Asana ヒント: Asana を使って仕事をシステマティックに組み立てる方法

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Asana を使いはじめたばかりの方でも、熟練の使い手でも、Asana を使った仕事の組み立て方を知っていることは、個別の仕事を大きなイニシアチブや目標につなげるための第一歩。実際、「仕事の解剖学インデックス」によれば、自分の仕事が組織にどう貢献するかを明確に理解している従業員は、職場でのモチベーションが倍増します。

Asana を構成する「ブロック」は仕事を系統だてて整理しやすくしてくれます。その利点を最大限活用したとき、Asana はもはや単なるプロジェクトマネジメントツールではなくなります。それはチームが仕事を調整し、効果的にコラボレーションし、目標を達成するために設計された、ワークマネジメントプラットフォーム。すべてのレベルで仕事を効果的に調整するために大切なこれらのヒントを使って、Asana のメリットを最大限引き出しましょう。

Asana で仕事をシステマティックに組み立てる方法

Asana は個別の仕事を会社のより大きなミッションや目的につなげるように作られています。いうなればこれは仕事のピラミッド。各タスクのブロックがプロジェクトを形作り、プロジェクトはチームを構成するといった具合です。自分のタスクが最終的に会社全体のイニシアチブにどうつながるかを知ることで、最高のパフォーマンスを出すために必要なコンテキストと明確な展望を持つことができます。

たとえば、あなたが架空の組織、Yeti Inc のマーケティングリードだとして、この後、Asana 内のあなたの仕事が各レベルでどう見えるかについて、ご説明しましょう。

組織

あなたの組織である Yeti Inc は Asana の階層の最上部にあります。チームメンバーは、会社のメールドメインに基づいて組織に追加されるので、この例では、@yeti.com で終わるメールアドレスを持っている全員が、同じ組織に入ります。

チーム

チームは組織内で働いている人たちのグループです。エンジニアリング部門やマーケティング部門など、伝統的な会社の部門の場合も、共通の関心を持つ人々で構成されるチームの場合もあります。一連のプロジェクトに共に取り組む必要のある人たちの集団を、チームと考えてください。

Yeti Inc のマーケティングリードであるあなたは、マーケティングチームの一員です。ただし、Asana 内では複数のチームに参加できます。マーケティングリードとしての業務で、たとえばデザインチームと一緒に仕事をすることが多いなら、このチームにも参加して、チームの最も重要なイニシアチブについて、最新情報にアンテナを張っておきましょう。

あるいは、Yeti Inc の部門とは無関係のチームに参加することもできます。たとえば、ベイエリアに住む人たちのためのサンフランシスコチーム、料理の腕を競い合ったり新しいレシピを手に入れたりできるグルメチーム、Yeti Inc に新たに入社した人たちを歓迎する、新入社員歓迎チームなどがあります。

チームのビューでは、チームの中で作成されたすべてのプロジェクトを確認できます。また、特定のプロジェクトに紐づけずに、チーム全体と会話を共有することも可能です。

💡ヒント: 全体的なチームや、特定の内容に絞ったチームをいろいろ作成しましょう。マーケティング部門全体のためのマーケティングチームに加えて、個別の小規模なチームを作ります。たとえば、コーポレートマーケティング、イベントマーケティング、プロダクトマーケティングといった具合。全体チーム (この場合はマーケティングチーム) の会話を使って、部門全体の情報共有や意思統一を図り、複数のイニシアチブ間のつながりを維持します。

プロジェクト

プロジェクトはチームの仕事を整理する場所です。Yeti Inc であなたが作成するとしたら、チームのイニシアチブ、目標、ブレインストーミング、会議の議題、その他の仕事のためのプロジェクトでしょう。作成したプロジェクトはチームに公開することも、一部の人だけに限定して公開することもでき、プロジェクトメンバーはいつでも追加したり削除したりできます。プロジェクトは、リストビュー、ボードビュー、カレンダービュー、タイムラインビューといった複数の方法で表示できます。

💡ヒント: Asana CSV インポート機能を使って素早くプロジェクトを作成できます。あるいは、よく使用するプロセスがある場合、そのプロジェクトをテンプレートに変換して、組織の誰でも使えるようにしましょう。

タスク

タスクはプロジェクトをアクションしやすいステップに分解したものです。To-Do、リクエスト、リマインダー、アイデアなどのタスクがあります。「誰が何をいつまでに？」という問いに答えられるのが、よいタスクの条件。ですから、必ず担当者、タスクの説明、期日を追加してください。

💡ヒント: Yeti Inc 内の 2 つ以上のプロジェクトに関連するタスクがある場合、簡単に同じタスクを複数のプロジェクトに追加して、プロジェクト間で仕事の可視性を維持し、コラボレーターに最新情報を提供できます。

サブタスク

サブタスクはタスクをより小さなピースに分割したもの。タスクを複数のステップに分け、それぞれを別の担当者に割り当てることができます。

💡ヒント: 「Tab ＋ S」を押すと、新しいサブタスクを作成できます。

Asana を使って個別の仕事を大きなイニシアチブにつなげる

チームが引き続きリモートで働いている今は、チームの仕事が大きなプロジェクトやイニシアチブ、目標にどう関連しているのか明確に把握できることが、これまで以上に重要です。それぞれの仕事が全体のイニシアチブにどう貢献するのかをチームに示すことで、チームにやる気が生まれ、どこで働いていても、最高のパフォーマンスを出せるように導くことができます。

Asana を使って、チームがリモートでコラボレーションする方法についてさらに詳しく知りたい方は、Asana のリモートリソースガイドをご覧ください。すぐに始めたいという方は、今すぐ Asana を無料でお試しください。