10 Tipps für ein verantwortungsbewusstes Team – mit Asana
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Unabhängig davon, wo Ihr Team arbeitet, sei es ortsunabhängig oder in einem gemeinsamen Büro: Der Aufbau einer Kultur der Verantwortlichkeit ist entscheidend, wenn Sie Ihre Projekte auf Kurs halten und Ihre Ziele erreichen wollen. Teammitglieder brauchen das Gefühl, dass sie sich bei der Zusammenarbeit an Projekten aufeinander verlassen können und Führungskräfte müssen wissen, dass jeder Einzelne Fristen einhält und Erwartungen erfüllt, ohne dass sie ständig nachhaken müssen. Das Herzstück der Verantwortlichkeit bilden Kommunikation und Transparenz. Wenn Teams regelmäßig und offen kommunizieren, wird klarer, wer wofür verantwortlich ist, und es fällt ihnen leichter, Vereinbarungen einzuhalten.
Asana unterstützt Teams beim Aufbau von Verantwortungsbewusstsein, indem es an einem zentralen Ort für Klarheit darüber sorgt, wer was bis wann erledigt. Und das umfasst jede einzelne, noch so kleine Aufgabe. Heute stellen wir Ihnen die 10 besten Funktionen vor, die Sie beim Aufbau einer verantwortungsbewussten Teamkultur unterstützen – egal, von wo aus Sie arbeiten.
Für Teammitglieder
Mit der Inbox bleiben Sie vernetzt
E-Mail-Posteingänge wirken oft chaotisch und wenig praktisch. Im Gegensatz dazu steht Ihnen die Inbox von Asana stets zur Seite. Es gibt keinen Spam. Ihre Inbox ist der Ort, an dem Sie Ihre gesamte Arbeit koordinieren und Arbeitsanfragen von Ihrem Team beantworten können. Bei richtiger Verwendung kann sie Ihnen zu einem wirklich verantwortungsbewussten Arbeitsumfeld verhelfen. Und das mit relativ wenig Aufwand!
Ein Teamkollege braucht Hilfe und hat Sie in einem Kommentar @erwähnt? Antworten Sie direkt in der Inbox. Es wurden neue Aufgaben zu einem Projekt hinzugefügt, an dem Sie arbeiten? Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, fügen Sie Beteiligte hinzu oder ändern Sie die Beschreibung – alles in Ihrer Inbox. Der Status einer Aufgabe wurde von „Nicht begonnen“ auf „Wird überprüft“ geändert? Zeigen Sie Ihre Wertschätzung durch ein Lob oder erstellen Sie für sich selbst eine Erinnerungsaufgabe, um den Teamkollegen diesbezüglich später zu kontaktieren – auch das können Sie in Ihrer Inbox erledigen. Weitere Ideen von Experten zur Verwendung der Inbox finden Sie in unserem Blogartikel Asana-Tipps: So nutzen Sie Ihre Inbox.
Mit „Meine Aufgaben“ haben Sie Ihre To-do-Liste im Griff
In „Meine Aufgaben“ finden Sie Ihre ganz persönliche To-do-Liste in Asana. Die Funktion hilft Ihnen dabei, Prioritäten zu setzen und die Arbeit des Tages zu visualisieren, indem sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben und deren jeweiliges Fälligkeitsdatum anzeigt. Es ist ganz leicht, mit „Meine Aufgaben“ für Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein zu sorgen: Sie müssen nichts weiter tun, als Ihre Aufgaben fristgerecht zu erledigen (mehr dazu im nächsten Punkt).
Wenn Sie viele Aufgaben haben, beginnen Sie Ihren Tag am besten damit, Ihre Aufgaben in der Kalenderansicht aufzurufen. Alternativ können Sie sie auch nach Fälligkeitsdatum sortieren, damit Sie wissen, worum Sie sich als Erstes kümmern müssen. Sollten Sie überfällige Aufgaben haben oder feststellen, dass Sie eine Aufgabe an diesem Tag nicht erledigen können, @erwähnen Sie die Person in den Kommentaren, die Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat. Geben Sie ihr Bescheid, dass Sie mehr Zeit benötigen. Man wird Ihnen für Ihr vorausschauendes Handeln dankbar sein und gemeinsam können Sie eine neue, machbare Frist festlegen.
💡Expertentipp: Achten Sie auf Ordnung in Ihrer Aufgabenliste, indem Sie Aufgaben organisieren und priorisieren (z. B. mit Heute, Demnächst oder Später). Verwenden Sie dazu einfach Tastenkombination.
