rappelle que l’organisation d’événements en ligne constitue bien plus un exercice de soustraction que de reproduction. Il faut avant tout réévaluer les objectifs de l’événement et déterminer comment les remplir au mieux en ligne. Avec son équipe, ils ont récemment décidé de transformer un événement qui devait se tenir en présentiel pendant trois jours en une série de modules accessibles en ligne sur plusieurs semaines. En évitant de présenter ce contenu virtuel en une seule session indigeste, ils espèrent que les participants seront mieux à même de l’intégrer. 

« Notre équipe devait pouvoir participer à l’élaboration de cet événement en ligne sans avoir l’impression de devoir transposer les plans d’origine au format virtuel. Nous leur avons donc donné la parole, dans le but qu’ils nous indiquent les éléments qu’ils étaient prêts à retirer de l’événement. Il s’agissait d’identifier les éléments pertinents en présentiel mais qui, au format virtuel, étaient devenus superflus ou apportaient peu de valeur ajoutée à l’entreprise, aux clients et aux prospects. » 

Anne Raimondi, directrice de l’expérience client, Guru

4. Réunions d’entreprise : les employés d’abord, le travail ensuite

Pour de nombreuses entreprises, les réunions d’entreprise sont le meilleur moyen de communiquer les dernières mises à jour. En ces temps difficiles et incertains, la situation professionnelle est loin d’être banale, et les réunions d’entreprise ne devraient pas l’être non plus. Nous devons absolument redéfinir le format de ces réunions et nous assurer qu’elles prennent en compte le bien-être des employés. 

L. David Kingsley et son équipe, de l’entreprise Vlocity, ont apporté des ajustements aux réunions hebdomadaires : la première partie de réunion sert à prendre des nouvelles de tous les employés. Ces questions ont été imaginées par Theresa Ludvigson, qui travaille pour Salesforce en tant que vice-présidente des programmes internationaux d’intégration et de fidélité : 

  • De quoi suis-je reconnaissant aujourd’hui ? 
  • Qui ai-je prévu de contacter ? 
  • À quel aspect de la « normalité » vais-je dire adieu aujourd’hui ? 
  • Quelles sont les sorties prévues ? 
  • Quelles activités physiques vais-je pratiquer ? 
  • Quel type de beauté vais-je créer, développer ou accueillir ?

Les questions de ce type aident chacun à garder les pieds sur terre et nous permettent d’adopter une attitude saine en ces temps difficiles. 

5. Présentations en ligne : plus de temps pour gérer les bugs

Les réunions en ligne finissent quasiment toujours par s’accompagner de problèmes techniques, d’autant plus lorsque de nombreux intervenants sont impliqués. Bob Sutton, expert en comportement organisationnel, conseille aux organisateurs et aux participants de prévoir 25 % de temps supplémentaire pour les présentations en ligne par rapport aux présentations en présentiel, à contenu égal. Il précise également que la survenue d’un ou de plusieurs problèmes techniques n’est pas une entrave en soi, tant que les intervenants savent comment les gérer. 

« Les problèmes techniques sont un paramètre classique à prendre en compte dans les réunions en ligne. Il s’agit de les gérer avec élégance et sans abandonner, plutôt que de céder à la panique ou aux accusations inutiles. »

Bob Sutton, expert en comportement organisationnel

Des réunions plus productives, où que vous soyez

Surtout, n’oubliez pas qu’organiser des réunions productives relève déjà bien souvent du défi, y compris lorsque tout se passe à merveille. Aujourd’hui plus que jamais, il y a fort à parier que l’approche autrefois adoptée par votre équipe pour organiser ses réunions ne fonctionne pas aussi bien dans un environnement virtuel. Alors avant d’envoyer vos invitations de calendrier, prenez bien le temps de réfléchir à ces astuces, et d’ajuster votre ordre du jour ou le format de votre réunion afin de les adapter à un public en ligne. Non seulement ces adaptations volontaires renforceront votre message, mais votre équipe se sentira d’autant plus entendue et soutenue. 

Si vous souhaitez découvrir d’autres astuces et informations sur le télétravail, consultez notre guide de ressources spécial travail à distance. Et si vous êtes prêt à vous lancer, essayez Asana gratuitement dès aujourd’hui et aidez votre équipe à garder le contact et à collaborer à distance.

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