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Como vencer a fadiga resultante das videoconferências: sete dicas de nossos clientes

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

No início da transição para o trabalho à distância, a Asana, assim como tantas outras empresas, promoveu as videoconferências como uma forma de conectar os colegas de equipe. E embora elas tenham muitas vantagens, este período prolongado de trabalho à distância está trazendo à tona os efeitos da fadiga decorrente das longas horas dedicadas às videoconferências.

Para saber como empresas do mundo inteiro estão otimizando os contatos sem excesso de videoconferências, perguntamos aos clientes da Asana o que têm feito para manter a disposição ao trabalhar à distância. Veja a seguir as suas melhores dicas e truques para trabalhar remotamente, fazer videoconferências e vencer a fadiga. 

Entre em acordo com a equipe sobre as regras para as videoconferências

“Na Car Next Door, criamos um estatuto a partir das contribuições de todos os membros da equipe com boas práticas sobre como comunicar, executar projetos e fazer reuniões. Estas são algumas das regras do nosso estatuto: 

  • Ponderar se uma reunião é realmente necessária ou se a colaboração on-line feita com ferramentas como a Asana poderia ser suficiente.
  • Fazer reuniões com duração de apenas 25 minutos sempre que possível, e seguir à risca uma pauta previamente definida na qual todos possam ter acesso aos itens de ação da reunião.
  • Justificar-se educadamente se achar que não precisa participar da reunião.
  • Marcar uma reunião com, pelo menos, 24 horas de antecedência, para que os participantes tenham tempo para se preparar e ler todos os documentos importantes antes da reunião começar.

O fato de termos um estatuto vigente nos permite consultar e repassar os assuntos sobre os quais todos já concordamos quando as reuniões deixam de ocorrer sem complicações, além de dar aos membros da equipe um recurso para fazer sugestões sobre como melhorar as nossas reuniões virtuais.” —Marty Newkirk, gerente de produtos da Car Next Door

Só faça videoconferências quando forem realmente necessárias

“Para combater a fadiga resultante das videoconferências, nós incentivamos proativamente os membros da nossa equipe a se comunicarem pela Asana. Com isso, garantimos duas coisas: 1) Não precisaremos fazer reuniões desnecessárias que consomem o tempo de muitas pessoas; e 2) Faremos o acompanhamento do progresso e das comunicações em múltiplos projetos, e com isso todos podem vê-los.” —Jeremy Boudinet, gerente de marketing da Nextiva

Use atualizações assíncronas para manter o alinhamento dos participantes

“Muitas vezes, é imprescindível fazer uma chamada rápida no Zoom; em outras ocasiões, talvez seja desnecessário. Ferramentas como a Asana são perfeitas para atualizações assíncronas. Use as atualizações de status para informar aos participantes que um projeto está em dia, em risco ou atrasado. Se um membro específico da equipe precisar revisar ou aprovar uma tarefa, use as @menções para deixá-lo ciente. Utilize também os formulários, que criam automaticamente tarefas para solicitações como de uma nova campanha por e-mail ou uma publicação nas redes sociais. A Asana é fundamental em situações como essas.” —Whitney Rudeseal Peet, especialista em marketing digital na Litmus.

Compartilhe vídeos curtos e outros elementos visuais em vez de fazer uma reunião

“Observamos que digitar os detalhes dos projetos em cada tarefa na Asana não era tão eficiente como gostaríamos. Em vez disso, começamos a anexar gravações de tela, capturas de tela e até GIFs às tarefas que incluíam informações completas. Percebemos que a combinação de tarefas na Asana com vídeos e capturas de tela criados com o CloudApp nos forneceu mais contexto e diminuiu o número de reuniões de repetição. Adoramos ter essa combinação entre Asana e CloudApp em nosso kit de ferramentas de produtividade.” —Joe Martin, gerente geral e vice-presidente da CloudApp 

Faça reuniões da maneira mais objetiva possível

“Somos uma equipe muito dinâmica com muito trabalho a fazer, e quero respeitar isso. Reduzimos a fadiga decorrente de reuniões no Zoom e no Google Meet com um repasse diário intencionalmente breve, de 15 minutos, que acontece sempre no mesmo horário. Essa nova rotina está contribuindo para diminuirmos a necessidade de fazer outras reuniões, uma vez que todos participamos da mesma reunião. Também tem o intuito de deixar todos alinhados e a par dos acontecimentos, algo bastante difícil quando todos nós estamos na esfera virtual.” —Kenah Cooper, diretor de marketing da Gorjana

Experimente usar o “modo de exibição do orador” para recriar uma conversa presencial

“Assim como em qualquer interação humana, é importante focar na pessoa que está falando. Olhar fixamente para vários rostos por muito tempo é algo surpreendentemente tedioso. No ‘modo de exibição do orador’, é possível se concentrar adequadamente na pessoa que está falando e no que está sendo dito.” —Ed Fox, diretor de marketing e comunicação da Whale and Dolphin Conservation

Reserve algum tempo para se desconectar e mergulhar em uma atividade artística

“Quando você se sente assolado por um fluxo constante de videoconferências, é fundamental reservar alguns momentos, mesmo que sejam breves, para se afastar e desconectar. Aqui na SFMOMA, preparamos uma caixa de ferramentas para a desconexão: uma seleção de conteúdos que podem servir de motivação para você relaxar, desconectar-se e dedicar tempo a si mesmo. Há atividades artísticas que podem ser feitas em casa, reflexões sobre os marcos históricos da Bay Area e paisagens e ambientes naturais da nossa região.” —Equipe da SFMOMA. Para conceder a seus funcionários o acesso aos conteúdos e ambientes criativos, confira o Programa de engajamento corporativo.

Detalhes da imagem: parede viva da SFMOMA; foto: Don Ross

Menos reuniões, mais fluência

Com o modelo de pauta de reunião da Asana, você pode se preparar para reuniões, registrar itens de ação e tomar decisões de forma assíncrona. Compartilhe antecipadamente o seu projeto de pauta de reunião com a equipe e diminua a frequência e a duração das reuniões. 

Descubra em nosso guia como podemos ajudar a sua equipe a trabalhar à distância, ou experimente a Asana gratuitamente agora mesmo e veja como funciona na prática. 

Special thanks to Car Next Door, CloudApp, Gorjana, Litmus, Nextiva, SFMOMA, Whale and Dolphin Conservation

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