Vereinfachen Sie die Arbeitsplanung und Übergaben mit Startdaten, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten
„Wer erledigt was bis wann?“, ist die zentrale Frage beim Work Management. Und diese Informationen geben Antwort auf das „Bis wann“. Manchen mögen sie nichtig erscheinen, aber sie spielen für das Verantwortungsbewusstsein in Ihrem Team eine tragende Rolle. Dank Startdaten wissen Teamkollegen, wann sie mit einer Aufgabe beginnen sollen. Mit Fälligkeitsdaten klären Sie, wann eine Aufgabe erledigt sein muss. Gemeinsam informieren Startdaten und Fälligkeitsdaten darüber, wie viel Zeit für einen Arbeitsvorgang benötigt wird und wann sich die verantwortliche Person darauf konzentrieren soll.
Nehmen wir an, Ihr Manager weist Ihnen die Erstellung des Quartalsberichts zu und dieser ist kommenden Freitag fällig. Wenn Sie die Aufgabe von Montag bis Donnerstag einplanen, machen Sie deutlich, dass Sie die Aufgabe in der kommenden Woche priorisieren werden. Eine weitere großartige Möglichkeit bieten Aufgabenabhängigkeiten – damit geben Sie beispielsweise an, dass Teamkollegen mit einer Aufgabe erst beginnen können, wenn Sie Ihre erledigt haben. Das eignet sich besonders gut bei sich überschneidenden Start- und Fälligkeitsdaten (z. B.: die Aufgabe Ihres Teamkollegen beginnt am Montag, hängt aber davon ab, dass Sie Ihre Aufgabe am Montag erledigen).
Schaffen Sie mit benutzerdefinierten Feldern noch mehr Klarheit
Wie die Termine und Abhängigkeiten von Aufgaben, können auch benutzerdefinierte Felder viele wichtige Informationen zu einer Aufgabe liefern und damit zum Verantwortungsbewusstsein in Ihrem Team beitragen. Zu unseren bevorzugten benutzerdefinierten Feldern gehören:
- Priorität: Mit einer Skala von P0 (höchste Priorität) bis P3 (niedrigste Priorität) fokussieren Sie Ihr Team auf die Arbeitsvorgänge, die für ein Projekt besonders wichtig sind.
- Aufgabenfortschritt: Mit diesem Feld erhalten Sie einen Überblick über den Fortschritt einer Aufgabe (z. B. nicht begonnen, begonnen, erledigt), ohne Ihre Teammitglieder nach Updates fragen zu müssen.
- Bereichsübergreifende Anforderungen: Durch das Hinzufügen von binären Feldern (ja oder nein) für bereichsübergreifende Anforderungen wie Design, Text und Übersetzung können Sie Ihr Team vorab dabei unterstützen, Ressourcenanfragen zu planen.
💡Expertentipp: Verwenden Sie Farben, Emojis und sogar Links für Ihre benutzerdefinierten Felder. Passen Sie die Felder an Ihre Bedürfnisse an und sorgen Sie dafür, dass sie herausstechen.
Wandeln Sie mit Integrationen Gespräche direkt in konkrete Aufgaben um
Seien wir ehrlich: Wir alle stellen Arbeitsanfragen hin und wieder nebenbei oder bitten Kollegen zwischendurch um einen Gefallen. Aber wenn Arbeitsanfragen über Chats, Mails und andere Tools zur Zusammenarbeit auf uns einprasseln, ist es schwierig, all diesen Verantwortlichkeiten immer gerecht zu werden und sie tatsächlich umzusetzen. Glücklicherweise bietet Asana Integrationen mit Hunderten beliebten Business-Tools, damit Sie Nachrichten und Gespräche mit wenigen Klicks in durchführbare Aufgaben umwandeln können. Zu unseren Favoriten zählen:
Aber diese Integrationen fördern nicht nur das Verantwortungsgefühl. Sie ermöglichen es Ihren Teamkollegen auch, Arbeitsanfragen zu erfassen und zusätzliche Informationen, Links oder Anhänge hinzuzufügen. Somit haben Sie alle benötigten Informationen an einem Ort und können direkt mit der Arbeit beginnen.
Für Teammanager
Behalten Sie mit Portfolios den Überblick über die Arbeit Ihres Teams
Als Teamleiter oder -manager sind Sie wahrscheinlich für mehrere Person verantwortlich, die wiederum an mehreren Projekten mit vielen verschiedenen damit verbundenen Aufgaben und Meilensteinen arbeiten. Die Zeit, die Sie damit verbringen, Projekte im Auge zu behalten und darauf zu achten, dass Ihre Teammitglieder ihren jeweiligen Verantwortungen nachkommen, summiert sich – und das sehr schnell.
Mit Portfolios verschaffen Sie sich einen Blick aus der Vogelperspektive auf alle Projekte und Vorhaben Ihres Teams. Sie brauchen es nur zu überfliegen, um zu sehen, welche Projekte planmäßig verlaufen, welche gefährdet oder überfällig sind und wann das letzte Status-Update eingegangen ist. Von da aus können Sie heranzoomen, sich demnächst fällige oder überfällige Aufgaben anzeigen lassen und sich mit Ihrem Team absprechen, damit Ihre Vorhaben auf Kurs bleiben. Sie müssen dazu nicht mehr jedem Mitarbeiter nachlaufen.
Koordinieren Sie komplexe Projekte mit der Zeitleiste
Wenn Sie sehr große oder einfach langfristige Projekte mit Ihrem Team koordinieren, ist die Einhaltung von Fristen ein absolutes Muss. Die Zeitleiste ist eine Ansicht im Stil eines Gantt-Diagramms, die Ihnen anzeigt, wie Arbeitsvorgänge zusammenhängen. Außerdem ermöglicht Ihnen die Zeitleiste, gesamte Projektpläne samt der verantwortlichen Personen, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten zu erstellen. Sollten sich Prioritäten einmal verändern, können Sie Aufgaben mit Drag & Drop ganz einfach an eine andere Stelle auf der Zeitleiste verschieben oder Regeln erstellen, die das Fälligkeitsdatum abhängiger Aufgaben automatisch für Sie anpasst. Mit beiden Funktionen sorgen Sie dafür, dass alle Verantwortung übernehmen und über den aktuellen Zeitplan informiert sind, damit sämtliche Arbeiten stets pünktlich erledigt werden.
💡Expertentipp: Mit dem CSV-Import in Asana können Sie Tabellen in Zeitleisten umwandeln.
Sorgen Sie mit Status-Updates für Einblicke in den Projektfortschritt
Halten Sie regelmäßige Status-Meetings mit Ihrem Team ab? Oder müssen Sie einem Vorgesetzten immer wieder über Fortschritte berichten? Dann sind Statusberichte eine schnelle und einfache Möglichkeit, um Ihre Updates asynchron zu kommunizieren.
Mit Status können Sie einzigartige, optisch ansprechende Status-Updates erstellen, um über den Fortschritt und die Erfolge Ihres Teams zu berichten und bestimmte Aufgaben, Meilensteine und Genehmigungen hervorzuheben. Sie haben auch Zugriff auf vergangene Status-Updates, wodurch Sie den wöchentlichen Fortschritt Ihres Teams mitverfolgen können. Außerdem unterstützt Sie diese Funktion bei Personalentscheidungen oder beim Festlegen von Prioritäten, damit Ihre Projekte nach Plan verlaufen.
Koordinieren Sie mit Workload die Prioritäten Ihres Teams
Wenn Sie Teams verwalten und dafür Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeiter effektiv arbeiten, müssen Sie vor allem die richtige Balance bei drei Punkten finden: Verantwortlichkeiten, Prioritäten und tägliche Aufgaben bzw. Projekte.
Workload unterstützt Sie dabei, genau die richtige Balance zwischen Produktivität und Burnout zu finden, weil es Ihnen jederzeit die individuelle Auslastung eines jeden Teammitglieds anzeigt. Wenn Sie bemerken, dass eine Person besonders viel zu erledigen hat, können Sie direkt in der Workload-Ansicht Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um das Arbeitspensum anzupassen und jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, mit voller Energie zu arbeiten.
Priorisieren Sie mit der Ziele-Funktion die richtigen Aufgaben und richten Sie Teams auf strategische Vorhaben aus
Eine Kultur der Verantwortlichkeit bringt Ihr Team nur bis an einen gewissen Punkt, wenn Sie nicht darauf achten, die Arbeitsvorgänge zu priorisieren, die Sie Ihren Zielen auch näher bringen. Studien zeigen, dass die Mehrheit der Angestellten nicht genau weiß, wie ihre Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt oder welche Unternehmensziele überhaupt festgelegt wurden. Zu dieser fehlenden Ausrichtung kommt es häufig, wenn Ziele in Tabellen und Präsentationen erfasst werden und in keinerlei Verbindung zur täglichen Arbeit stehen.
Unsere neueste Asana-Funktion Ziele löst dieses Problem, indem sie eine einzige Informationsquelle bietet, in der Sie alle Ziele Ihres Teams erfassen, verfolgen und verwalten können – direkt in Asana. Dadurch können Sie die richtigen Arbeitsvorgänge priorisieren und rechtzeitig erkennen, wenn Vorhaben Ihres Teams gefährdet sind. Außerdem lassen sich unterstützende Projekte und Portfolios zur Ziele-Funktion hinzufügen, um darzustellen, wie bestimmte Maßnahmen zu strategischen Vorhaben beitragen.
Mehr Verantwortungsbewusstsein
Wenn Teamkollegen und Führungskräfte darauf vertrauen können, dass jeder Einzelne seine Aufgaben erledigt und transparent und deutlich kommuniziert, trägt das zum Erfolg des gesamten Teams bei. Erzählen Sie uns in den Kommentaren, welche Funktionen Sie verwenden werden, um für mehr Verantwortungsbewusstsein zu sorgen. Oder haben wir noch etwas vergessen? Geben Sie uns gerne Bescheid!
